Las diez fuentes principales de interrupciones

Es sorprendente cuando te das cuenta de que muchas de las interrupciones que ocurren en tu día pueden estar realmente bajo tu propio control. Sin ningún orden en particular, aquí están las diez principales interrupciones que vemos con más frecuencia con nuestros clientes que están afectando su productividad:

1. Llamadas telefónicas
Programe un poco de tiempo para que una persona de soporte técnico evalúe las llamadas o, si trabaja solo, evalúe las llamadas con el correo de voz. Contestar el teléfono constantemente te hace reactivo, no proactivo! Por supuesto, hay algunos trabajos que hacen que esta sugerencia no sea realista, pero en general, el tiempo protegido es tiempo productivo.

2. Preguntas y discusiones no programadas
Una solución es tener un bloque de tiempo establecido cada día para “puerta abierta” Preguntas y discusiones. A veces, la mensajería instantánea puede brindar algún alivio a este problema, si no se convierte en otro tipo de interrupción no deseada (ver # 4). Si estas opciones no son realistas, puede hacer su mejor esfuerzo para limitar el número 3 ... Publicidad

3. Chat social
No estoy sugiriendo que tengas una oficina estéril donde nadie tenga permiso para chatear. Obviamente es cuando es excesivo que se convierte en un problema. Aquí hay algunas soluciones:

• Levántate de inmediato cuando alguien entre a tu oficina para conversar. De pie le envía el mensaje no verbal de que tiene otras cosas que hacer..
• Deshacerse de “imanes sociales” en su oficina, como sillas de invitados súper cómodas y dulces.
• Asegúrese de no estar en posición para que sienta que debe saludar a cada persona que camina por su puerta.

4. Mensajería instantánea
La mensajería instantánea es un arma de doble filo ... realmente puede resolver el problema de responder preguntas rápidas sin iniciar una conversación completa en persona, pero obviamente puede convertirse en un problema si las personas no están de acuerdo con algunas pautas entre ellos. Definitivamente establezca su estado de IM en “Lejos” cuando necesita tiempo ininterrumpido para trabajar y discutir el comportamiento de la mensajería instantánea con sus compañeros de trabajo para evitar problemas antes de que ocurran.

5. Correo electrónico
Apaga el “ha llegado un nuevo correo” Sonidos de notificación y ventanas emergentes. En Outlook esto está bajo Herramientas> Opciones> pestaña Preferencias> Opciones de correo electrónico> Opciones avanzadas de correo electrónico (¿Alguien sabe un atajo a esta configuración?). ¡Oblígate a dejar de presionar el botón Enviar / Recibir todo el día, como si fueras una rata de laboratorio a punto de recibir un tratamiento! Publicidad

6. Dispositivos Blackberry / Treo
Considere seriamente si necesita tales dispositivos en primer lugar, ¡puede ser solo otro gadget para procesar! Sé que es difícil, pero asegúrate de tener algo de tiempo libre de Blackberry para hacer un trabajo enfocado. Y, por favor, sea cortés cuando intente interactuar con otras personas ... vea el hilarante video de Intervención Blackberry de David Spade:

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7. Pensamientos aleatorios
Tenga a mano su lista de tareas y listo para escribir pensamientos rápidos y seguir adelante. Considere el uso de una grabadora de voz digital, pero asegúrese de tener un proceso para más tarde poner la información en su sistema de administración de tiempo. Una excelente solución para esto es Jott, que transcribe sus pensamientos en un texto de correo electrónico que puede poner fácilmente en su sistema. Publicidad

8. Distracciones visuales y auditivas
Mantenga su lugar de trabajo despejado para minimizar las distracciones y la máxima productividad. Tome medidas para enmascarar o eliminar el ruido distraído: las máquinas de ruido blanco y las fuentes de escritorio no son caras y pueden marcar una gran diferencia.

9. Uso inadecuado de cajas de entrada y salida
Mantenga su bandeja de entrada de papel limpia y lista para que la gente se sienta cómoda dejando las cosas para usted allí. Indique a las personas con las que trabaja que utilicen instrucciones escritas siempre que sea posible. Use su bandeja de salida de papel para evitar levantarse cada pocos minutos para entregar cosas a otros lugares, y sea un ejemplo de una persona que escribe instrucciones muy claras..

10. Decir SÍ cuando debes decir NO
Si alguien le pide ayuda, deténgase y considere la solicitud cuidadosamente antes de responder. Usa la frase muy efectiva. “no disponible” al rechazar una solicitud. Las personas tienden a no cuestionar esta frase y en su lugar pasarán a la siguiente opción. Publicidad

Lorie Marrero es una organizadora profesional y creadora de The Clutter Diet, un programa en línea innovador y asequible para la organización del hogar. El sitio de Lorie ayuda a los miembros a perder “Libras de desorden” desde sus hogares, proporcionando acceso en línea a su equipo de organizadores. Lorie escribe algo increíblemente práctico cada pocos días más o menos en el Blog de Clutter Diet. Ella vive en Austin, TX, donde su compañía ha brindado servicios prácticos de organización a clientes desde el año 2000..