La razón por la que archivas correos electrónicos no es lo que piensas

Usted gasta el 10% de su semana laboral en la presentación de correos electrónicos, según un estudio de IBM. Eso es 4 horas. De Verdad? ¿Medio día de trabajo enviando correos electrónicos? Cuando leí la investigación, tampoco lo creí. Pero, como alguien que ha brindado capacitación en gestión del tiempo durante más de 15 años, he conocido a aprendices que están realmente apasionados por su presentación. Probablemente también conozcas a alguien así. Habrás visto sus carpetas de Outlook a la izquierda de su bandeja de entrada. Algunos son verdaderamente una obra de arte: 60 carpetas de profundidad y 6 de ancho. Estructuras que han crecido y se han transformado con el tiempo, como un nido de hormigas enterrado en el suelo. Casi puedes sentir a esas personas tratando desesperadamente de arrastrar un correo electrónico a una carpeta, pero simplemente no encaja. Se crea otra carpeta. Y el nido de túneles crece..

La investigación de IBM analizó lo que hacemos con los correos electrónicos. Los investigadores utilizaron términos como “restauración” para describir el proceso de búsqueda de un correo electrónico que hemos leído en el pasado y que necesitamos volver a leer o actuar. Observaron más de 85,000 acciones de rechazo en 345 usuarios. Sus ideas son increíbles. Publicidad

Hay 3 tipos de archivador

Los usuarios se dividieron en 3 grupos en lo que respecta a la presentación: No archivadores, archivadores frecuentes y archivadores de limpieza de primavera. Cual eres tu?

No responder a correos electrónicos cuando deberíamos

El 37% de los correos electrónicos que abrieron los usuarios deberían haber sido respondidos pero no lo fueron. Llamamos a esto el “Correo electrónico avestruz”. Alguien que abre correos electrónicos, hace una mueca y luego los vuelve a cerrar. Apuesto a que nunca has hecho eso;) Publicidad.

Creando carpetas para entender lo que necesitamos hacer

Creamos carpetas porque creemos que queremos guardar nuestros correos electrónicos para guardarlos hasta que los necesitemos nuevamente. La investigación sugiere que más del 80% de los correos electrónicos que archivamos nunca se vuelven a ver. Lo que realmente estamos involucrando es una “por si acaso” respuesta. “Bueno, podría necesitar cubrir mi trasero en el proyecto XYZ, así que archivaré esto,” decimos. ¿La respuesta de los gurús? Mejore el uso de la búsqueda avanzada, porque siempre sabrá algo sobre el correo electrónico que desea reenviar. Recordarás de quién es, una palabra clave, la fecha aproximada, algo que te ayudará a volver a encontrar el correo electrónico. Agregue a eso el hecho de que la mayoría de las compañías archivan correos electrónicos durante 7 años, y verá que no hay peligro de perder el correo electrónico..

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La razón por la que creamos carpetas a la izquierda de nuestra bandeja de entrada es para comprender las tareas relacionadas con el correo electrónico que debemos realizar. Es un poco como caminar por el bosque con un machete, cortar la maleza. Al cortar los correos electrónicos en carpetas, podemos ver el camino por delante, como si estuviéramos limpiando los arbustos y nos alejamos para ver el camino por delante. La razón subyacente por la que hacemos esto es que estamos utilizando nuestra bandeja de entrada como nuestra lista de tareas pendientes, y creemos que es esencial que nos demos cuenta de esa lista de tareas pendientes para poder avanzar. Publicidad

Pero aquí está el verdadero problema ...

Hemos creado una maravillosa estructura de carpetas, amplias y profundas, que ha crecido con nosotros a medida que crecemos en nuestro trabajo. La información más importante de la investigación es que aquellos que archivan tardan tanto como aquellos que no archivan para rechazar un correo electrónico. Esto se debe a que las carpetas se crearon como una forma de limpiar la bandeja de entrada, no como una forma de organizarlas para que se las resuelva. Por lo tanto, cuando el archivador frecuente busca un correo electrónico, no pueden seguir una secuencia lógica para volver a encontrar ese correo electrónico porque no hay uno. Además, su estructura de archivo en su sistema de correo electrónico es diferente de la de su disco duro, por lo que esencialmente tienen dos archivadores en uso. Cada uno tiene una estructura diferente según su formato, es decir, un archivador para correos electrónicos y otro para todo lo demás. Eso se suma a un sistema de archivo mal estructurado. Publicidad

Entonces, cual es la respuesta?

1. Deja de archivar tus correos inmediatamente.
2. Ponga todas sus carpetas, con sus correos electrónicos, en el archivo.
3. Conviértase en un experto en el uso de la búsqueda avanzada para encontrar sus correos electrónicos en Outlook, Gmail o Apple Mail..
4. Acción avanzada: no utilice su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes. Crea uno cada día para ti. Esta plantilla de gestión de tiempo ayudará.

Crédito de la foto destacada: Jeremy Bishop a través de unsplash.com