La aplicación Search for My Ideal GTD

En las últimas semanas, he estado buscando un servicio en línea que me ayude a mantenerme organizado. Mi sistema en este momento es un mosaico de papeles, aplicaciones de escritorio y fuerza de voluntad que ha funcionado bien en el pasado, pero que ha comenzado a desmoronarse a medida que asumo cada vez más responsabilidades. Dado que trabajo en varias ubicaciones diferentes, debo poder acceder a una única fuente desde donde puedo acceder a tareas, archivos e información de referencia, desde cualquier lugar donde me encuentre. Publicidad

Todavía tengo que encontrar el sistema que funcione mejor para mí, aunque hay muchas aplicaciones ingeniosas que parecen prometedoras hasta que realmente me pongo al día. trabajando con ellos. Después de unos días de emoción, me encuentro con barreras para la productividad, algunas de ellas debido al diseño deficiente, otras debido a las diferencias en la filosofía entre yo y los programadores, la mayoría porque simplemente no soy el cliente objetivo, y encuentro yo mismo gastando tiempo buscando soluciones para que el sistema funcione en lugar de realmente hacer las cosas. Publicidad

Mirar y evaluar todas estas aplicaciones me ha obligado a considerar qué es exactamente lo que estoy buscando en una aplicación GTD ideal. Estas son algunas de las características que creo que son importantes: Publicidad

• Los materiales de apoyo deben estar vinculados a los proyectos: La mayoría de mis proyectos involucran la creación de documentos, y muchos de ellos también tienen materiales de referencia asociados. Me gustaría poder ver un proyecto o una tarea en un proyecto y, con un clic, crear o abrir un documento asociado. Por ejemplo, estoy trabajando en un largo artículo académico para un libro; Me gustaría tener todas mis notas, archivos PDF de materiales de investigación, borradores y otros materiales disponibles cada vez que abro ese proyecto. Foldera hace esto de una manera, pero me resulta difícil trabajar con él, y está más orientado a la colaboración empresarial que a la gestión de tareas individuales..
• Edición de documentos: Quiero poder crear y editar documentos desde la misma interfaz que utilizo para ver mis proyectos y tareas. Si esto utiliza un editor de documentos interno o un enlace a un servicio de terceros como Google Docs o Zoho, no importa, siempre que el documento se guarde de nuevo en el proyecto al que pertenece. Entonces, usando el ejemplo anterior, si estoy trabajando en un borrador de mi artículo, quiero poder abrir el documento, escribirlo y guardarlo nuevamente en el proyecto al que pertenece.
• Carga masiva: ¿Por qué diablos tantas aplicaciones en línea le permiten cargar documentos solo uno a la vez? Lo que realmente me gustaría ver es una aplicación de escritorio que me permita sincronizar archivos, quizás marcándolos en el escritorio de alguna manera, y luego cargarlos en segundo plano, pero me conformaría con un administrador de archivos que me permitió arrastrar y soltar varios archivos o ctrl-seleccionarlos para cargar todos a la vez.
• Integración con herramientas de escritorio como Outlook: Me gustaría poder trabajar en Outlook u otras aplicaciones de escritorio y hacer que el trabajo aparezca en mi espacio en línea, y viceversa. Así que cuando reviso un elemento de la lista de tareas “hecho” en línea, también está marcado “hecho” en Outlook. Varias aplicaciones en línea realizan importaciones unidireccionales desde Outlook, y algunas realizan sincronizaciones manuales. No veo por qué esto no se pudo automatizar..
• Integración con herramientas móviles: Para mí, como muchos otros, una PC no es la única herramienta con la que trabajo. Uso un Treo, y otros utilizan iPhones, Blackberries e incluso dispositivos con Windows Mobile (¡es cierto!) Cuando una PC no es útil. Sin embargo, pocas aplicaciones en línea se esfuerzan mucho por integrarse con ellas. Incluso si el acceso no puede ser “vivir”, Sería bueno que el trabajo se muestre al menos cuando el dispositivo esté sincronizado. Sin embargo, lo que realmente me gustaría es la integración con las aplicaciones de mi teléfono inteligente o con aplicaciones de terceros como la de Google: Google ha demostrado que es posible crear aplicaciones sofisticadas en línea que funcionen en una variedad de dispositivos móviles.
• Promoción automática de tareas futuras: Cuando desarrollo un esquema de proyecto, generalmente escribo una lista de tareas que deben realizarse para completar el proyecto. Pero cuando miro mi lista de tareas, solo quiero saber qué hacer ahora. La mayoría de las aplicaciones que he visto vuelcan todas las tareas de todos mis proyectos en una lista maestra, lo cual no me sirve de nada. ¿Cómo puedo revisar el primer borrador de un artículo cuando ni siquiera he estado en la biblioteca para revisar? ¿Los libros que necesito para investigarlo ya? Quiero que mi aplicación GTD promueva la siguiente acción a mi lista de tareas cuando marque el elemento justo antes de que termine..
• Enlaces a otros servicios: Realmente me gustaría ver una forma de pasar datos de un lado a otro entre los servicios en línea, pero salvo que al menos me gustaría agregar enlaces a la interfaz de otros servicios en línea. Me sorprende la cantidad de aplicaciones GTD que no tienen ningún sitio para colocar enlaces..
• Tareas no molestas: Me gusta programar el tiempo o establecer recordatorios para cosas sobre las que solo necesito que me lo recuerden una vez. Por ejemplo, el tiempo de conducción: programo mi viaje regular en mi calendario, y a veces necesito un recordatorio (“hey tienes que irte amigo!”) pero si me olvido del recordatorio, es porque probablemente ya estoy manejando. Me gustaría poder crear una categoría de recordatorios que se activen una vez y, si no estoy allí para responder, simplemente desaparecen..
• Una estrategia de salida Como obtengo mis datos afuera de una aplicación en línea es al menos tan importante como la forma en que la obtengo en. Mis necesidades están obligadas a cambiar en el futuro, o los programadores pueden decidir cambiar algo de una manera que ya no satisfaga mis necesidades sin cambios, o la compañía que aloja el servicio puede salir del negocio o cancelar el servicio. Si mis datos están atrapados en su sistema, estoy jodido. Necesito una forma de descargar de forma masiva todo en sus formatos originales (para documentos, archivos, etc.) o en estándares web documentados (xml, RSS) que se puedan portar a un nuevo sistema, o al menos abrir en mi escritorio para que pueda transferir información manualmente.

¿Que pasa contigo? ¿Qué características estás buscando en una aplicación GTD? ¿Qué servicios utiliza y qué cambiaría para que se adapten mejor a sus necesidades? ¿Hay un gran servicio listo para usar que me estoy perdiendo? Si pudieras diseñar tu propio servicio en línea perfecto, ¿qué haría? Publicidad

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