Cuanto mejor trabajes, más fácilmente caerás en esta trampa de productividad

Cuanto más tiempo continúe su carrera laboral, por lo general, más responsabilidades ganará. Estos pueden ser promociones, equipos de gestión o asumir más proyectos y tareas. Son cambios positivos, ya que es bueno crecer y encontrar oportunidades adicionales.

Sin embargo, con el tiempo, puede llegar a darse cuenta de que hay un límite en la cantidad de responsabilidades que puede manejar. Te has vuelto más ocupado, pero has dejado de lograr grandes cosas. Es posible que se establezca objetivos diarios, semanales y mensuales, pero cuando mira hacia atrás al final de cada mes en sus tareas y objetivos, observa que el progreso ha sido deficiente, o incluso inexistente..

La trampa de la productividad

En la mayoría de los casos, a medida que su carrera progresa y usted gana más responsabilidades, hay más cosas que dificultan su capacidad para trabajar de manera eficiente. Aquí hay algunos:

• Más personas desean contactarlo debido a su buen trabajo, conocimiento y experiencia.
• Recibe toneladas de correos electrónicos, invitaciones para reunirse y conexiones en LinkedIn.
• Administra un equipo con miembros que constantemente solicitan su ayuda o comentarios..

A menos que seas un superhumano, encontrarás que tus propias tareas están inundadas por lo anterior. Y si bien es justo decir que las tareas anteriores son valiosas, no son las más significativas ni productivas para usted o su carrera..

Dicho de otra manera, has caído en una trampa de productividad. Esta trampa se llama trabajo superficial. Publicidad

Al estar constantemente ocupado ayudando a otros y tratando con comunicaciones poco importantes, pierde el tiempo y la energía para concentrarse en las cosas vitales. Puede estar ayudando a que su equipo o departamento funcione sin problemas, pero en realidad no está moviendo la aguja a su favor. Por ejemplo, no le queda tiempo para buscar mejoras continuas, y no le queda ninguna inspiración para pensar de manera innovadora y lograr grandes objetivos..

Podría ayudarlo a pensar de esta manera: el 80% de su trabajo probablemente se gasta en tareas de bajo valor, mientras que solo el 20% se gasta en tareas de alto valor. Te sientas en reuniones durante medio día y pasas la mayor parte del tiempo restante procesando tus gastos, respondiendo correos electrónicos, ayudando a colegas, etc..

Si desea volver a encarrilar su carrera y volver a lograr grandes logros, deberá administrar su trabajo a tiempo. A ver cómo se hace..

Cómo pasar su tiempo de trabajo sabiamente

El principio de Pareto es una buena manera de empezar. Se refiere a la observación de que a menudo el 20% de lo que hacemos produce el 80% de nuestros resultados. Y a la inversa, el 80% de lo que hacemos produce solo el 20% de nuestros resultados..^[1]

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En términos de su trabajo personal, es probable que el 80% de sus esfuerzos se centre en el trabajo superficial, lo que solo le brinda resultados mínimos. Sin embargo, el 20% restante de sus esfuerzos (que usted pone en trabajo no superficial), es la parte que produce los resultados que realmente importan..

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¿Qué pasos debes tomar para revertir esto? Hay dos cosas que puedes empezar a hacer ahora mismo..

1. Minimizar las actividades laborales no esenciales.

Cuando digo minimizar, no me refiero a cortar. La mayoría de las tareas tienen valor, pero debe asegurarse de que se está enfocando en las tareas de alto valor como una prioridad.

Para lograr esto, es posible que desee considerar 'bloqueo de tiempo'. Aquí es donde se programa el tiempo para realizar sus propias tareas importantes, sin ser interrumpido. Imagina decirle a tu equipo: “Voy a trabajar en una oficina privada durante las próximas dos horas, así que completo un trabajo urgente.” Al decir esto, ha establecido los límites y también se ha dado tiempo para comprometerse con cualquier tarea o proyecto importante que esté en su lista..^[2]

Otra sugerencia para usted es establecer un límite máximo por semana (e incluso por día) para responder a las consultas o anuncios de las personas. Esto puede evitar que otros te alcancen demasiado fácilmente. Por ejemplo, si los colegas normalmente esperan que usted reciba respuestas inmediatas cuando le envíen un correo electrónico, comience a aflojar sus tiempos de respuesta. Al hacer esto, demostrará que está realmente ocupado y que sus colegas pueden comenzar a buscar respuestas en otros lugares, o incluso encontrar sus propias respuestas. Publicidad

2. Delegar tareas y responsabilidades.

¿Estás haciendo un trabajo que las personas que te reportan podrían hacer? Es un problema común que experimentan muchos gerentes (especialmente los nuevos). Sin embargo, si desea alcanzar sus objetivos, debe aprender a delegar algunas de sus tareas a los miembros de su equipo..

Para hacer esto, primero decide lo que puedes delegar. Si no es algo que solo usted puede hacer, considere delegarlo a otros. Usted debe ser quien cuida el panorama general, pero no se pierde en los detalles..

¿Cómo delegar mejor? Lo más importante es establecer pautas claras para las personas. No permita ninguna ambigüedad en sus instrucciones, y no asuma que los demás entenderán todo lo que les pida que hagan..

A menudo, tiene sentido delegar responsabilidades, en lugar de solo tareas únicas. Por ejemplo, en lugar de pedirle a uno de su equipo que prepare las estadísticas de este mes para una presentación, hágalos responsables de todas las estadísticas que su equipo necesita. Al hacer esto, es probable que se conviertan en expertos en la obtención y compilación de estadísticas, y disfrutarán de la responsabilidad adicional que se les ha dado..

Por supuesto, habrá momentos en que las personas no cumplan con sus expectativas. Esto podría dejarte pensando: “¿Por qué no pueden hacer lo que les pedí??” o “¿Por qué no puedo hacer que entienda lo que quiero??” Tenga cuidado, ya que cuando comience a hacer este tipo de preguntas, sus niveles de estrés aumentarán y comenzará a pensar en retomar algunas de las tareas que esperaba delegar. Publicidad

La respuesta al dilema anterior es revisar periódicamente el desempeño de las personas a las que le ha delegado tareas o responsabilidades. Esto le permitirá asegurarse de que entienden lo que se les exige y, si es necesario, podrá proporcionar orientación adicional si es necesario..

También será útil para ambas partes, si se enfoca más en las habilidades generales necesarias para completar las tareas, en lugar de repasar cada paso necesario para finalizar tareas específicas. En otras palabras, aprender a dejar ir..^[3] Por ejemplo, en lugar de ir palabra por palabra a través de cómo escribir un correo electrónico de ventas, simplemente concéntrese en los elementos clave, como titulares llamativos, oraciones concisas y fuertes llamadas a la acción..

Consigue poderosas recompensas haciendo que el tiempo sea tu amigo

Si su carrera se ha desviado, tendrá que dedicar un tiempo a reevaluar sus prioridades y cómo administrar su carga de trabajo..

Asegúrese de que las tareas importantes sean su prioridad y deje que éstas ocupen alrededor del 80% de su tiempo de trabajo. Use el 20% restante de su tiempo para trabajar en tareas no esenciales. Si esto da como resultado que no tenga tiempo suficiente para completar las tareas no esenciales, entonces es donde entra la delegación.

Capacite a miembros competentes de su equipo para que asuman tareas y responsabilidades para las que ya no tiene tiempo. Se beneficiarán al aprender cosas nuevas y se beneficiarán al tener tiempo para centrarse en las cosas importantes..

Solo hay mucho tiempo en un día, así que asegúrate de que lo estés usando con prudencia. Haz esto y comenzarás a lograr más de lo que creías posible..

Crédito de la foto destacada: Pixabay a través de pixabay.com

Referencia

[1]	^	El equilibrio: comprender el principio de Pareto - La regla del 80-20
[2]	^	Emprendedor: Bloqueo de tiempo: una herramienta de poder de productividad
[3]	^	Inc: 7 estrategias para delegar mejor y hacer más