Cómo ser más productivo utilizando la caja Eisenhower

Dwight Eisenhower vivió una de las vidas más productivas que pueda imaginar..

Eisenhower fue el 34 ° Presidente de los Estados Unidos, sirviendo dos términos desde 1953 hasta 1961. Durante su mandato, lanzó programas que llevaron directamente al desarrollo del Sistema de Autopistas Interestatales en los Estados Unidos, el lanzamiento de Internet (DARPA ), la exploración del espacio (NASA) y el uso pacífico de fuentes de energía alternativas (Ley de Energía Atómica).

Antes de convertirse en presidente, Eisenhower fue un general de cinco estrellas en el Ejército de los Estados Unidos, se desempeñó como Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial, y fue responsable de la planificación y ejecución de las invasiones del norte de África, Francia y Alemania..

En otros puntos del camino, se desempeñó como presidente de la Universidad de Columbia, se convirtió en el primer Comandante Supremo de la OTAN, y de alguna manera encontró tiempo para dedicarse a pasatiempos como el golf y la pintura al óleo..

Eisenhower tenía una capacidad increíble para mantener su productividad no solo durante semanas o meses, sino durante décadas. Y por esa razón, no es sorprendente que muchas personas hayan estudiado sus métodos para la administración del tiempo, la administración de tareas y la productividad. Publicidad

Su estrategia de productividad más famosa se conoce como Eisenhower Box y es una herramienta de toma de decisiones simple que puede utilizar en este momento. Hablemos sobre cómo ser más productivo y cómo funciona la estrategia de Eisenhower.

The Eisenhower Box: cómo ser más productivo

La estrategia de Eisenhower para actuar y organizar tareas es simple. Usando la siguiente matriz de decisiones, separará sus acciones según cuatro posibilidades:

1. Urgente e importante (tareas que realizarás de inmediato).
2. Importante, pero no urgente (tareas que programará para más adelante)
3. Urgente, pero no importante (tareas que delegará a otra persona)
4. Ni urgente ni importante (tareas que eliminarás)

Lo mejor de esta matriz es que se puede utilizar para planes de productividad amplios (“¿Cómo debo pasar mi tiempo cada semana??”) y para planes más pequeños, diarios (“Qué debería hacer hoy?”).

Aquí hay un ejemplo de cómo se ve mi Eisenhower Box para hoy:

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Nota: he creado una plantilla de hoja de cálculo de Eisenhower Box. Puede descargar esa plantilla de hoja de cálculo para su propio uso al final de este artículo..

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La diferencia entre lo urgente y lo importante.

Las tareas urgentes son cosas a las que sientes que debes reaccionar: correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, noticias. Mientras tanto, en palabras de Brett McKay., “Las tareas importantes son cosas que contribuyen a nuestra misión, valores y objetivos a largo plazo..”

Separar estas diferencias es lo suficientemente simple como para hacerlo una vez, pero hacerlo continuamente puede ser difícil. La razón por la que me gusta el método de Eisenhower es que proporciona un marco claro para tomar las decisiones una y otra vez. Y, como todo en la vida, la consistencia es la parte difícil..

Aquí hay algunas otras observaciones que he hecho de usar este método..

Eliminación antes de la optimización.

Hace unos años, estaba leyendo sobre programación de computadoras cuando encontré una cita interesante de Kevlin Henney: “No hay código más rápido que ningún código.” Publicidad

En otras palabras, la forma más rápida de hacer algo, ya sea hacer que una computadora lea una línea de código o que elimine una tarea de la lista de tareas pendientes, es eliminar esa tarea por completo. No hay una manera más rápida de hacer algo que no hacerlo en absoluto. Eso no debe ser visto como una razón para ser perezoso, sino más bien como una sugerencia para obligarte a ti mismo a tomar decisiones difíciles y eliminar cualquier tarea que no te guíe hacia tu misión, tus valores y tus metas..

Con demasiada frecuencia, utilizamos la productividad, la gestión del tiempo y la optimización como una excusa para evitar la pregunta realmente difícil: “¿Realmente necesito estar haciendo esto??” Es mucho más fácil mantenerse ocupado y decirse que solo necesita ser un poco más eficiente o “trabaja un poco mas tarde esta noche” que soportar el dolor de eliminar una tarea con la que se sienta cómodo, pero ese no es el mejor uso de su tiempo.

Como dice Tim Ferriss, “Estar ocupado es una forma de pereza: pensamiento vago y acción indiscriminada..”

Me parece que la Eisenhower Box es particularmente útil porque me empuja a cuestionar si una acción es realmente necesaria, lo que significa que es más probable que mueva las tareas a la “Borrar” Cuadrante en lugar de repetirlos sin pensar. Y, para ser honesto, si simplemente eliminara todas las cosas en las que pierde el tiempo cada día, probablemente no necesite ningún consejo sobre cómo ser más productivo en las cosas que importan..

¿Esto me ayuda a lograr mi objetivo??

Una nota final: puede ser difícil eliminar las actividades de pérdida de tiempo si no está seguro de hacia qué está trabajando. En mi experiencia, hay dos preguntas que pueden ayudar a aclarar todo el proceso detrás del método Eisenhower: Publicidad

1. Hacia qué estoy trabajando?
2. ¿Cuáles son los valores fundamentales que impulsan mi vida??

Estas son preguntas que me hice en mi Revisión Anual y en mi Informe de Integridad. Responder a estas preguntas me ha ayudado a aclarar las categorías para ciertas tareas en mi vida. Decidir qué tareas realizar y cuáles eliminar se vuelve mucho más fácil cuando tiene claro lo que es importante para usted.

La Eisenhower Box no es una estrategia perfecta, pero he descubierto que es una herramienta útil para tomar decisiones para aumentar mi productividad y eliminar los comportamientos que consumen energía mental, pierden tiempo y rara vez me mueven hacia mis objetivos. Espero que te sea útil también.

Descargar libre: Creé una plantilla de hoja de cálculo de Eisenhower Box que puede descargar y usar cada vez que desee mejorar su productividad y eliminar las actividades de pérdida de tiempo. Haga clic aquí para descargar la hoja de cálculo ahora.

Fuentes

1. Gracias a Brett McKay en The Art of Manliness por su publicación en el Eisenhower Box.
2. El termino “mejor y mas alto uso” es un concepto de bienes raíces para encontrar el uso más valioso de una propiedad. Mi amigo Mark Heckmann es un fanático de usar la frase para la administración del tiempo personal y también me gusta. Gracias mark!
3. Para otros consejos útiles de productividad, echa un vistazo a este artículo que resume el trabajo de Scott Hansleman.

Este artículo fue publicado originalmente en JamesClear.com.

Crédito de la foto destacada: Embajada de los Estados Unidos en Nueva Delhi a través de flickr.com