Productividad simplificada Cómo evitar que sus proyectos lo maten

Algunos proyectos pueden ser un verdadero dolor en el Sabes que. No todos ellos, por supuesto. Pero hay algunos que simplemente nos mantienen despiertos por la noche. Puede haber muchas razones de tal situación. A veces, las tareas que deben realizarse son simplemente difíciles de realizar. Otras veces es el tiempo requerido lo que nos asusta..

Pero a veces lo más aterrador de todos es que no sabemos lo que está sucediendo en un proyecto, y parece que no podemos encontrar una manera de planificar todo y tener una idea clara de lo que hay que hacer..

En las partes anteriores de la serie, estábamos discutiendo qué hacer una vez que todo esté perfectamente diseñado. Una vez que tengamos en claro las tareas exactas que deben realizarse, y una vez que sepamos cuándo queremos encargarnos de ellas. Pero falta una parte, y esa es, por supuesto, la parte de planificar sus proyectos y seleccionar sus prioridades..

La mayoría de los proyectos que decidimos ejecutar deben definirse y planificarse de acuerdo con cinco pasos principales. Estos son:

1. Estableciendo metas y reglas.
2. Definiendo tu visión para el resultado final..
3. Reunión creativa.
4. Organizando.
5. Seleccionando próximas tareas.

Por supuesto, no todos los proyectos requieren una secuencia de pasos tan elaborada. Algunos proyectos son realmente simples, y definir cosas como objetivos o visiones sería un exceso excesivo..

Si solo quiere arreglar su automóvil, no necesita reglas inteligentes para poder hacerlo ... probablemente sepa lo que se necesita hacer sin ninguna ayuda adicional..

Sin embargo, GTD fue diseñado para poder manejar cualquier tipo de proyecto, sin importar cuán grande o pequeño sea.

Los pasos mencionados anteriormente están haciendo precisamente eso. Se pueden aplicar a cualquier cosa. Y después de revisar todos ellos, puede estar seguro de que su proyecto será claro y comprensible. Esto, al final, mejorará sus posibilidades de ejecutar el proyecto con éxito. Publicidad

Para explicar todo esto, tendremos que dejar nuestros ejemplos simples y asumir algo un poco más complicado ... Así que imagina que estás comprando un nuevo apartamento para ti y tu familia.

1. Establecer metas y reglas..

Esta es la parte donde respondes las preguntas de por qué y Para qué.

Para nuestro ejemplo, la pregunta es: ¿Por qué quieres un nuevo apartamento??

Algunas respuestas posibles: quieres vivir más cerca de tu lugar de trabajo, quieres que tus hijos vivan más cerca de la escuela, quieres tener más espacio para ti y tu familia, quieres vivir en el centro de la ciudad porque todas las cosas interesantes suceden allí, quieres un ambiente mas moderno, y así.

Las razones detrás de cada proyecto son, por supuesto, diferentes. Además, los proyectos personales son completamente diferentes en naturaleza a los proyectos centrados en el negocio. Pero todavía tienen mucho en común. Si, por ejemplo, en lugar de comprar un nuevo apartamento, estás iniciando un negocio, entonces la pregunta sigue siendo: ¿por qué quieres iniciar un negocio??

Así que no importa lo que piense hacer, siempre debe comenzar con sus metas y reglas. Objetivos que hemos cubierto (es el por qué). Las reglas son aún más fáciles de entender.

Volviendo a nuestro ejemplo; Algunas reglas: ¿cuál es tu presupuesto? ¿Dónde quieres vivir (qué barrio)? ¿Quieres conseguir una habitación para todos? necesitas un garaje y así.

Una vez que tenga todas estas cosas alineadas, puede ir al siguiente paso.

2. Definiendo tu visión para el resultado final..

Aquí es donde estás respondiendo la pregunta de qué. Publicidad

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Cree una visión completa de lo que desea obtener como resultado final del proyecto. Cuantos más detalles mejor..

Su visión refleja los objetivos y las reglas que estableció en el paso anterior. Los objetivos son las pautas principales sobre lo que debe y no debe hacerse dentro de un proyecto determinado. Así que ahora, estás utilizando estos objetivos para desarrollar tu visión del resultado final del proyecto..

Una posible visión para nuestro proyecto:

Quiero un apartamento de 4 dormitorios en el centro de la ciudad. Al menos X metros cuadrados de espacio. Cocina grande. Debe tener un garaje. El precio debe ser inferior a X. Muebles modernos..

Esto suena como una buena visión. Por supuesto, hay muchas más cosas que podríamos incluir aquí, pero por ahora lo haré..

El siguiente paso es tomar esta visión y hacer una lluvia de ideas a su alrededor..

3. Lluvia de ideas.

La lluvia de ideas es probablemente la actividad más creativa para cualquier proyecto. Lo has estado haciendo muchas veces, estoy seguro. Sin embargo, la lluvia de ideas tiene muy poco sentido cuando se realiza antes de ejecutar los dos pasos anteriores.

Siempre se debe crear una sesión de lluvia de ideas en torno a una idea principal fuertemente definida, de modo que tengamos una guía y sepamos a dónde nos dirigimos. Y esto es exactamente lo que nos da la definición de objetivos y visión..

La sesión de lluvia de ideas en sí es algo muy simple de hacer. Esencialmente, es la respuesta a la pregunta de cómo. Publicidad

A algunas personas les gusta establecer algunas restricciones, por ejemplo, restricciones de tiempo. Esto es bueno si estamos trabajando en un proyecto dado en el trabajo, y más de una persona está haciendo la lluvia de ideas. Pero si solo eres tú, entonces puedes pasar todo el tiempo que quieras. Por supuesto, dentro de lo razonable.

Comience por tomar sus metas y visiones y ubicarlas en un lugar visible. Luego simplemente suelte su mente creativa y anote cada idea que se le ocurra sobre las cosas que podría hacer en el proyecto. Y me refiero a TODOS.

Este no es el momento para evaluar las ideas y borrar las malas. Ahora no. Este es el momento de escribir todo, no importa cuán estúpido suene al principio.

Nuestro ejemplo llame a la agencia de bienes raíces, vaya a IKEA, contrate a un contratista, pregunte y averigüe si es un buen vecindario o no, elija colores de pintura, obtenga una escultura de Elvis de tamaño completo, obtenga una conexión a Internet, obtenga un préstamo bancario, contrate Una furgoneta, consultar todas las instalaciones (electricidad, etc.)., y así. La lista para este ejemplo puede seguir y seguir, así que simplemente nos detendremos aquí..

Una vez que llegue a un punto en el que no pueda pensar en otra cosa, es probable que sea un buen momento para detener la lluvia de ideas y pasar al siguiente paso..

4. Organizar.

Sí, aquí es donde puedes seleccionar las buenas ideas y eliminar las malas. La lluvia de ideas debería darle un montón de ambos.

¿Por qué la lluvia de ideas y la organización al mismo tiempo no es la mejor opción? Porque estas actividades se oponen entre sí. Por un lado, tienes que ser creativo e inventar cosas, pero por otro lado debes volver a la tierra y ser razonable al evaluarla. Hacer esto al mismo tiempo simplemente no funciona. Por eso la organización es un paso aparte..

El proceso es simple. Solo mire su lista de lluvia de ideas y elimine todo lo que no tenga mucho que ver con sus objetivos y visiones, o simplemente sea estúpido (como la escultura de Elvis ... ¿o no?).

Una vez que dedique un tiempo a analizar todas esas cosas, su cerebro comenzará automáticamente a organizar las cosas según sus prioridades y lo que debe hacerse primero. Debe usar este estado mental y pasar rápidamente al paso final. Publicidad

5. Seleccionando próximas tareas.

Aquí es donde nuestro viejo amigo, la Lista de Próximas Tareas, vuelve a jugar.

En este punto, seleccionar la siguiente tarea para su proyecto debería ser fácil. Después de la fase de organización de todas las ideas, debe tener un buen conjunto de acciones que estén en sintonía con sus objetivos y visiones. Cosas que son absolutamente cruciales para la implementación del proyecto. Ahora, simplemente seleccione su próxima tarea para el proyecto.

Todo lo que tienes en este punto va a tu Lista de Proyectos. Y la siguiente tarea posible va a su Lista de Próximas Tareas. A partir de ese momento puede volver a su trabajo habitual (estilo GTD). Aquí es donde todo se une..

Que sigue?

Básicamente, eso es todo. Todo lo que tiene que hacer ahora es usar el sistema para ayudarlo a organizarse y ejecutar sus proyectos de manera más efectiva. Tanto en la vida personal como en los negocios..

Solo para recapitular, y señalarle las partes específicas de esta serie..

• Comenzar con el ejercicio de volcado de cerebro..
• Cree su primera Lista de Próximas Tareas y recuerde las reglas de elegir qué tareas manejar en cualquier momento.
• Planifica tus proyectos de acuerdo a la estrategia en este post..
• Ponga los siete elementos principales de productividad en su lugar..
• Recuerda trabajar de acuerdo a tu gráfica diaria de actividad..

Admito que hay mucho que hacer si desea que GTD se implemente completamente en su vida diaria. Pero, ¿preferirías correr como un pollo con la cabeza cortada porque no tienes idea de qué hacer a continuación? Probablemente no.

Un último estímulo para ti: si crees que no tienes tiempo para jugar con tales metodologías, entonces suspende tu incredulidad por un momento y confía un poco, porque después de implementar GTD encontrarás tiempo para todo..

Siéntase libre de compartir cómo GTD está trabajando para usted. Tengo curiosidad por saber. Yo, por ejemplo, lo he estado usando desde 2009 y realmente funciona como un encanto.

(Crédito de la foto: Productividad o Motivación a través de Shutterstock)