Productividad simplificada seleccionando qué hacer a continuación con GTD

En el episodio anterior de la Productividad Made Simple (usando GTD para mejorar su productividad), estábamos hablando de dónde comenzar con GTD: el ejercicio de volcado de cerebro. Hoy es el momento de tomar su lista masiva de cosas y crear un plan que permita seleccionar qué hacer a continuación. muy fácil.

Si no está utilizando ninguna metodología en su trabajo, la selección de su próxima tarea puede ser difícil. Hay tantas cosas que hacer, pero tan poco tiempo. Puedes intentar hacer las tareas más importantes primero, pero ¿cómo decides qué es realmente importante y qué parece serlo? Además, es algo realmente importante o simplemente urgente.?

Resolver desafíos como este es donde GTD realmente brilla. Puede utilizar la metodología para tomar su lista de volcado de cerebro y dividirla en secciones accionables, de la manera menos confusa posible..

Dividiendo tu lista en proyectos.

Su lista de volcado de cerebro no es algo con lo que pueda trabajar de manera efectiva. Si quieres ser productivo necesitas algo más pequeño y más manejable..

El primer paso para crear tal cosa es convertir su lista de tareas en un lista de proyectos. Ahora como haces eso?

Toma tu lista y reúne todas las tareas similares juntas. Por similar, me refiero a las tareas que esencialmente tocan la misma área.

Digamos que usted es un diseñador independiente, y un blogger, solo como un ejemplo. En su lista principal puede haber tareas como: mejorar el menú para el cliente X, diseñar botones personalizados para el cliente X, hacer algunos toques finales en el sitio Y del cliente, escribir una nueva publicación para mi blog, actualizar WordPress. Publicidad

Puedes tomar tales tareas y dividirlas en grupos de: tareas de cliente X, tareas de cliente Y, tareas de mi blog - estos son tus proyectos.

Estoy usando un ejemplo específico porque es la forma más fácil de explicar la mayoría de las cosas, pero el concepto se puede aplicar fácilmente a otras áreas y diferentes tipos de tareas. La regla principal de reconocer un proyecto es encontrar al menos dos tareas que estén estrechamente relacionadas entre sí.

Este es el primer enfoque: tomar las tareas y agruparlas en proyectos. También está el segundo enfoque: seleccionar tareas complejas y crear proyectos a su alrededor. Por complejo, me refiero a todo lo que requiere tomar más de una acción para completarlos.

Aquí hay otro ejemplo. Algo como “ha arreglado el auto” Es probable que aparezca en su lista. Esto suena como una sola tarea pero no lo es. Para realmente hacer esto, necesitas ocuparte de una serie de tareas. En este caso: elija un mecánico, llámelos y haga una cita, lleve su automóvil al mecánico, recoja el automóvil. Al final, una tarea aparentemente simple de arreglar el auto se ha convertido en un proyecto. Y eso esta bien.

Leer siguiente

10 pequeños cambios para hacer que tu casa se sienta como en casa

¿Qué hace feliz a la gente? 20 secretos de la gente "siempre feliz"

Cómo afinar tus habilidades transferibles para un cambio de carrera rápido

Al final, lo que desea es obtener una serie de proyectos, donde cada proyecto consta de al menos dos tareas. Desde aquí puedes pasar al siguiente paso..

Siguiente lista de tareas

Aquí es donde pasas la mayor parte del tiempo trabajando con GTD..

A partir de ahora, tiene su lista de proyectos, pero todavía no sabe qué hacer con ella. Comience seleccionando solo UNA tarea de cada proyecto, y luego ponerlo en una lista separada.

Esta tarea debe ser la siguiente cosa razonable que puede hacer para poner en marcha un proyecto determinado. Cada proyecto tiene esa tarea, por lo que seleccionarlo no debería ser un problema. Publicidad

Para nuestro ejemplo de reparación de automóviles, la siguiente tarea sería elegir un mecánico..

Sin embargo, no intente seleccionar más de uno. Sé que para algunos proyectos puede parecer que se deben hacer más tareas al mismo tiempo, pero no es cierto. Incluso cuando tienes dos tareas que crees que tendrás que hacer al mismo tiempo, vas a comenzar con una y luego a la otra. No es posible hacer una tarea con la mano izquierda y la otra con la mano derecha. Se adhieren a una sola tarea siguiente para cada proyecto solamente.

La lista que está creando en este momento (una que contiene una sola tarea de cada proyecto) se denomina siguiente lista de tareas. El nombre lo explica bastante bien. Es la lista que contiene todas las tareas que necesita realizar a continuación; nada mas.

Seleccionando cosas para hacer de la siguiente lista de tareas

La lista en sí sigue siendo un conjunto de muchas tareas diferentes, por lo que necesita encontrar una manera de decidir cuál debe hacer primero.

Hay cuatro factores principales que pueden ayudarlo a decidir qué hacer cuando esté viendo su próxima lista de tareas..

1. tu contexto.

Esto suena elegante, pero lo que realmente significa es el entorno en el que se encuentra actualmente. Algunos contextos posibles podrían ser: en la oficina, en casa, en mi teléfono, centro comercial, y así.

Es obvio que algunas tareas se pueden hacer solo cuando estás en el contexto correcto. Si tienes un trabajo de oficina, no puedes hacer ninguna tarea relacionada con el trabajo si no estás en la oficina, así que no te dejes llevar por la mente cuando estés en casa. Publicidad

Este principio de contexto es bastante obvio, pero aún así es bueno tenerlo en cuenta para poder salir del pensamiento improductivo que a veces nos sorprende..

2. Tiempo disponible.

Diferentes tareas consumen diferentes cantidades de tiempo. Si solo tiene 30 minutos de sobra, no tiene sentido comenzar a trabajar en la nueva estrategia de marketing para su empresa ...

Al seleccionar una tarea, siempre intente predecir cuánto tiempo puede tomar, y compárela con la cantidad de tiempo que realmente tiene.

3. Energía disponible.

Tal vez simplemente no tienes ganas de hacer ningún trabajo creativo ... Tal vez algún trabajo físico simple sería más apropiado en este momento ... como lavar el auto o algo así..

Esto está bien, no tienes que estar en tu fuerza mental al 100% durante todo el día. A veces es bueno usar esos otros momentos para hacer otro trabajo..

4. Prioridades. Publicidad

Aquí es donde comienza la diversión. El último elemento para decidir qué hacer a continuación..

Básicamente, estoy seguro de que tienes una idea acerca de cuáles son las prioridades. O algo es importante para ti en este momento o no lo es.

Por ejemplo, ayer se sentía bien, pero hoy se siente enfermo, por lo que acudir a un médico es la máxima prioridad, aunque ayer no tenía prioridad..

Las prioridades pueden cambiar diariamente; esto es normal. No significa que seas una persona desorganizada. Yo diría lo contrario: si tiene las mismas prioridades en los últimos 10 años, tal vez sea el momento de analizarlas..

Esto es solo un modelo simplificado de prioridades, y por ahora lo hará. Sin embargo, GTD lleva la idea de prioridades mucho más lejos, y la convierte en algo mucho más útil. Vamos a hablar sobre las prioridades en una de las siguientes publicaciones, pero por ahora solo piense en ellas como la respuesta a la pregunta de “¿Cuál es la tarea más importante para mí en este preciso momento??”

Eso es básicamente cuando se trata de seleccionar qué hacer a continuación. Sólo para recapitular:

1. Crea tu lista de proyectos.
2. Tome una tarea de cada proyecto y colóquela en su próxima lista de tareas.
3. Elija qué hacer a continuación según su contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridades (en ese orden).
4. Realizar la tarea.
5. Ponga otra tarea del mismo proyecto en la siguiente lista de tareas.
6. Vuelve al punto # 3.

Una pregunta para ti. ¿Te parece que la GTD es compleja y difícil de implementar?? Para ser honesto, esa fue mi primera impresión. Pero me alegro de haber terminado implementándolo de todos modos, eso es seguro.

(Crédito de la foto: su próximo paso a través de Shutterstock)