Los 10 principales hábitos de correo electrónico que todos deberían tener

Para ver el artículo completo sin editar, visite el blog de Leo Babauta, Zen Habits

'Y nadie oirá el golpe del cartero
Sin una aceleración del corazón..
Porque ¿quién puede soportar sentirse olvidado?
~ W.H. Auden

El correo electrónico puede ser una gran herramienta, y el correo electrónico puede ser una herramienta para posponer o abrumar.

No es el correo electrónico lo que decide, sino cómo se usa. Publicidad

Hubo un momento en el que me declaré en quiebra por correo electrónico, pero en estos días lo hago 2 o 3 veces al día y lo hago rápido y mínimamente..

He desarrollado un conjunto de hábitos que me funcionan, ayudándome a mantener el correo electrónico en un nivel mínimo y productivo y aún así poder concentrarme en un trabajo más importante. Honestamente puedo decir que al menos una vez al día, mi bandeja de entrada está vacía, y es una sensación agradable. Publicidad

Les ofrezco aquí no para decir que estos son los hábitos de correo electrónico que debe seguir, sino para mostrar la manera de hacer las cosas de una persona..

Mis hábitos esenciales de correo electrónico

Los hábitos de email que me funcionan: Publicidad.

1. Tiempos de procesamiento de correo electrónico limitados. No mantengo el correo electrónico abierto todo el día, ni lo abro con frecuencia. He llegado a la paz con la idea de que puedo dejar que los correos electrónicos se acumulen hasta 20-30 mensajes y mi mundo no colapsará, ni será difícil procesarlo para vaciarlo. Tenga en cuenta que lo llamo “tiempo de procesamiento de correo electrónico”, no “tiempo de lectura de correo electrónico” - Abro mi correo electrónico y proceso para vaciar, en lugar de solo leer cosas y dejarlas en la bandeja de entrada.
2. Tomar acción. Cuando abro un correo electrónico, tomo una decisión rápida: eliminar / archivar, actuar ahora (si toma un minuto o dos) y luego responder / archivar, enviar una respuesta rápida (y luego archivar), agregar a mi lista de tareas pendientes para hacer Más tarde (y estrella y luego archivo). En ninguno de esos casos queda el correo electrónico en la bandeja de entrada..
3. Inmediatamente agregue cosas al calendario. Uno de mis mejores hábitos es abrir mi calendario inmediatamente cada vez que haya una fecha de un correo electrónico que necesito recordar. Si alguien quiere reunirse o Skype o hacer un entrenamiento, va al calendario. Si necesito hacer un seguimiento de algo la próxima semana, aparecerá en el calendario. Ahora es automático, y rara vez olvido algo..
4. Atajos de teclado. Utilizo Gmail, que tiene un gran conjunto de accesos directos para procesar el correo electrónico. Pasé unos minutos aprendiéndolos, y si los usas conscientemente, pronto se convierten en memoria muscular. Las claves para mí: 'gi' para volver a la bandeja de entrada, 'a' para archivar, Shift-3 para borrar, 'c' para redactar, 'r' para responder, 'f' para reenviar, 'a' para responder a todos, 'gs' para ir a mis mensajes destacados, Tab Return cuando estoy redactando un mensaje para enviarlo y archivarlo. También lo tengo configurado para ir al siguiente mensaje en la bandeja de entrada después de eliminar o archivar un mensaje, en lugar de volver a la bandeja de entrada, por lo que rápidamente proceso de arriba a abajo.
5. Mantenga los correos electrónicos cortos. Generalmente respondo con 1-3 oraciones. Es raro que envíe un mensaje de más de 5 oraciones y, si lo hago, tengo que justificarme de verdad. Si es necesario escribir algo en forma más larga, prefiero abrir un nuevo Google Doc, escribirlo y compartirlo con la persona (los documentos son mejores para compartir, colaborar, editar, leer). Mantener los correos electrónicos cortos significa que es rápido para responder, y la otra persona no tiene que leer un ensayo para obtener la información clave.
6. Adición rápida de la lista de tareas. Una bandeja de entrada de correo electrónico no es una gran lista de tareas pendientes, porque 1) sus tareas están mezcladas con todo tipo de otras cosas, lo que dificulta averiguar qué se debe hacer; 2) las líneas de asunto de los correos electrónicos no suelen contener la acción real necesaria, por lo que debe recordar lo que debe hacer cuando escanee sus líneas de asunto; y lo más importante, 3) a medida que revisa su lista de tareas pendientes (su bandeja de entrada), llegan otros mensajes para exigir su atención y por lo tanto siempre está distraído. Mejor es mantener un simple documento de texto. Uso Launchbar para agregar texto a mi lista de tareas pendientes, por lo que agregar un elemento de tareas pendientes es una cuestión de unas pocas pulsaciones de teclas. Eso lo hace sin esfuerzo, lo que significa que puedo formar rápidamente una buena lista sin las distracciones de una bandeja de entrada.
7. Mantener solo los correos electrónicos no leídos en la bandeja de entrada. Esta es solo para usuarios avanzados, pero he pirateado mi bandeja de entrada de Gmail para que solo los correos electrónicos no leídos estén en mi bandeja de entrada. Lo que esto significa es que si leo un correo electrónico y no actúo, desaparece de mi bandeja de entrada. Eso me obliga a actuar ahora, o perderé el correo electrónico al éter. Esta es una motivación incorporada para procesar realmente el correo electrónico, y en la práctica esto ayuda a mantener su bandeja de entrada vacía. (hat-tip a dbuntix)
8. Marcar o leer más tarde. A menudo alguien me envía algo para leer (algo que ha escrito o un artículo que les gusta). Abriré el enlace, luego lo marcaré para leerlo más tarde o lo agregaré a Instapaper para leerlo más tarde. De esa manera no paso mucho tiempo en el correo electrónico porque tengo mucho que leer..
9. Filtrar despiadadamente. Cuando aparezca un correo electrónico en mi bandeja de entrada que no necesito ver, y es probable que vuelva a suceder, lo golpearé “darse de baja”, o crea inmediatamente un filtro para que no vuelva a aparecer en mi bandeja de entrada. Esto reduce drásticamente mis correos electrónicos. Soy implacable al respecto, e incluso lo aplicaré a las personas que me molestan.
10. Cerrar el correo electrónico cuando haya terminado. Cuando he procesado mi correo electrónico tanto como puedo, lo cierro. No necesito abrirlo de nuevo hasta horas después, si es que lo hace..

Si su bandeja de entrada está realmente llena, aquí le explicamos cómo eliminarla rápidamente: para las tareas pendientes que están en su bandeja de entrada, márquelas, colóquelas en una lista de tareas pendientes y archívelas. Archive y elimine otros, realice respuestas rápidas, ponga todo lo demás en un “leer” o “para procesar” carpeta si es necesario. Ahora tiene una bandeja de entrada vacía que puede mantener vacía con los hábitos de este artículo.

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Tener buenos hábitos de correo electrónico es importante simplemente porque si confía en usted mismo para procesar el correo electrónico de manera efectiva, no se preocupará por eso. Puede dejar que se acumule a medida que realiza un trabajo más importante, con la tranquilidad de saber que lo vaciará cuando decida hacerlo..