Matthew Goodman
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Ya sea que le esté diciendo a la nueva pasante en el trabajo cómo archivar la carpeta de un nuevo cliente o cómo le cuenta a su hermana cómo le gusta que le preparen la cena a Fido, le está dando instrucciones. Como regla general, es más fácil dar instrucciones en persona: el instructor puede pedir aclaraciones sobre cualquier cosa que no entienda..
Sin embargo, cuando escribe las instrucciones, puede ser mucho más difícil explicar cada paso necesario para completar la tarea. Piense en hacer sus propios impuestos: las instrucciones del IRS son suficientes para que algunos de nosotros paguemos cientos de dólares solo para evitar lidiar con las cosas enloquecidas. Mientras escribe sus instrucciones, tenga en cuenta las siguientes preguntas para que al mismo tiempo sea más fácil escribirlas y seguirlas. Publicidad
Cuál es el resultado final?
“Enjuague. Lavar. Repetir.” Las instrucciones típicas de champú me molestan en un nivel fundamental. Es sobre todo que no estoy seguro de cuándo debo dejar de repetir. ¿Qué tan brillante se supone que debe ser mi cabello al final? ¿Cómo sabré cuando esté lo suficientemente limpio como para dejar de lavarme? Intento evitar ser existencial en la ducha, pero este conjunto de instrucciones muestra el problema con la mitad de las instrucciones que cruzan mi escritorio. No hay fin, ni meta, ni producto que facilite a la persona que lo sigue en casa saber que puede parar..
Al escribir un conjunto de instrucciones, lo primero que debe tener en cuenta es el resultado final. Incluso un buen título puede encargarse de esta tarea: un cocinero siguiendo las instrucciones de “Cómo hervir una olla de agua” Probablemente pueda imaginar que puede parar cuando el agua comienza a hervir. ¿Quieres probar el punto? Deje un conjunto de instrucciones sin título en el escritorio de un asistente de oficina y salga el fin de semana. Mucho antes de llegar a la playa, recibirás una llamada para preguntar qué está sentado en el escritorio..
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Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículo¿Tienes el mismo punto de partida??
Una vez terminé manejando casi quince millas de mi camino tratando de llegar a la casa de un amigo. Seguí sus instrucciones hasta la carta - pensé. Resulta que, él me había dado instrucciones desde algún lugar bastante cerca de su casa, asumiendo que yo podía llegar por mi cuenta. Y probablemente podría haber llegado tan lejos sin direcciones, si hubiera sabido que necesitaba comenzar allí. Publicidad
Deje claro el punto de partida, ya sea que esté dando instrucciones para conducir o le diga a alguien cómo conectar su nuevo televisor. El punto de partida ni siquiera puede ser una dirección; puede ser una lista de ingredientes o equipo necesario que su usuario debería tener con anticipación. Piense en ejecutar una cosechadora en la granja. Si tuviera que ejecutar uno, podría hacerlo con buenas instrucciones. ¿Pero reconocerías la cosechadora en primer lugar??
Estas hablando el mismo idioma?
Mi versión del idioma inglés no coincide con uno de mis clientes. Mencioné que quizás deberíamos usar las redes sociales para comercializar su negocio. Él estaba conmigo hasta ese punto, pero cuando reuní una lista de pasos para saber cómo debemos proceder, no estaba familiarizado con toda una serie de términos: “¿Qué diablos está tuiteando? ¿Necesito comprar un pájaro??” Algunas veces nos acostumbramos tanto a la jerga o dialecto de nuestras conversaciones diarias que no nos damos cuenta de que alguien nuevo en el concepto (el tipo exacto de persona que necesita instrucciones) no usa las mismas palabras en el mismo camino.
No es necesario que sus instrucciones se conviertan en tareas dentro de las tareas e intente introducir a ese nuevo pasante en toda la terminología de la oficina de una sola vez. Simplemente escriba sus instrucciones a un público con menos conocimientos: piense en su querida abuela, que simplemente no está en la jerga moderna mientras escribe. Publicidad
Estas preguntas pueden aplicarse tanto a las instrucciones visuales como a las instrucciones escritas. Los símbolos y los iconos no siempre se comunican bien, a pesar de la afirmación de que "una imagen vale más que mil palabras". Un ejemplo duradero es el letrero en la puerta de la habitación de las damas: esa instrucción tan importante sobre a quién se le permite ingresar. En los EE. UU., Tenemos esa figura funky con las aletas a cada lado, que pretende representar una falda. En muchos países del Medio Oriente, sin embargo, el baño de mujeres está indicado con un velo. Los iconos nos pueden hacer tropezar tan fácilmente como las palabras..
Puedes probarlo?
Un conjunto de instrucciones no necesita que el mismo usuario pruebe las pruebas que debe realizar su nuevo diseño de sitio web. Pero entregándoselo al chico de la mesa de al lado y preguntando. “Esto tiene sentido?” puede acelerar el tiempo que le toma a alguien seguir sus instrucciones por horas. Incluso treinta segundos de correcciones menores no es demasiado esfuerzo, especialmente si le está pagando a alguien por hora para completar esta tarea. En algunas situaciones, por supuesto, la prueba es imposible. Vale la pena el esfuerzo si puedes arreglarlo, aunque.
Si planea utilizar el mismo conjunto de instrucciones varias veces, vale la pena preguntar a la persona que realizó la tarea para informarle sobre cualquier problema específico. Resáltelos ahora y puede minimizar los problemas en el futuro. Publicidad
Ultimos pensamientos
E incluso las instrucciones perfectamente redactadas no son una garantía de que todos se den cuenta de lo que quiere decir. Pero aumentan las probabilidades de que su nueva pasante sobreviva a su primer día en la oficina y que logre mantener todo su cabello. Así que escribe tus instrucciones, respira profundamente y relájate sabiendo que has escrito un buen conjunto de instrucciones.