Los 10 mejores consejos de productividad para lograr más y crear tranquilidad

¿Conoces a alguien que no esté ocupado??

La mayoría de nosotros nos levantamos cada mañana frente a calendarios abarrotados y listas de tareas pendientes de una milla de largo. Como abogado / esposa / madre / escritor, sé que ciertamente lo hago.

Por nerd fascinación y puro instinto de supervivencia, he realizado un estudio de por vida sobre la productividad y la gestión del tiempo. Aquí están los 10 mejores consejos de productividad que me ayudan a hacer las cosas que debo o quiero hacer sin perder mi mente:

1. Escríbelo

Cada tarea, cada compromiso debe ser escrito. Esto libera tu mente del trabajo de tratar de recordar la energía y la atención..

En su libro seminal sobre productividad., Resolviendo las cosas, David Allen señala cómo los compromisos incompletos consumen energía psíquica, cada uno de los cuales hace que se sienta un poco más cansado, más distraído y, por lo tanto, menos productivo.

Él enfatiza que el primer paso para administrar su vida y su tiempo es hacer que todos los compromisos, grandes y pequeños, salgan de su cabeza y se conviertan en un sistema confiable..

Utilizo OmniFocus para capturar estos compromisos, pero puede comenzar con un simple lápiz y papel.

2. Obtener una ventaja

La mejor manera de comenzar a correr es comenzar la noche anterior..

Antes de abandonar su lugar de trabajo, o antes de irse a la cama, tómese diez minutos para revisar los compromisos del día siguiente..

¿Qué citas no se pueden perder? ¿Qué necesitas tener contigo para esas citas? (Asegúrese de haber reunido esos materiales y téngalos listos para comenzar). Qué tareas deben realizarse de tres a cinco?

Decide lo que harás primero. Mire esa lista de tareas pendientes y decida si las tareas en ella pueden delegarse a otra persona (ver el número 9 a continuación) o, mejor aún, tacharse de la lista (ver el número 10 a continuación).

Cuanto más ocupado esté su día, más importante es hacer esta encuesta rápida el día o la noche anterior. Significa que no pierde tiempo en la mañana para decidir dónde comenzar o para recopilar materiales (y tal vez descubrir que un elemento crucial no está disponible cuando lo necesita).

3. Haz tu tarea más temida primero

Cada uno de nosotros tiene una o más tareas en nuestra lista de tareas pendientes que tememos hacer. Publicidad

Tal vez sea esa llamada desagradable que no quieres hacer. O esa publicación de blog que has estado postergando porque no sabes cómo empezar. O ese proyecto que simplemente te abruma porque es tan masivo..

Sea lo que sea, cuelga sobre tu cabeza, distrayéndote con culpa porque sigue siendo empujado al día siguiente y al siguiente. Es hora de terminar ese ciclo.

Hacerlo primero El escritor Michael Hyatt habla de matar a tus dragones antes del desayuno: no hay nada más motivador para el resto de tu día que el hecho de eliminar a ese monstruo de tu lista a primera hora de la mañana..

Pero muchas personas, en lugar de hacer las tareas difíciles primero, hacen las más fáciles. Pero si realmente quieres ser productivo, hay algunas tareas que no debes hacer primero en la mañana:

Para ser más productivo, nunca hagas esto para comenzar tu mañana

Así que haz esa llamada. Saque un trozo de papel y haga una lluvia de ideas para esa publicación del blog..

Hacer alguna cosa sobre esa tarea abrumadora, tal vez no puedas terminarla en un día, pero al menos puedes empezar. Lo que sea, solo hazlo.

Luego, deja que la satisfacción de tacharlo de tu lista te lleve al resto de tu ajetreado día..

4. Apaga las distracciones

Uno de los principales asesinos de la productividad es la distracción de las interrupciones constantes: correos electrónicos, llamadas telefónicas, personas que aparecen en su puerta ...

La tecnología que puede (y debería) hacer nuestras vidas más fáciles y mejores también puede hacer que sea prácticamente imposible mantener el tipo de atención enfocada que es necesaria para trabajar de manera eficiente y efectiva..

Pero aquí está la cosa: puedes controlar esa tecnología.

Cuando tienes una tarea importante que requiere atención y enfoque, crea el espacio para dar lo mejor de ti..

Ya sea una reunión con un cliente o colega, o una carta importante que necesita escribirse, o una obra de arte que desea crear, programe un tiempo para concentrarse en ese compromiso y luego desactive todas las distracciones. Publicidad

Apaga tu teléfono (o al menos apaga el timbre). Silencie sus alertas de correo electrónico. Desconecta internet (o al menos Facebook y Twitter). Cierra la puerta de tu oficina.

Solo por esa hora (o treinta minutos, o medio día), apague todas las comunicaciones externas y disfrute del lujo necesario de un tiempo sin interrupciones para realmente concentrarse en el asunto en cuestión..

Aprender más acerca de Cómo minimizar la distracción para hacer las cosas.

5. Tomar descansos

Hay un límite en cuanto al tiempo que una persona puede dedicar un enfoque profundo a una tarea.

No importa lo ocupado que esté, después de un cierto período de tiempo, la ley de los rendimientos decrecientes entra en juego, y la fatiga física y / o mental comienza a afectar su eficacia..

Programe descansos periódicamente incluso durante los días más ocupados. Tómese diez minutos para pararse, estirarse, tomar un trago de agua, caminar alrededor de la cuadra.

Volverá a su trabajo renovado, tanto mental como físicamente, y listo para ser aún más productivo.

Si aún no estás convencido, lee este artículo sobre La importancia de programar el tiempo de inactividad.

Leer siguiente

Cómo delegar el trabajo de manera efectiva (la guía definitiva para líderes)

11 habilidades organizativas que cada líder inteligente necesita

Utilizando el Plan de Mejora de la Productividad: 7 Reglas para Nunca Olvidar

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6. Proceso por lotes

Si las demandas de su día incluyen tareas rutinarias, intente agrupar tareas similares y programe ciertas horas durante el día para eliminarlas.

¿Respondiendo correos electrónicos? ¿Regresando llamadas telefónicas? ¿Ingresando gastos en una hoja de cálculo? En lugar de interrumpir sus otras tareas para hacer estas cosas por partes, tántelas.

Fije dos o tres o cinco veces al día para revisar y responder a los correos electrónicos. Devuelva las llamadas telefónicas a las 11:45 a.m. y a las 4:45 p.m. (o, si quiere evitar ser atrapado en largas conversaciones telefónicas, devuélvalos a las 12:15 p.m. mientras que las personas están en el almuerzo y a las 5:15 p.m. después de que se hayan ido. para el día, y solo deja un mensaje!).

Al agrupar tareas similares, ahorra el tiempo perdido para aumentar varias veces al día y obtiene los beneficios del impulso.

7. Comer un desayuno saludable.

¿Necesito explicar esto? Existen innumerables estudios que confirman la importancia del desayuno para mantener nuestra salud. Publicidad

Las personas sanas son más productivas. No importa lo ocupado que estés, come un buen desayuno. Te alimentará para un excelente comienzo de tu día..

Para más ideas de desayuno, mira esto:

31 recetas saludables para el desayuno que aumentarán tu energía súper

8. Haz algo de ejercicio

No ser demasiado repetitivo, pero las personas sanas son más productivas.

El ejercicio te hace más saludable, así que asegúrate de hacer algo de ejercicio todos los días..

No necesitas pasar horas en el gimnasio para obtener el beneficio de esto; Camine por la cuadra o haga isométricos en su escritorio..

Prueba estos 29 ejercicios que puedes hacer en (o cerca de) tu escritorio o 15 Estiramientos de oficina sencillos y rápidos para aumentar la eficiencia en el trabajo.

Solo haz algo para que tu corazón bombee y tu sangre se acelere. Mejorará su bienestar general, así como su capacidad para pensar con mayor claridad.

9. Delegado

Lo confieso: apesto a esto. Odio pedir ayuda y, a menudo, parece más problemático explicar una tarea a otra persona que hacerlo yo mismo..

Pero no todo lo que se necesita hacer en tu vida debe ser hecho por ti..

Evalúa esa lista de tareas cuidadosamente. ¿Qué tareas podría hacer otra persona, liberándote para que te concentres en las cosas que solo tú puedes hacer??

Mira a tu alrededor: ¿quién está disponible para hacer algunas de esas tareas? ¿Una secretaria? ¿Un colega? ¿Un miembro de la familia? Un ayudante pagado?

Una clave importante para la productividad es hacer solo aquellas cosas que solo usted puede hacer, y darle a otra persona la oportunidad de contribuir haciendo esas otras tareas. Publicidad

El CEO de Lifehack tiene una forma única de delegar el trabajo de manera efectiva, eche un vistazo a su guía:

Cómo delegar el trabajo (la guía definitiva para líderes exitosos)

10. Di No

¿Cuántos compromisos has hecho que realmente no necesitan ser cumplidos??

¿Ha tomado tareas que no le importan a usted ni a nadie más??

¿Está su calendario repleto de reuniones que no logran nada para organizaciones que ya no le interesan??

¿Ha sido tu día secuestrado por las prioridades de alguien más??

Si su calendario está atascado, si su lista de tareas tiene una longitud de millas, tómese unos diez minutos para mirar cada artículo con atención. ¿Se puede tachar cualquiera de esas citas o tareas para crear un margen razonable en su vida??

Cuando alguien llama o aparece en su puerta con una solicitud de participación en alguna actividad, respire y considere si se ajusta a sus propias prioridades (las prioridades, por supuesto, pueden incluir legítimamente mantener contentos a su jefe o cónyuge).

Si la respuesta es no, entonces simplemente di que no. Practícalo antes de tiempo: “Gracias por invitarme, pero no.” “Gracias por preguntar, pero no.” “Gracias por pensar en mí, pero no.”

Como ha dicho una persona sabia, “no” Es una oración completa. Ninguna explicación es necesaria. Simplemente no.

Es posible que desee aprender de Leo Babauta El gentil arte de decir no para que puedas establecer mejores límites para ti mismo.

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