14 malos hábitos que impiden la bandeja de entrada cero

Gestionando el correo electrónico y “infame” La bandeja de entrada cero está creando bastante ruido en estos días. Muchos de nosotros hemos estado atrincherados por mucho tiempo hábitos de correo electrónico que nos impiden alcanzar la máxima eficiencia del correo electrónico. En lugar de procesar y deshacernos de los correos electrónicos, tendemos a acumularlos como si fueran pequeñas pepitas de oro cubiertas de barro, esperando ser refinadas. Y, por supuesto, hay un montón de otros hábitos que se suman a la pila de correo electrónico.

Aquí están mis 14 centavos.. Avísame si me perdí alguno en la sección de comentarios..

Empecemos.

1. Correo electrónico de compras de la ventana

¿Cuántas veces ha abierto su bandeja de entrada, solo para desplazarse rápidamente por la lista? Esta es una gran pérdida de tiempo. Si abres tu email, haz algo! Eliminar, archivar, crear tareas, recordatorios, etc. Solo abrir y cerrar su lista de correo electrónico es una forma segura de no alcanzar nunca Inbox Zero. Publicidad

2. Marcar como no leído

¿De qué se trata todo esto? Este es uno de mis favoritos y se relaciona directamente con el punto mencionado anteriormente. Si abres y lees un correo electrónico, toma una decisión. Si necesita hacer algo al respecto y no tiene tiempo ahora, cree una tarea con el siguiente paso claro. No hay razón para mantener este correo electrónico en su lista; archívalo y gestiona tu lista de tareas!

3. Sin ritmo

El ritmo en el que procesa sus correos electrónicos tiene mucho que ver con las rutinas que crea. Si no configura tiempos específicos para procesar su bandeja de entrada, está permitiendo que el destino y el impulso decidan por usted cuándo sucederá. Adquiera el hábito de procesar el correo electrónico a ciertas horas y terminará logrando la bandeja de entrada cero varias veces durante el día. Consejo adicional: al hacer lo anterior, también puede asegurarse de estar alerta y tener suficiente energía para procesar el correo electrónico..

4. Configuración para el fracaso

Crear hábitos poderosos nos ayuda a asegurarnos de que las cosas se hagan. Un hábito poderoso es un hábito que extrañas hacer; es decir, si me lo perdí, me siento obligado a hacer lo que pueda para corregir ese error. Muchos de nosotros establecemos una meta para procesar tantos correos electrónicos como podamos; así que en esencia nos estamos preparando para el fracaso. Si cambias esa meta para lograr la Bandeja de entrada cero dos veces al día, serás adicto al éxito.

5. Escribir correos electrónicos largos

Otro hábito del correo electrónico es escribir correos electrónicos largos. La gente no lee correos electrónicos, navega a través de ellos. ¿Realmente crees que alguien que recibe un promedio de 114 correos electrónicos por día leerá un correo electrónico largo? Publicidad

Organice todos los correos electrónicos que está enviando en viñetas y asegúrese de que nunca envíe nuestros correos electrónicos largos. ¿Tu premio? Recibirá, en especie, correos electrónicos más cortos que resultarán en menos tiempo de lectura sin rumbo.

6. Correos electrónicos emocionales

Otra cosa relacionada con el punto anterior: ¡evite expresar emociones en correos electrónicos! Crea correos electrónicos largos que conducen a respuestas largas y una gran cantidad de correspondencia innecesaria que no lleva a ninguna parte. Los correos electrónicos no son un gran medio para expresar emociones; se pierde mucho en el texto y, a menudo, la otra parte lo saca de contexto, lo que a veces produce resultados desastrosos.

7. El correo electrónico no es la única opción.

¡A veces necesita hablar cara a cara o usar algo llamado teléfono! Particularmente relacionado con el punto anterior, si hay un punto emocional que transmitir, una llamada o reunión es la mejor opción para esto. Antes de escribir un correo electrónico, dedique uno o dos segundos a considerar si será más eficaz comunicarse de otra manera..

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8. RE: RE: Re: RE

Si responde a un correo electrónico que tiene más de 3 de ida y vuelta, ¡deténgase! Algo no está funcionando. Es hora de considerar una llamada o una reunión cara a cara. Publicidad

9. Responder a todos

Apunta solo a personas especificas. No CC a personas que no son relevantes para un correo electrónico solo para “mantenerlos en el bucle,” a menos que, por supuesto, estés interesado en crear más correos electrónicos. Muchas veces, las personas que están enviadas por correo electrónico se sienten obligadas a “contribuir” lo que conduce a más correos electrónicos, retrasos y confusión. Los correos electrónicos, a menudo, son tareas. Las tareas deben darse a las personas que son responsables de hacerlas. Mantener a las personas informadas debe hacerse a través de correos electrónicos de resumen periódicos o reuniones.

10. Gibberish

Cuando escriba un correo electrónico, tómese su tiempo y escriba claramente. Si el correo electrónico no está claro, adivina qué? Recibirá al menos un correo electrónico de cada destinatario solicitando aclaraciones. Tómese el tiempo para redactar, relajarse y revisar un correo electrónico. Personalmente, a menudo escribo mis correos electrónicos, y solo los envío una hora más tarde. Encuentro que cuando espacie la revisión, mejor identifico cómo mejorar mi respuesta. De hecho, esto requiere disciplina, pero ayudará a minimizar los correos electrónicos de aclaración de sus destinatarios y será mucho más apreciado por sus compañeros (y jefe).

11. Trabajar sin estructura.

Al procesar correos electrónicos, procese con una estructura establecida. Responde correos electrónicos de más reciente a más antiguo o de más reciente a más reciente. No salte entre los correos electrónicos, porque al hacerlo, está violando una regla anterior: no lea, omita, marque como no leído. Me gusta responder primero a los correos mas nuevos. Me ayuda a dar respuestas rápidas a los correos electrónicos devueltos e impresionar a las personas que me enviaron hace unos minutos un correo ;-).

12. Respuestas enlatadas

¿Con qué frecuencia te encuentras reescribiendo correos electrónicos similares? Cuando procesa sus correos electrónicos, tiende a toparse con los correos electrónicos que sabe que ha escrito antes. En lugar de escribir correos electrónicos una y otra vez, cuando identifica un determinado patrón de correo electrónico, simplemente cópielos y péguelos en una base de datos de respuestas de correo electrónico y procese esos molestos 'estado allí que correos electrónicos' Más rápido. Publicidad

13. Spam

Estoy seguro de que en horas extras, usted se suscribió probablemente a al menos 50 sitios que ya no está siguiendo. Los servicios como Unroll.me pueden ayudarlo a cancelar la suscripción rápidamente de los servicios que obstruyen su bandeja de entrada con boletines innecesarios. Cuando veas spam, pasa los pocos segundos para cancelar la suscripción; Aunque puede ser doloroso, hacerlo evitará que veas cientos de correos electrónicos durante el próximo año..

14 Enviar menos correos electrónicos!

Duh, si desea recibir menos correos electrónicos, envíe menos correos electrónicos. ¡Hasta la proxima vez! :)