Reuniones de uñas abajo apretado

Las reuniones pueden tener mucho flujo suelto para ellos. Comienzan un poco tarde porque la gente llega un poco tarde. Hay un lugar donde no has visto a Jumpha en mucho tiempo y preguntas por sus hijos. Usted pasa la agenda y la gente boca abajo un rato mientras la navega y baraja los papeles. Algunas personas están leyendo y respondiendo el correo a través de sus BlackBerrys.

Creo que eso es todo una mierda. Las reuniones son a menudo como visitas dentales. Debes entrar, ser raspado, recogido, enjuagado y lavado, ir a casa con un cepillo de dientes y una cita para el sexto mes y eso es todo. Publicidad

Puedes fantasear todo lo que quieras sobre las reuniones de la pizarra con todas las magníficas visualizaciones y todo eso, pero esas son realmente la rareza, ¿no es así? Mi suscripción temprana a la revista Fast Company me engañó por un tiempo. Comencé a creer que las reuniones eran eventos magníficos y deliciosos, donde la gente realmente planeaba el futuro de la compañía. Toro. Publicidad

Las reuniones son donde las personas tienen el estado, asignan trabajo y toman decisiones rápidas. Deben ser tratados de esa manera. Y sí, sé que tu lugar es culturalmente diferente. Sé que solo eres una mujer. Sé que no eres el jefe. Estos son algunos consejos para cuando usted dirija la reunión. Publicidad

• Publicar la agenda lo antes posible. En la parte superior, estado: “Esta es la agenda de esta reunión. Revisaremos los artículos en esta lista SOLAMENTE. Si desea proponer un tema del programa que aún no se haya cubierto, hágalo en la respuesta. Se enviará una agenda ajustada.. “
• En la parte inferior de la agenda, establezca las reglas de la reunión: “Tu tiempo es importante. Valoro tu tiempo y respeto tu asistencia. Apague todos los dispositivos móviles mientras dure la reunión. Por favor acepte atenerse a la agenda. Por favor, absténgase de las conversaciones de la barra lateral.”
• Al comienzo de la reunión, comience independientemente de si todas las personas que necesita están allí. Solo hace falta algunos inicios, especialmente si se niega a regresar, para que las personas lleguen pronto. Una vez que entiendan la naturaleza de sus reuniones, obtendrán la pista.
• Comience cada reunión con el más breve de “Reglas de casa” conversaciones: “Vamos a reunirnos rápidamente en esta agenda específica. Voy a hablar, y usted va a confirmar la información que tenemos aquí. Hay una pregunta sobre los próximos pasos que mantendremos abiertos para discusión. Por favor, no los teléfonos celulares, apáguelos y no las conversaciones de la barra lateral. Un orador a la vez. Gracias. Vamos a empezar.”
• Sé agradable, pero sé la autoridad. Recuérdele a la gente que la agenda está ahí, que la reunión es lo que es. No debería haber descubrimiento en este sabor de reunión.
• Nunca lo repitas. Si todavía tiene agenda pero no tiene tiempo, detenga la conversación. Gracias a todos por su tiempo. Levántate. Pueden quedarse, pero debes salir. No te inclines por esto. Estás haciendo que la gente llegue tarde a la próxima reunión.
• Si puedes, termina temprano.
• Dar a las personas todas las oportunidades entre las reuniones para ser escuchados. Aquellos que se quejan más en las reuniones temen que usted no entienda su punto. Diríjase a ellos personalmente, uno a uno, y escúchelos siempre que pueda pararse. Refleja sus palabras de vuelta. Muéstrales que sabes lo que están diciendo.
• Publicar notas de la reunión de inmediato. Deben ser muy poco más que la agenda con “confirmado” al lado de cada punto, y / o tal vez un pequeño bloque de notas en la parte inferior. Si todos están en el mismo edificio, considere simplemente fotocopiar su versión de las notas y dárselas a todos. Si se necesita una copia electrónica, sea breve. No publique volúmenes de información. Las agendas de la reunión son colas de estado, no registros para la reunión. (Una de mis razones con la mayoría de los gerentes de proyecto, formales o informales, es que escriben mini novelas cuando un estado es todo lo que es necesario).

Tú eres la autoridad en las reuniones a las que llamas. Puede llevar esta cultura a su empresa con bastante rapidez, ya que muestra respeto por el tiempo de las personas, la voluntad de convocar a la reunión y dispersarse rápidamente y una gran sensación de saber lo que sabe. Las reuniones en las que parece estar preparado y actuar como autoridad siempre son más agradables para todos los involucrados. Les recomiendo que prueben estos consejos y escriban.

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-Chris Brogan escribe sobre superación y productividad en [chrisbrogan.com]. Escribe sobre nuevos medios y contenido en Grasshopper Factory. Conozca a Chris Brogan en PodCamp Boston o en el Podcast y Portable Media Expo en California.

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