Organiza tus documentos en línea

Si trabajas lejos de casa y te gustan las cosas accesibles desde el móvil, ya has cambiado a un cliente de correo electrónico como Gmail y estás en camino de crear una oficina completamente en línea..

Archivar y organizar documentos en papel es una tarea ardua y ocupa espacio, por lo que puede estar digitalizándolos a través del escáner. De esta manera, cualquier documento que reciba en línea no tiene que ser impreso; aunque probablemente guardará copias impresas de todos sus documentos importantes en algún lugar.

Póngalos juntos y está buscando una manera de organizar sus documentos en línea. Aquí hay tres formas y cómo difieren.

Box.net

Una excelente solución de almacenamiento en línea, Box.net ofrece 1GB gratis con la capacidad de compartir con otros usuarios de Box.net. Publicidad

Es una aplicación simple y de buen aspecto que facilita la carga en masa, documentos y otros tipos de archivos, la organización en carpetas y archivos de etiquetas. La búsqueda de Box.net es excelente con ordenación por fecha y tamaño también disponible.

Si desea aumentar su almacenamiento, a ilimitado de forma gratuita, y aún tener acceso a los archivos desde un inicio de sesión; así es como lo haces.

• 1. Encuentre un cliente de correo electrónico que admita el envío de correos electrónicos desde diferentes cuentas, como Gmail.
• 2. Cree algunas cuentas de correo electrónico nuevas y haga que sean accesibles a través de su cuenta principal..
• 3. Crea nuevas cuentas de Box.net con estos correos.
• 4. Para cada cuenta, agregue su cuenta principal de Box.net a la Red y Compartir la carpeta 'Subir desde correo electrónico' con él.
• 5. Enviar archivos por correo electrónico a [email protected]

Si envía desde su correo electrónico principal, los archivos aparecerán en la carpeta "Cargar desde correo electrónico" en su cuenta principal de Box.net. Si envía desde sus cuentas de correo electrónico adicionales, irán a sus cuentas adicionales de Box.net, pero Compartido con su cuenta principal bajo el Actualizaciones lengüeta.

Allí no puede buscar o etiquetar archivos, pero puede descargarlos o agregarlos a su cuenta.

Pros Publicidad

• Gran interfaz
• Cualquier tipo de archivo puede ser subido
• Puede hacer públicos los archivos y mostrarlos en una página pública, donde RSS está disponible
• Subir desde correo electrónico
• Incrustar widget

Contras

• No puedo ver documentos en el navegador
• Almacenamiento relativo al número de cuentas de correo electrónico accesibles [1 = 1 gb]

Scribd.com

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Esta es una adición relativamente nueva a la escena 'YouTube para documentos'. Aquí puede cargar sus documentos como lo haría con un video o una fotografía en una red social. Compartir y encontrar documentos es simple y fácil.

La interfaz es un poco torpe, pero aún puedes etiquetar todo para mantener las cosas organizadas y la función Mis colecciones te permite organizar las cosas en carpetas. Si desea mantener ciertos documentos lejos de miradas indiscretas, cada elemento se puede cambiar a Privado.

Con toda la versión beta de Scribd, sus puntos fuertes son la compatibilidad. Puede cargar cualquier cosa desde documentos de Microsoft Word y archivos PDF a archivos Excel y Powerpoint. Publicidad

Una vez que el documento está listo, puede descargarlo como un PDF, un documento, un archivo de texto o un MP3. No importa en qué formato se cargue, siempre que haya texto legible, la salida es buena. Y pensé que OCR estaba muerto..
Cada archivo se puede ver en un atractivo [e integrable] titular de Flash donde puede desplazarse, ampliar e imprimir el documento desde.

Pros

• Conversión instantánea de archivos - incluyendo audio
• Leer documentos dentro del navegador
• Encuentra documentos interesantes de la red social.
• Incrustar widget

Contras

• Interfaz de buggy y poco atractiva.
• La búsqueda de sus propios documentos requiere campos avanzados
• Solo se aceptan los tipos de archivo de documentos.
• No se puede subir desde el correo electrónico

Gmail + G-Drive

Anteriormente mencionamos el uso de filtros en Gmail para organizar todo lo que subiste a través de Gmail Drive. Esto funciona simplemente para los documentos. Publicidad

• 1. Descargar Gmail Drive
• 2. Cree y organice carpetas dentro de la unidad de Gmail en su computadora
• 3. Crea filtros de Gmail con consultas tales como GMAILFS: / contratos / y GMAILFS: / recibos / en el campo Asunto. Esto creará etiquetas en Gmail para reflejar sus carpetas.

Todo lo que agregue a la unidad de Gmail en su computadora se enviará a su cuenta de Gmail como correo electrónico. Con los filtros específicos agregados, cada archivo se moverá a la etiqueta / carpeta correspondiente en Gmail.

Pros

• Mueve documentos a carpetas desde tu computadora como de costumbre
• Casi 3 gramos de almacenamiento.
• Cualquier tipo de archivo puede ser subido
• Los archivos nuevos [o correos electrónicos simples] se pueden etiquetar dentro de Gmail en su sistema
• Comparte archivos fácilmente mediante el reenvío de correo electrónico
• Subir vía email
• Búsqueda de Gmail
• Puede integrar documentos con Calendario, Google Docs, etc.

Contras

• Sin función de sub-etiqueta nativa
• Al realizar la búsqueda, requiere Etiqueta: campo para excluir la búsqueda de correos electrónicos

Por mucho que siempre haya documentos que nunca desea que estén disponibles en línea, por el bien de las copias de seguridad y la accesibilidad, estas opciones no son tan malas. Saber algo mejor?