GTD Refresh, Parte 4 Cómo ordenarse

La semana pasada, hablé de finalmente poner mis proyectos en orden. Por supuesto, eso no es algo de una sola vez, pero aún no estoy listo para hablar sobre el proceso de traer nuevos proyectos a mis listas, ya sea “sobre la marcha” o como parte de mi revisión semanal.

Pero controlar mis proyectos, tanto los grandes (hay una propuesta de libro que quiero escribir) como los pequeños (necesito encontrar un dentista decente) es un proceso de dos pasos. El primero es lo que describí la semana pasada: identificar todos mis proyectos activos y obtener las siguientes acciones asignadas a cada uno de ellos. La otra parte del proceso es prepararme para realmente hacer ellos. Publicidad

En algunos casos, por supuesto, puedo averiguar qué es lo que se necesita hacer y seguir adelante y hacerlo. Pero para los proyectos más grandes, necesito materiales, y eso significa archivos..

Mantener archivos es un área débil para mí, no porque yo, como cualquier otro experto en productividad, no tenga una apreciación sana y lujuriosa de las carpetas de archivos y de mi etiqueta GTD estándar, sino porque es la menos interesante y La parte más complicada de hacer algo. Pero estoy a 1800 millas de mi hogar: si voy a hacer algo en esta estadía de 5 semanas, no tengo espacio para olvidar nada crucial, o para ser desorganizado.

No puedo pensar en nada menos interesante que hablar de poner papel en carpetas (excepto quizás en realidad poniendo papel en carpetas) y he publicado sobre la presentación antes, así que no voy a entrar en la mecánica de todo aquí, excepto para decir que cada proyecto obtiene una carpeta (o, a veces, un cuaderno rígido, si se va a desplegar). durante un largo período de tiempo) y cada carpeta está claramente etiquetada. Mientras un proyecto está activo, me cuido de guardar cada trozo de papel relacionado con él - Preferiría tener un poco de limpieza adicional para hacer al final de un proyecto que encontrarme sin algo que no sabía que sería importante en el futuro. Publicidad

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De lo que sí quiero hablar aquí es de la literatura perenne de productividad personal: papel vs. tecnología..

Ahora, soy un gran viejo friki, no puedo evitar eso. Soy el tipo de persona que probablemente no tenga su nariz atorada en su Blackberry, que fantasea con las nuevas configuraciones de la red doméstica (tengo dos PC viejas debajo de la mesa de mi cocina esperando ser reutilizadas ...), y quién viaja con no uno, pero dos computadoras portátiles Me encanta el software bien diseñado que hace un trabajo a la perfección, y me encanta la capacidad de búsqueda y la seguridad de mantener información importante en formato electrónico, preferiblemente con copia de seguridad en varios lugares.

Dicho esto, estoy tan lejos de la ausencia de papel como sea posible. Mi sistema de productividad, de hecho mi oficina en su conjunto, es “lleno de papel”. A pesar de todos los argumentos en contra, y créanme, el impacto ambiental solo me duele, aunque trato de usar papel reciclado siempre que puedo conseguirlo, creo que el papel es importante. No hay papel, no hay productividad. Publicidad

Por un lado, soy escritor. Y aunque estoy bastante cómodo dejando que las palabras fluyan de mis dedos a través del teclado a la pantalla, no puedo editar de esa manera. Simplemente no me siento lo suficientemente cómodo con la pantalla para leer durante mucho tiempo, y especialmente para no hacer el tipo de replanteamiento meticuloso relacionado con una revisión para publicación.

Pero eso es sólo para escribir. Mi preferencia por el papel va más allá de la simple edición y revisión. Y aquí es donde, espero, se vuelve interesante para los GTD de todo el mundo..

Hay algo muy físico sobre GTD, o tal vez sobre trabajar en general. Algo sobre escribir cosas con un bolígrafo o lápiz en un papel real, sobre sostener cosas en sus manos, que actúa como un disparador para la acción. Correo electrónico, notas de Evernote, tareas en las listas de tareas en línea. Me resulta muy fácil desplazarse por ellas, mirarlas y pensar. “Sí, eso es algo que hay que hacer.” y no en realidad hacer eso. Publicidad

Pero el papel, algo que tengo en mis manos, algo que manipulo físicamente ... Es como si la interacción física con mi trabajo de una manera material dispara esa parte animal de mí que siente que el sol se mueve a través del cielo y sabe que trabajo debe ser hecho, Y si no ahora, será demasiado tarde..

Así que mientras uso todo tipo de herramientas tecnológicas virtuales para hacer las cosas, al final la mayoría de las cosas se convierten en un archivo en papel, una carpeta de archivos gruesa y pesada llena de papeles. Compro carpetas decorativas de archivos por dos razones: a) tienden a estar hechas de material más resistente que las carpetas planas, por lo que se resisten a un mejor uso, yb) se diferencian fácilmente una de la otra, lo que hace que mi trabajo sea un poco más fácil para llegar a.

Cuando estoy listo para ir a trabajar, la carpeta sale, los contenidos se escanean, y de alguna manera, casi como por arte de magia, me pongo a trabajar. Y las cosas se hacen.