12 horas para mejorar la gestión del tiempo

Trabajo. Niños Colegio. Deportes. Segundo trabajo. El trabajo del compañero. La próxima gran novela americana. Tu círculo de tejer. Remodelación del baño de visitas. Llevando su auto en su afinación de 30,000 millas. Una y otra vez, y parece que tenemos cosas que hacer en abundancia. Lo que nunca parece tener suficiente tiempo es.

Creo que todos sabemos lo que somos. debería Sí, pero la posibilidad de sentarnos y juntar todo, tomarse el tiempo para establecer un sistema en el que confiamos que trabaje para nosotros (y que confiamos en nosotros mismos para hacer que funcione) es abrumadora. Y, lo que es más, es mucho tiempo, y el tiempo es exactamente lo que no tenemos.

Estamos demasiado ocupados para manejar nuestro tiempo.!

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Pero, ¿y si pudieras hacerlo en 12 horas? Tal vez ni siquiera todos a la vez: ¿un par de horas al día a lo largo de una semana, tal vez, o incluso media hora al día durante unas pocas semanas? Eso parece mucho más factible, ¿no? Como algo que podrías lograr hacer?

Aquí, entonces, está la columna vertebral de un buen sistema que puede implementar en 12 horas (o menos). Tómese una o tres semanas para ponerlo en marcha y ver si el tiempo que invierte ahora no se le devuelve varias veces en la línea.

1. Configura tus calendarios (4-6 horas)

Use un calendario en línea como Google Calendar o 30 Boxes para configurar recordatorios para cada evento concebible en su vida, particularmente eventos recurrentes como fechas de pago de facturas, juegos de fútbol de sus hijos y viajes de compras. Recomiendo un calendario en lugar de un servicio de recordatorio como Sandy, ya que querrá ver sus próximos eventos de vez en cuando, y un calendario es un formato que todos conocemos..

Te recomiendo que pongas esto en un calendario otro que tu calendario principal Si le gusta la idea de ver todo en, por ejemplo, Outlook, la mayoría de los calendarios en línea ofrecen un feed de iCal al que puede suscribirse en Outlook. Llámalo “Recordatorios” y abrirlo como un segundo calendario. Si coloca el al en su calendario principal, es posible que se encuentre demasiado saturado para ser de alguna utilidad, especialmente en la vista mensual, donde la mayoría de los calendarios solo muestran los primeros elementos por día. Publicidad

Pon todos estos eventos en tu calendario:

• Fecha de vencimiento de la factura de gas
• Fecha de vencimiento de la factura eléctrica
• Hipoteca / fecha de vencimiento del alquiler
• Fechas de vencimiento de facturas telefónicas (fijos y móviles)
• Fecha de vencimiento de la factura de cable / satélite
• Fechas de vencimiento de la prima del seguro
• Copia de seguridad de la computadora (diaria, semanal o mensual, dependiendo de su uso y nivel de paranoia - automatice esto si puede)
• Recolección de basura (set recordatorio para la noche anterior)
• Un día cada tres meses por cambios de aceite.
• Un día al año para afinaciones automáticas.
• Un día cada tres años para importantes afinaciones automáticas.
• Un día cada 6 meses para citas con el dentista.
• Un día al año para médico, oculista.
• Cualquier otra cita médica recurrente.
• Un día muy al mes para el reabastecimiento de recetas (dos recordatorios: uno para llamar para reabastecer, otro para recoger)
• Netflix / Tivo / XM / otras fechas de facturación del servicio
• Escriba la lista de la compra (un día antes de su día de compras habitual)
• El día que llega el exterminador.
• La hora y el día de cualquier programa de televisión que ves regularmente.
• El último día de enero (para verificar el papeleo de impuestos)
• Uno o más días al principio del año para hacer sus impuestos y, o contactar a su preparador de impuestos
• 15 de abril (o cualquier otro día que deban pagar los impuestos en su país)
• Inicio y final del año escolar, inicio y final de las vacaciones escolares.
• Cumpleaños, aniversarios, Navidad, Día de San Valentín, otras fiestas importantes (conjunto dos recordatorios: uno en el mismo día para recordarle que llame o realice alguna otra acción y dos semanas antes para comprar un regalo, si es necesario, o planear una fiesta)
• Mantenimiento mensual, trimestral y anual del hogar (consulte las listas de verificación a continuación)
• Cualquier otra fecha que requiera una acción concreta en momentos específicos cada semana, mes o año

También agregue estas fechas, sin recordatorios:

• La fecha de finalización de todos los ciclos de facturación anteriores.
• Las fechas de pago para cualquier pago automático (y es una buena idea, mientras está en eso, configurar pagos automáticos para tantas facturas como pueda)
• Fechas de depósito directo
• Fechas automáticas de transferencia bancaria
• Pago de dividendos en acciones / fechas de reinversión.
• Cualquier otra fecha es importante para usted, pero que no requiere ninguna acción inmediata de su parte.

En su calendario principal, el que usa para llevar un registro de su programación día a día, programe bloques de tiempo para lo siguiente:

• Compras en el supermercado (semanalmente)
• Lavandería (semanal)
• Comidas familiares
• Pago de facturas (bimensual: el primer y tercer fin de semana del mes puede ser bueno. Incluya en la sección de notas todas las facturas que vencen en el medio mes después de cada día de pago)
• Cualquier reunión semanal, quincenal o mensual
• Eventos deportivos para niños (por ejemplo, juegos de fútbol semanales todos los sábados del 15 de septiembre al 15 de diciembre)
• Otras actividades para niños (clases de arte, clases de piano, cada tercer fin de semana en casa de los abuelos, etc.)
• Tareas de fin de semana / limpieza
• Tiempo de viaje
• Sesiones de gimnasia
• Golf / ciclismo / otros deportes
• Revisión semanal (programe 2 horas cada vez que sea menos probable que sea interrumpido): asegúrese de usar su revisión semanal para agregar cualquier recordatorio nuevo que pueda necesitar!
• Tiempo de escritura (si quieres escribir una hora al día)., programar una hora al día - no asumas que solo “encontrar” una hora libre cada día.
• Otras aficiones (igual que con la escritura)
• Cualquier clase que estés tomando
• Haciendo el tiempo libre (programo al menos una hora al día para cualquier cosa que me guste)
• Cualquier otro bloque de tiempo regular que sepa que necesita para estar en un lugar específico o hacer algo específico. La única excepción es su trabajo habitual de 9 a 5, si tiene uno: programe las actividades que realizará a tu trabajo, no el trabajo en si.

Tendrá que usar su propio juicio sobre cuál de estos eventos programados necesita recordatorios y cuáles no. No establezco recordatorios para el tiempo de viaje, por ejemplo, ya que es suficiente para que pueda mirar mi calendario y ver que esos tiempos están bloqueados. Por otro lado, tengo recordatorios 15 minutos antes de todas las clases que imparto, así que sé cuándo debo comenzar a ir a mis clases cuando estoy en el campus. Publicidad

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2. Configurar el sistema de contraseñas (2-3 horas)

Use un programa como KeePass, o una hoja de cálculo protegida con contraseña, o el sistema con el que se sienta más cómodo, pero use uno: si tiene muchas contraseñas y ningún sistema, perderá mucho tiempo probando todas las contraseñas posibles. puede recordar o buscar frenéticamente a través de sus correos electrónicos, archivos o trozos de papel en su escritorio donde quiera que haya registrado su contraseña. En una o dos sesiones, grabar. cada Nombre de usuario y contraseña que tienes. Asegúrese de obtener información para todos estos:

• Cuentas bancarias (incluido el PIN de la tarjeta de débito)
• Tarjetas de crédito
• Cuentas de acciones
• Email
• servicio de Internet
• Servicios de pago en línea
• Servicio telefónico
• Utilidades
• Membresías de sitios web (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID, etc.)
• Información de inicio de sesión, FTP y panel de administración de su sitio
• Cualquier MySQL u otras bases de datos que su sitio use
• Cuentas de trabajo
• Servicios de permisos de estacionamiento.
• DMV en línea / otros servicios gubernamentales
• aplicaciones web
• Claves de registro del software (no técnicamente contraseñas, pero muchos administradores de contraseñas incluyen secciones para las claves de registro, útiles si [cuando] necesita reinstalar Windows)
• Cualquier otra cuenta tienes una contraseña para

3. Crear listas de verificación (2-3 horas)

Haz una nueva carpeta en tu computadora llamada “Listas de verificación de AAAAA” (o “@Checklists” para los fanáticos de David Allen), así que se ordenan en la parte superior de la carpeta Documentos. Cree un conjunto de listas de verificación para tareas recurrentes y guárdelas en la carpeta, para que pueda imprimirlas fácilmente cuando las necesite. Algunas listas de verificación para pensar acerca de la creación incluyen:

• Lista de la compra (con todo lo que comúnmente compra y espacio para las adiciones; mi lista está organizada por pasillo en la tienda donde compramos, por lo que puedo moverme rápidamente de atrás hacia adelante con un mínimo de interrupciones)
• Mantenimiento mensual del hogar (por ejemplo, cambio de filtros de aire, prueba de detectores de humo, etc.)
• Trimestralmente del mantenimiento semestral del hogar (por ejemplo, limpiar canales, reemplazar las baterías de los detectores de humo, revisar los extinguidores de incendios, etc.)
• Preparación del automóvil en invierno / verano (por ejemplo, controle el refrigerante, el radiador de descarga, agregue cadenas / neumáticos de nieve, etc.)
• Embalaje de viaje / vacaciones
• Decoracion navideña

4. Manténgase al día con una revisión semanal

Programó una revisión semanal en la parte 1 - asegúrese de mantener que cita Durante su revisión semanal, tómese 10 minutos para configurar recordatorios de cualquier evento recurrente que pueda haber perdido en su configuración inicial, así como cualquier compromiso nuevo que haya asumido. Revise su programa y asegúrese de que haya dejado el tiempo adecuado para cualquier tarea nueva que deba encargarse la próxima semana. Si es necesario, mueva algunos de esos bloques del tiempo programado. También revise lo que se avecina que deberá agregar a su agenda; por ejemplo, si se acerca el cumpleaños de su hijo, deberá programar un bloque de tiempo para recoger un regalo y otro bloque de tiempo. planear una fiesta, etc..

Mejor no perfecto

Hay mucho espacio para mejorar, por supuesto. Esto se entiende como una columna vertebral de un sistema; Encontrarás que se te ocurren otras formas de hacerte más eficiente. La administración de contraseñas, por ejemplo, es solo un tipo de sistema de referencia que le ahorrará tiempo de manera bastante regular: probablemente piense en otros que se ajusten a su situación particular. En mi casa, mantener el correo ordenado y en cierta apariencia de orden es una tarea grande, así que instalé un centro de administración de correo, con bandejas para el correo personal de mi compañero y para mí, una bandeja para facturas y una bandeja para cupones y volantes (tardó unos 30 minutos, en caso de que quiera agregarlo a su compromiso de 12 horas). Es posible que no tenga un problema con el correo, pero es posible que deba trabajar para mantener un registro de las revistas. Publicidad

Tener una estructura sólida en su lugar te ayudará a pelear con el otro, más pequeño “el tiempo se hunde” en tu vida. Una vez que empiezas a mirar tu tiempo en una “cuadro grande” Verá, comenzará a ver todo lo que queda fuera de su sistema existente de una manera nueva, y las soluciones se sugerirán por sí mismas. En lugar de preocuparse por eso, solo programe una o dos horas para cuidarlo - para proyectos más grandes divídalo en tres o cuatro secciones de 2 horas.

Una vez que hayas empezado a controlar tu agenda, verás que no solo estás más al tanto de tu agenda (en lugar de estar encima de ti), sino que tu mente estará más tranquila. En lugar de preocuparse por lo que se avecina, o incluso por lo que debería estar haciendo en este momento, solo debe verificar su agenda y saber. La energía que solías usar para preocuparte y, en ocasiones, enloquecer, puedes aprovechar mejor tus sueños..

¿Que pasa contigo? ¿Qué actividades de 1 a 2 horas recomienda para ayudar a controlar el tiempo??