Cómo no caer en un agujero de productividad

Ugh ... así que estoy sentado aquí otra vez, pasando la tarde del domingo tratando de ordenar mi productividad, por lo que creo, mirando otra lista de tareas pendientes, tratando de entender lo más nuevo “mágico” aplicación de gestión del trabajo, y en general me pregunto por qué no puedo terminar mi trabajo.

Por ejemplo, me resulta difícil imaginar que un peluquero vaya a trabajar todos los días preguntándose cómo construir su lista de tareas pendientes de una manera que no los enoje en el momento en que le echen un vistazo. O un conductor de autobús que intenta ordenar sus rutas a través de un software de gestión de proyectos. Eso suena loco.

Entonces, ¿por qué productividad Parece ser solo el problema de las personas cuyo trabajo se realiza predominantemente en una computadora. Quiero decir, ¿hay algo mal con nosotros? ¿Realmente necesitamos cinco herramientas diferentes solo para manejar nuestras listas de tareas pendientes??

¿Estamos todos en un agujero de productividad de algún tipo??

Tal vez lo somos, desafortunadamente, pero déjame decirte exactamente a qué me refiero aquí .

En resumen, está en un agujero de productividad si constantemente pasa más y más tiempo administrando su propia productividad y descuidando las cosas que realmente necesita hacer a lo largo de su día: su trabajo real.

Suena como tu?

Aunque no te preocupes. Esto es corregible. Publicidad

Como siempre, el primer paso es entender el problema, tomar un tiempo de auto-reflexión honesto y descubrir si lo está sufriendo..

Nuevamente, los problemas generalmente comienzan una vez que dedicamos demasiado tiempo a administrar la configuración de nuestra productividad (varias herramientas y métodos) y, debido a esto, estamos postergando el trabajo real que se debe realizar..

Por lo tanto, el mejor punto de partida es pasar por tu día promedio y prestar atención a cómo lo estás gastando..

En general, un hábito saludable es comenzar el día con alguna forma de revisión: verifique las tareas que manejó el día anterior y compile la lista final de cosas que necesita hacer hoy. Pero esto no debería llevarte más de 10-15 minutos. Después de eso, ya no debe concentrar sus esfuerzos en la microgestión y cuestionar su trabajo..

Vamos a enfatizar esa última parte. Cuestionar nuestro trabajo es un problema muy común. Así es como se desarrolla. Para comenzar el día, revise su plan, elija sus tareas y luego comience a trabajar. Sin embargo, después de una o dos horas, vuelve al plan y comienza a cuestionar si ciertas tareas deberían estar realmente en su lista. Así que haces algunos ajustes y vuelves al trabajo. Después de un par de horas la historia se repite..

Esto no está bien. Y ese hábito realmente mata tu productividad. Es mucho más efectivo simplemente configurar las tareas de cada día una vez, y luego ejecutarlas durante el resto del día, sin cuestionar nada..

Así es como puedes pensar en esto para hacerlo más fácil.. Por la mañana, eres el CEO. Tú tomas las decisiones y planeas las cosas. Sin embargo, a la derecha después de eso, entras en modo trabajador. En ese modo, no tiene poder de decisión, solo puede manejar el trabajo que se planificó en la mañana. Publicidad

Vamos, dale una oportunidad, te prometo que funciona como un pandillero.

Simplifique el uso de su herramienta de productividad.

A menudo nos sentimos tentados a trabajar constantemente para mejorar nuestra productividad mediante la introducción de más herramientas o aplicaciones de productividad. Quiero decir, hay algo nuevo que se lanza literalmente cada semana, y se promete que será la solución mágica cada vez..

Así que naturalmente nos lanzamos, comenzamos a probar la herramienta, pasamos una semana jugando con ella, solo para abandonarla la próxima semana y comenzar a experimentar con otra cosa..

Mientras estoy luchando con esto tanto como usted, me doy cuenta de que es mucho más fácil lidiar con este problema cuando recuerdo estas sabias palabras:

“Perfecto es el enemigo del bien..” -Voltaire

Aquí es cómo pensar acerca de esto en relación con lo que estamos discutiendo aquí. Si alguna solución funciona bien para usted y lo hace productivo, no se esfuerce por encontrar un reemplazo.

En mi caso, por ejemplo, usar cuentas de papel estándar para mis listas de tareas pendientes es el rey. Publicidad

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Ahora, démosle la vuelta a esto y hablemos de cuándo está perfectamente bien presentar nuevas soluciones ...

No hagas el trabajo que no necesitas hacer

Además de cuestionarse constantemente, de ir y venir entre trabajar y planificar, y experimentar con demasiadas herramientas de productividad, otro problema muy popular es hacer cosas que simplemente no necesita hacer. Ya sea porque se pueden omitir por completo o porque otra persona u otra cosa puede manejarlos mucho más eficientemente que usted..

Le daré un par de ejemplos en un momento, pero lo que es importante aquí no son necesariamente los ejemplos específicos, sino la idea principal en general: la idea de buscar herramientas y soluciones que puedan hacer que las tareas que antes requieren mucho tiempo consuman menos tiempo..

Así que el primer ejemplo es lanzar clientes y enviarles propuestas. Si trabaja por cuenta propia o trabaja en un departamento de su empresa que involucra la divulgación con el cliente, pasará mucho tiempo administrando las cosas, revisando los correos electrónicos, verificando si ha perdido algo, etc..

Esto no es productivo. Lo que debes hacer en cambio es enfocarte en el núcleo de la tarea, lo que es realmente importante. Cuando hablamos de clientes de lanzamiento, lo importante es encontrar al posible cliente adecuado y ofrecerles algo que pueda ayudarles. Gestionar el terreno de juego en sí no es algo que debería estar en su plato si desea ser productivo.

Una herramienta como Bidsketch puede ayudarlo con este tipo de cosas y manejar la parte de administración completamente. Enviará su propuesta, la rastreará e incluso le informará si el cliente la vio. Como resultado, podrá concentrarse solo en hacer el núcleo de su trabajo.

Pasemos al siguiente ejemplo: vender productos o servicios en línea. Normalmente, hacer esto requiere mucho trabajo para manejar la tecnología. Si tiene una tienda en línea personalizada construida, que es la forma en que trabajan muchas pequeñas empresas, debe administrarla constantemente y asegurarse de que todos los detalles técnicos funcionen correctamente. Publicidad

Pero esto es un desperdicio de su valioso tiempo. Con una herramienta como Shopify, puede construir una tienda personalizada en minutos y luego dejar que Shopify maneje el trabajo pesado, para que pueda concentrarse en realidad de venta, en lugar de en gestionando ventas.

Finalmente, el último ejemplo que tengo para usted es administrar sus datos: los archivos en su computadora portátil, su escritorio o su dispositivo móvil, y asegurarse de que todo esté seguro y respaldado. Hace años, esto se hizo a través de memorias USB, pero en estos días tenemos Dropbox, Box, SugarSync y muchos más. Todas estas herramientas se han creado para garantizar que sus archivos estén seguros, por lo que no necesita realizar una copia de seguridad activa..

Los ejemplos son muchos, así que lo que quiero que saques de esto es el siguiente proceso. Su objetivo es identificar los agujeros de productividad en sus listas de tareas pendientes y ayudarlo a solucionarlos:

1. Revise las tareas que está realizando y elija las que consumen la mayor parte de su tiempo..
2. Nombre las actividades principales (las más importantes) como parte de esas tareas. Por ejemplo, como dije con los clientes de lanzamiento, la actividad principal es encontrar a los clientes correctos y ofrecerles la solución adecuada..
3. Enumere todas las actividades secundarias que se requieren para manejar esas tareas (sin embargo, no son las principales). Nuevamente, para los clientes de pitcheo, por ejemplo, es el envío de lanzamientos, propuestas, seguimiento de respuestas, etc..
4. Intente encontrar una herramienta que optimice esas actividades no básicas para usted.

Le garantizo que si hace esto solo para las tres tareas principales que requieren más tiempo, verá grandes mejoras en su productividad. Y si combina esto con la primera técnica que compartí aquí: ser un CEO en la mañana y un trabajador durante el resto del día, multiplicará sus resultados para siempre..

¿Qué piensas sobre esto? ¿Estás en un agujero de productividad ahora mismo que preferirías salir de?