El arte perdido del envío por correo electrónico. Cómo el envío por correo electrónico puede hacernos más productivos y eficientes nuevamente.

¿Eres una de esas personas que ven el correo electrónico como una molestia y no como una herramienta de productividad? ¿Ves el correo electrónico como una barrera para hacer las cosas? Entonces ciertamente no estás solo. Millones de personas han empezado a odiar el correo electrónico porque se acumula en un flujo interminable de mensajes, pitidos y alertas. Veo a tanta gente con la burbuja de alerta en su aplicación de correo electrónico que muestra cuatro cifras. Estas personas simplemente han abandonado el correo electrónico y solo responden a los correos electrónicos que reciben de su jefe o de los clientes más importantes. En su lugar, están recurriendo a otras herramientas de comunicación, como Slack y Twist, y rápidamente encuentran que, en lugar de resolver sus problemas, estas aplicaciones simplemente exasperan la

Por qué la gente deja de usar el correo electrónico

El problema para la mayoría de las personas es que no han aprendido cómo administrar su correo electrónico, o si saben cómo administrar su correo electrónico, no practican esos métodos de administración diariamente. Y como todo lo demás, si no lo estás administrando, pronto descenderá a un desorden incontrolable. Publicidad

Sin embargo, el correo electrónico nunca debe ser visto de esta manera. El correo electrónico es simplemente la mejor tecnología de comunicaciones creada en los últimos cuarenta años. Nos permite comunicarnos sin esfuerzo con personas del otro lado del mundo, es en tiempo real y nos ha brindado la oportunidad de poder trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. El correo electrónico es posiblemente la mejor herramienta de productividad que existe..

Cómo usar los correos electrónicos para volver a ser más productivos

Así que, con el espíritu de devolver el correo electrónico a su vida como una herramienta de productividad fundamental que le encanta usar, aquí hay cinco consejos para que el correo electrónico funcione para usted. Publicidad

1. Trate su bandeja de entrada como un punto de recogida

Su bandeja de entrada no es una caja de almacenamiento. Su bandeja de entrada es un lugar donde se recopila un nuevo correo electrónico y luego se procesa. En los días previos al correo electrónico, cuando recibimos el correo, no solo miramos el sobre, decidimos que no era importante y regresamos al buzón. Lo movimos a alguna parte. Nuestro escritorio, el bote de basura o en la repisa de la chimenea para ser tratado más tarde. Si hubieras metido el correo nuevamente en tu buzón, el cartero habría pensado que eras bastante raro. Así que no hagas eso con el correo electrónico. Cuando llegue un correo electrónico, decida qué debe hacerse con él y muévalo a su lugar apropiado. Con el tiempo, mejorará la toma de estas decisiones y pronto encontrará que tratar con el correo electrónico es muy fácil..

2. Configurar algunas carpetas básicas

Los correos electrónicos que recibimos todos los días se dividen en algunas categorías muy claras. Hay correos electrónicos que requieren que haga algo, correos electrónicos que contienen información, que no requieren ninguna acción por su parte excepto leerlos alguna vez, y actualizaciones de correos electrónicos que contienen información que necesita conocer pero que no necesita ninguna acción por su parte. Entonces, las únicas carpetas que necesitas son: “Acción hoy”, “Referencia” y “Archivo”. Eso es. Solo tres carpetas y tendrá un lugar para poner todo su correo electrónico y mantener su bandeja de entrada limpia. Publicidad

3. Procésalos en lugar de solo revisarlos.

Los problemas con las bandejas de entrada de correo electrónico se acumulan cuando se "verifica" el correo electrónico y no se procesa. La comprobación del correo electrónico es donde se acumulan la mayoría de los problemas. Si miras un correo electrónico en tu bandeja de entrada y no haces nada con él, tus problemas de correo electrónico aumentarán rápidamente. En su lugar, cuando ingrese a su bandeja de entrada, tome una decisión en cada correo electrónico sobre qué es y luego muévalo a la carpeta correcta. Si necesita hacer algo con eso, hágalo de inmediato y archive el correo electrónico o, si no tiene tiempo, muévalo a su carpeta Action Today. Solo se necesita un segundo o dos para mover un correo electrónico, así que adquiera el hábito ahora mismo. Revisar el correo electrónico significa que está viendo un correo electrónico y no toma decisiones sobre ese correo electrónico. Eso es una pérdida de tiempo. Mire el correo electrónico una vez, tome una decisión sobre lo que debe hacer con el correo electrónico para eliminarlo de su bandeja de entrada y hacerlo.

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4. Configure una cuenta de correo electrónico separada para compras y promociones en línea

Parte de la razón por la que recibimos tantos correos electrónicos es que con gusto entregamos nuestra dirección de correo electrónico a cualquier persona que la solicite. No le daría la dirección particular a un extraño que la solicite, así que ¿por qué tanta gente da sus direcciones de correo electrónico tan fácilmente? En su lugar, configure una cuenta de correo web con Gmail, Outlook u otra compañía y úsela para sus compras en línea, suscripciones y otras cosas que requieran una dirección de correo electrónico. Publicidad

No ponga esta dirección de correo electrónico en su aplicación de correo electrónico. Tengo una dirección de correo electrónico a la que solo accedo a través de la web. No está conectado a la aplicación de correo electrónico de mi teléfono, ni está conectado a la aplicación de correo electrónico de mi computadora. Si quiero ver lo que hay allí, inicio sesión a través de la web y lo compruebo. La única vez que realmente lo compruebo es cuando estoy esperando una entrega y una vez por semana para leer los boletines a los que estoy suscrito. Para muchas personas, este truco solo eliminará el 50% del correo electrónico que llega a sus bandejas de entrada todos los días.

5. Escribe para el lector, no para ti.

Una de las razones por las que muchas personas revisan constantemente los correos electrónicos es que están esperando una respuesta a un correo electrónico. Si desea una respuesta rápida, debe facilitar que el destinatario responda con la información correcta. La estructura para obtener información rápidamente es “qué y por qué”. Al escribir tu email comienza con lo que quieras. - “Hola Nicola, ¿podría enviarme una copia de las cifras de ventas del último trimestre??” - y, si es necesario, en el siguiente párrafo diga por qué. - “Necesitamos finalizar las cuentas del tercer trimestre antes de fin de mes ... ” - Lo que esto hace es permitir que el receptor vea exactamente lo que desea de su pantalla de notificación y puede tomar una decisión rápidamente sobre su respuesta. Si comienza su correo electrónico con un preámbulo sobre qué tan bueno fue el fin de semana que tuvo y cuando espera ver al destinatario, su correo electrónico estará en la parte inferior de la lista de prioridades del destinatario. Recuerda: ¿qué quieres? Y porque lo quieres?

Al adoptar estos cinco consejos simples, su relación con el correo electrónico cambiará para siempre. Rápidamente dejará de odiar el correo electrónico y su historia de amor florecerá nuevamente. El correo electrónico se convertirá en una fuente de productividad y energía. Sabrá lo que debe hacer y nunca volverá a perder un correo electrónico importante..

El correo electrónico no es el problema, es la forma en que administramos el correo electrónico el problema. Al tomar unos simples pasos para organizar nuestro correo electrónico, podemos centrarnos menos en crear una montaña de correo electrónico y más en las alegrías y maravillas del correo electrónico..