Time Striping Un enfoque diferente a la gestión del tiempo

Como instructor universitario, a menudo tengo períodos de tiempo no programado de una semana a otra, que necesito usar para ponerme al día con todos los proyectos que he dejado pasar durante la segunda mitad del semestre. Como escritor independiente, siempre tengo un montón de pequeños proyectos, así como compromisos continuos (como mis publicaciones de tres veces por semana aquí en Lifehack) que deben cumplirse..

El problema con los MIT y los contextos

Si bien me gusta la idea de “Tareas más importantes” (MIT): donde escribe las tres o cuatro cosas que debe hacer todos los días, y trabaje en ellas primero, dejando todo lo demás por el tiempo que quede al final: el hecho es que muchos de mis compromisos pueden no ser manejado de esa manera Tengo más de tres compromisos en curso, cada uno de los cuales requiere al menos un poco de atención todos los días. Publicidad

También encuentro que los contextos en el sentido de GTD realmente no funcionan para mí; sí, todas estas tareas pueden ser similares en cuanto a que ocurren en mi computadora, pero requieren una mentalidad diferente. Intento agrupar cosas como llamadas telefónicas y correos electrónicos, cuando puedo, pero para el resto de mi trabajo, eso realmente no funciona. Para terminar una tarea de escritura, por ejemplo, podría necesitar sentarme y leer un poco, escribir notas y pensamientos a mano en un papel durante un rato, y luego sentarme en la computadora y trabajar, antes de volver al sofá para leer un poco más..

Time Striping: como el bloqueo de tiempo, pero más stripier

Lo que funciona para mí es una variación del bloqueo de tiempo que estoy llamando “cronometraje”. En bloqueo de tiempo, programas ininterrumpidamente. “bloques” de tiempo para diferentes proyectos a lo largo de tu agenda. Como a) muchos de mis proyectos están en curso, yb) algunos proyectos surgen repentinamente, necesito un poco más de flexibilidad que eso.

Entonces, lo que he hecho es crear un horario suelto donde cada hora se dedica a un proyecto genérico, es decir,. “Proyecto 1”, “Proyecto # 2”, etc. Al terminar un proyecto, coloco un nuevo proyecto en su intervalo de tiempo; Si el Proyecto 5 solo toma una hora, mañana será algo diferente. Es posible que un bloque de tiempo en particular se utilice para 5 proyectos diferentes a lo largo de la semana. Publicidad

Cada ranura, entonces, crea una “raya” de tiempo de lunes a viernes. En algunos casos, donde sé que necesito más de 1 hora para un proyecto, bloquearé dos horas o más y fluiré el resto de mis proyectos a mi alrededor. Por ejemplo, cada dos jueves por la mañana grabo Lifehack Live, y necesito dos horas para preparar, grabar y escribir mis notas. Así que eso es un bloque, en lugar de una raya..

La forma de Time Striping (con variaciones)

Si se está preguntando cómo se ve todo esto, he reunido una versión genérica del formulario que uso, que puede descargar. El primero es un PDF que puede imprimir utilizando Adobe Reader o cualquier otro lector de PDF; el segundo es un archivo RTF que debería poder abrir y editar con casi cualquier procesador de textos (aunque en mis pruebas, el formato difiere mucho de una aplicación a otra; obtuve buenos resultados de Word 2007 y WordPad, y terribles resultados de OpenOffice .org 2). Aquí están los archivos:

• Time Striping Form en RTF editable
• Formato de Time Striping en PDF

En la parte superior hay espacio para poner cualquier compromiso fijo para la semana. La tabla inferior es su clave, con espacio para definir hasta 10 proyectos; a medida que termine un proyecto, táchelo y complete el siguiente cuadro con el nuevo proyecto para ese espacio. El medio es un horario de hora por hora para la semana, con espacios de una hora de 9-6. (Puede cambiar las horas de trabajo o comenzar el calendario el lunes editando el RTF). “Proyecto 1” entre las 9 y las 10 am y dibuje una línea completa (o llénela cada día); Si necesitas dos horas, solo repite “Proyecto 1” en la ranura 10-11am. Publicidad

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Así es como se ve mi agenda (haga clic para una vista más grande):

Como soy un despierto lento, he reservado las primeras tres horas para revisar mi correo electrónico, ver las noticias, revisar las estadísticas de mi sitio, desayunar y vestirme para el día. A las 9, comienza mi jornada laboral: el Proyecto # 1 es Lifehack, por lo que trabajaré en publicaciones, haré una lluvia de ideas, haré mantenimiento del sitio y cualquier otra cosa que deba hacer. A los 10 años, paso a mi próximo proyecto, que en este momento está editando un libro electrónico que voy a lanzar este verano. Cuando termine eso, reemplazaré el Proyecto # 2 con algo más. El proyecto # 3 está preparando un curso en línea que estoy enseñando este verano. Y así. Publicidad

Notarás que alrededor del jueves se rompe; Necesito dos horas para Lifehack Live, así que aprovecho ese tiempo del Proyecto # 2; el viernes, programé tiempo para lavar la ropa y otras tareas domésticas, y mi revisión semanal. Al comienzo de la semana, entonces, tuve cuidado de asignar espacios que no dieran 5 horas a proyectos más pequeños.

Tenga en cuenta, también, que he añadido tres veces de correo electrónico por día. Dejé mis propios dispositivos, revisaría el correo electrónico constantemente a lo largo del día; Esta es mi manera de recordarme a mí mismo que me apego a la tarea en cuestión y reviso el correo electrónico justo antes de que salga a almorzar y al final de mi día laboral antes de ir a preparar la cena.

El beneficio de todo esto es que puedo ver de un vistazo cuánto tiempo he reservado para cada proyecto a lo largo de la semana. Si surge algo nuevo, puedo reemplazar fácilmente un espacio de proyecto (o más, si es necesario) con él y volver a asignar el tiempo según sea necesario. Sólo tengo 8 proyectos allí; los dos últimos son para proyectos familiares e irían en las franjas horarias del fin de semana o la noche; por el momento no tengo.

Tal vez esto funcione para usted?

La franja de tiempo no parece tan nueva para las personas que ya practican el bloqueo de tiempo. La única diferencia es que trato de mantener los mismos proyectos a la misma hora todos los días, y la flexibilidad de tener espacios dedicados a proyectos genéricos en lugar de particulares. unos Eso es lo que funciona para mí, y creo que podría funcionar bien para algunos de ustedes que están teniendo dificultades para controlar su agenda..

Avíseme si esto es útil o si tiene su propia forma de trabajar a través de sus diversos proyectos..