Cómo ser un buen gerente y liderar equipos eficientes

Ser un buen gerente es un requisito previo para dirigir un equipo eficiente, pero no es la única razón por la que un equipo es eficiente. No. La razón por la que un equipo es eficiente no se reduce a una sola persona, sino que es el resultado de dinámicas entre equipos, procesos optimizados, compromisos de equipo estructurados y una mentalidad de tiempo y conciencia de calidad en todo el equipo..

Entonces, ¿cómo conseguir que su equipo allí?

Primero, veamos lo que dice el diccionario:

Eficiente - adjetivo

1. (de un sistema o máquina) logrando la máxima productividad con el menor esfuerzo o gasto desperdiciado.

2. (de una persona) trabajando de una manera bien organizada y competente.

Como puede ver, la eficiencia puede aplicarse tanto a nivel individual como a nivel de sistema (equipo).

Al relacionar esto con el entorno de negocios, los equipos eficientes son un grupo organizado de personas competentes que trabajan juntas hacia un objetivo compartido para producir resultados de calidad al máximo, sin perder tiempo, energía o dinero..

Vamos a desglosar eso. Lo que buscas es una forma de asegurar a tu equipo:

• Es organizado
• Es apropiadamente capacitado
• Trabaja bien juntos
• Tiene una visión u objetivo compartido.
• Está motivado para realizar.
• Opera en un ambiente propicio para la eficiencia.

Esa ruptura es agradable y sensata, pero aún así no le dice cómo lograr eficiencia en su equipo.

Estas son las 13 formas principales de ayudar a su equipo a realizar un trabajo increíble en el menor tiempo posible..

1. Optimizar sus procesos

Antes de hacer algo con su equipo, asegúrese de que los procesos que afectan y son afectados por su equipo sean óptimos. Aquí encontrará que es útil elaborar un flujo paso a paso de lo que debe suceder para cada tarea de la que es responsable su equipo. Publicidad

Puede usar diagramas u oraciones; lo que sea que lo ayude a salir a la superficie de las ineficiencias en su flujo de trabajo diario. Asigne un tiempo y el esfuerzo percibido que se necesita para completar un paso en cada tarea, de modo que pueda identificar cualquier brecha, cuellos de botella o problemas de habilidades.

Propina! Delegue esta tarea a las personas que dirigen / administran / trabajan con mayor frecuencia en cada área o tarea. Esto ayudará a su equipo a sentirse incluido en cualquier nueva formulación de proceso y les hará pensar en formas de crear un proceso más eficiente.

2. A bordo de tu equipo

Como dijo Abraham Lincoln:

“Si tuviera seis horas para cortar un árbol, me pasaría las primeras cuatro horas afilando el hacha.”

Hay una razón por la que las grandes empresas invierten tanto tiempo orientando a los nuevos empleados. Funciona.

Afile su nueva contratación antes de liberarlos en nuevas tareas e iniciativas, y permítales completar la tarea de manera mucho más fácil y rápida.

Propina! Pregúntele a su nuevo empleado sobre sus sistemas y procesos. ¿Ven alguna mejora que se pueda hacer? Los nuevos empleados tienden a venir preparados mentalmente para un nuevo enfoque, pero también traen consigo conocimientos adquiridos en roles, educación y experiencias de vida anteriores. Si tiene sentido, úsalo.!

3. Reunirse regularmente

Cada equipo es diferente y, por lo tanto, reunirse regularmente puede significar diferentes cosas para diferentes equipos..

Como regla general, trate de no reunirse varias veces a la semana para discutir el mismo tema. Tu equipo necesita tiempo para hacer las cosas. Dicho esto, las reuniones siguen siendo la mejor y más eficiente manera de hacer que todos estén en la misma página rápidamente.

Propina! Juega con diferentes estilos de reuniones para ver qué funciona mejor para tu equipo. A algunos equipos les gusta tener una mañana. “Levántate” donde pasan por todo lo que hay que hacer en un día. Otros equipos que trabajan en estrecha colaboración prefieren tener una reunión, una vez a la semana. Pruebe diferentes enfoques y asegúrese de que su equipo sepa que está buscando mejoras de eficiencia del 1%.

4. Centrarse en las rocas grandes primero

En estos días, siempre hay mucho trabajo por recorrer y no hay suficiente tiempo. Mantenga a su equipo enfocado en completar las tareas grandes primero y llegar a las más pequeñas cuando sea el momento adecuado.

Llenar su cubeta hipotética con pequeñas rocas (tareas) llena el balde pero no deja espacio para las grandes tareas que realmente empujan la aguja. Publicidad

Propina! La mayoría de las personas gravitan hacia la realización de pequeñas tareas primero, ya que les da una sensación de logro y la capacidad de informar sus esfuerzos a la administración más rápidamente. Esté atento a los miembros del equipo que prefieren trabajar regularmente en tareas más pequeñas y asegúrese de que sepan que el rendimiento no es una competencia. Estará bien si no tienen un proyecto completado en un día..

5. Utilice el software de gestión de tareas para mantenerse organizado

Hay tanto que puedes hacer con lápiz y papel. Si bien un diario o una lista de tareas en papel podrían ser excelentes para usted, es un dolor de cabeza para su equipo..

Las notas pueden ser difíciles de encontrar, las listas se repiten con frecuencia y la mayoría de su equipo no lo verá. Utilice software en línea al que todos puedan acceder, desde cualquier lugar, para ayudar a mantener a su equipo al tanto.

Propina! Aproveche los planes gratuitos que ofrece el software de administración de tareas para encontrar una herramienta que funcione para usted y su equipo. Explique a su equipo que desea facilitarles la vida e involucrarlos en la selección de la herramienta. Si solo necesitas un lugar para registrar tareas, echa un vistazo a herramientas como Trello, Jira y Asana.

6. Analiza la composición de tu equipo

Entender la composición de tu equipo es vital para crear eficiencia.

Mira a tu equipo tanto individualmente como en grupo. ¿Qué habilidades están representadas a nivel de equipo? ¿Hay habilidades que los miembros de cada equipo tengan que puedan compartirse o enseñarse? A quien le falta una habilidad clave?

Cuando note deficiencias en su equipo o identifique individuos para trabajar, haga un punto para elaborar un plan de acción de cómo lo va a enfrentar..

Propina! Las deficiencias no son debilidades, solo son habilidades que su equipo aún no tiene. Las personas necesitan sentir que son un trabajo constante en progreso y que están subiendo la escalera hacia su futuro. Evite etiquetar a su equipo con connotaciones negativas o podrían sentir que no los respeta o que son prescindibles..

7. Proporcionar entrenamiento

Si identifica una brecha de habilidades, envíe a su equipo para capacitación. Su equipo apreciará su buena disposición para proporcionar un nuevo conjunto de habilidades y, al mismo tiempo, aumentará la eficiencia de su equipo. Comience con habilidades que su equipo subcontrata regularmente.

Propina! Hay varias universidades en línea que ofrecen cursos gratuitos pero requieren pago para ingresar a un examen y obtener una calificación. Si su empresa no está dispuesta a patrocinar la acreditación, tal vez un equipo hambriento de conocimiento pueda verse tentado con unos días de descanso para adquirir las nuevas habilidades..

8. Contratar a las personas adecuadas

Si no puede mejorar la capacidad de su equipo, es posible que tenga que contratar a una nueva persona para cubrir el vacío de habilidades que ha identificado. Preste especial atención a si esta persona se integrará en su equipo actual y qué efecto tendrá en la dinámica de su equipo: puede variar en ambos sentidos..

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No se trata solo de las habilidades correctas. Los equipos eficientes se componen de una combinación de las habilidades correctas y una dinámica de equipo positiva. Publicidad

Propina! Contratar a las personas adecuadas es una habilidad en sí misma, por lo que si usted es nuevo en el proceso, puede ser útil contar con alguien con experiencia que lo ayude. No tenga miedo de apoyarse en sus compañeros o en un experto externo para que lo ayude a hacer la llamada correcta.

9. Define el propósito de tu equipo

Los equipos eficientes saben qué beneficios aportan al negocio. Asegúrese de que su equipo sepa dónde encajan en el sistema para que pueda conectarlos con el resto de la estructura de la empresa. Esto hace que su equipo sea consciente de sus productos y de la importancia de su trabajo para la línea de fondo del negocio..

Propina! A la gente le encanta saber del CEO / MD de una empresa para conocer de primera mano cómo su trabajo diario contribuye al crecimiento de la empresa..

10. Enfatizar la importancia de la dependencia mutua

Desde que los humanos emergieron por primera vez de sus cuevas y comenzaron a trabajar juntos, nos dimos cuenta de que no se podía hacer una gran hazaña ni un proyecto aislado de los demás..

Crear un entorno en el que su equipo se dé cuenta de que el éxito de uno depende del éxito de otro es una excelente manera de alentar al equipo a trabajar uno por el otro..

Propina! Este tipo de refuerzo se adapta bien. Se puede aplicar a la persona, cómo trabajan en equipo y cómo trabaja su equipo con otros equipos para lograr un propósito comercial aún mayor..

11. Dale un significado al día a día

Esto es un poco diferente del propósito del equipo, que se relaciona con el logro de los objetivos de la empresa. El significado se relaciona con los beneficios psicológicos de contribuir positivamente a la sociedad.

Un gran ejemplo de significado se puede encontrar en la empresa de software de gestión de premios Award Force. Su significado es simple pero poderoso, quieren:^[1]

“Ayudar a sus clientes a identificar y reconocer la excelencia.”... “Porque es un contribuidor tan importante para el crecimiento y desarrollo de individuos, comunidades y organizaciones..”

¿Qué significa tu equipo / empresa? ¿Por qué te levantas todos los días y haces lo que haces? Centrarse en eso.

12. Cultivar un ambiente seguro

Usted, como gerente, es en última instancia responsable del entorno del equipo. Los equipos que pueden expresar sus opiniones de forma segura y cómoda son equipos más felices y más productivos..

Hay un maravilloso ejemplo de cómo Ritz Carlton creó un entorno que permite a los empleados:^[2] Publicidad

Ritz-Carlton es un ejemplo casi perfecto de empoderamiento de los empleados. Cada empleado tiene autorización previa para gastar hasta $ 2,000 por persona / por día para resolver problemas y satisfacer las necesidades de sus clientes. Lee eso otra vez - $ 2,000 por invitado por día!

Cree un entorno seguro para su equipo siendo abierto y honesto con ellos, mostrándoles respeto, confiando en ellos para hacer el trabajo y escuchando cuando le hablan.

Es una forma segura de animarlos a sentirse seguros y capacitados para hablar sin miedo. Algunas de las mejores ideas provienen de la diversidad en el pensamiento. Anime a su equipo a plantear ideas y se sorprenderá con el nuevo sentido de propiedad y los resultados positivos.!

Propina! La empatía es la clave. Ponte en los zapatos de tu equipo. Una vez que lo haga, la confianza, la honestidad, el respeto y la preocupación vendrán naturalmente. Puedes echar un vistazo a este artículo para obtener más información sobre cómo hacer que tu equipo esté seguro: si quieres un equipo invencible, haz que se sientan seguros

13. Reconocer la excelencia en su equipo

El reconocimiento de la excelencia no es solo la práctica de recompensar los logros, es el reconocimiento de todas las pequeñas tareas realizadas bien y todo el esfuerzo constante que se necesita para lograrlo..

Un artículo del equipo en Award Force discute esto en detalle..^[3] No importa cuán talentoso, inteligente o rico sea un individuo, si están logrando un éxito en su esfuerzo, es porque trabajan duro para lograrlo..

Tomarse el tiempo para reconocer todas las pequeñas tareas significa el mundo para su equipo y aumenta la moral. El refuerzo positivo es la clave. Las personas que hacen un gran trabajo y son alabadas apropiadamente por ellas tienen más probabilidades de continuar luchando no solo por la efectividad, sino también por la excelencia y la eficiencia. Comienza con algo tan simple como “Gracias… ”

Propina! Pruebe diferentes métodos de reconocimiento de empleados para ver qué funciona para su equipo. No todo método de reconocimiento necesita involucrar dinero. Considere escribir una recomendación que se agregará a su archivo de empleo y se pondrá a disposición cuando quieran irse o darles algo que el dinero no puede comprar: tiempo libre en la tarde o un inicio posterior de la semana laboral.

Puede ser tan simple como marcar los elementos de esta lista!

Dirigir un equipo eficiente no consiste en ordeñar a la vaca seca para su última gota. Se trata de cuidar de forma proactiva a la vaca y sus necesidades: la calidad y el ritmo de la entrega vendrán. Tu equipo es el mismo.

Capacítelos con estructura, capacítelos adecuadamente, cree un entorno en el que quieran sobresalir, reconozca sus logros y siempre escuche esas mejoras del 1% para llevar a su equipo aún más alto.

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Crédito de la foto destacada: rawpixel a través de unsplash.com

Referencia

[1]	^	Award Force: ¿Por qué elegir Award Force?
[2]	^	nextiva: 30 consejos de servicio al cliente que encantarán genuinamente a sus clientes en 2019
[3]	^	Premio Fuerza: La excelencia en lo que no vemos.