Teoría fundamental de la productividad Menos es más

El arte y la ciencia de la productividad mejoran tus resultados y tu vida. Una de las teorías básicas de la productividad puede resumirse como “menos es más.” Vamos a explorar las diversas formas en que puede aumentar su productividad a través de menos. Después de todo, no podemos aumentar las horas del día, pero sí podemos aumentar nuestro enfoque y nuestra creatividad..

1. Cuando escriba menos prioridades, logrará más

Una de mis ideas favoritas del libro de Tim Ferriss The 4-Hour Workweek es sobre el impacto de establecer menos prioridades. Como escribe Ferriss:

“Nunca llegue a la oficina o frente a su computadora sin una lista clara de prioridades ... No recomiendo usar Outlook o listas de tareas computarizadas, porque es posible agregar un número infinito de elementos ... Nunca debe Ser más de dos elementos de misión crítica para completar cada día. Nunca.”

He encontrado esta recomendación valiosa y vale la pena ponerla en práctica. Además, escribir una lista de tareas con cien elementos que se deben entregar en un solo día simplemente lo desalentará..

2. Cuando se limite a 7-10 metas anuales, será más probable que logre sus metas

El empresario y autor, Micheal Hyatt, defiende el establecimiento de aproximadamente siete a diez objetivos anuales que cubren toda su vida (carrera, salud, intelectual, financiero, etc.). Establecer metas desafiantes es vital para vivir una vida de la que estés orgulloso, en lugar de simplemente marcar las tareas. En mi experiencia, 7-10 goles es el “Zona de Ricitos de oro” para grandes metas anuales.

3. Cuando evite los correos electrónicos de trabajo en casa, será más feliz y más productivo.

Un estudio publicado en el Academy of Management Journal encontró que los profesionales a menudo se enojan cuando reciben correos electrónicos y mensajes de texto de su compañía después de las horas normales de trabajo. Cuando lo piensas, eso tiene mucho sentido. Después de todo, a menudo es poco lo que puede hacer para resolver un problema de trabajo en la noche cuando está lejos de sus archivos y la capacidad de buscar información de otros. Si sigue respondiendo el correo electrónico del trabajo y obsesionado con los problemas, le resultará más difícil relajarse y descansar. Publicidad

4. Cuando insiste en reunirse con agendas escritas, perderá menos tiempo..

Seguir una agenda escrita es un hábito clave para reuniones efectivas. Aún mejor, insistir en que todas las reuniones tengan agendas reducirá la cantidad de reuniones a las que asiste. Puede que enfrente un ajuste difícil al principio. Usted ganará horas de tiempo productivo cada mes. Si recibe resistencia a una agenda escrita, simplemente dígale a la persona “Antes de asistir a las reuniones, siempre busco prepararme para poder aprovechar al máximo el tiempo.”

5. Cuando evites el correo electrónico y las redes sociales a primera hora de la mañana, serás más productivo.

Como dijo Henry Ward Beecher, “La primera hora es el timón del día..” Importa cómo comiences el día. Muchas personas exitosas siguen una rutina definida de la mañana y se toman el tiempo para hacer ejercicio o leer un libro. Comenzar el día con el correo electrónico te pone en un estado de ánimo reactivo. Ese enfoque significa que estás descuidando tus metas y prioridades.

6. Cuando limites las horas de trabajo, tu enfoque mejorará.

En la industria de la contabilidad pública, hay una “temporada ocupada” A principios de año, miles de profesionales trabajan en auditorías. La presión límite de la temporada significa mucho estrés. Desafortunadamente, algunas personas en el sector se descuidan el resto de sus vidas. Peor aún, cuando asumes que estarás en la oficina por doce horas, no piensas en perder una o dos horas por la mañana..

7. Cuando tomes siestas, manejarás tus niveles de estrés.

Dividir de veinte a treinta minutos durante un día de trabajo es una forma de mejorar su productividad. Vincent Walsh, profesor de investigación del cerebro humano en el University College de Londres, comentó que las siestas mejoran la creatividad. El simple hecho de continuar con un problema de trabajo difícil no siempre es la estrategia correcta. Por supuesto, no todas las compañías tienen una política ilustrada sobre las siestas de la tarde, así que use su criterio..

8. Cuando tome todos sus días de vacaciones, será más feliz y más productivo..

¿Sabía que la ley de Nueva Zelanda exige que el personal tenga 30 días de vacaciones por año? El alto compromiso con las vacaciones no está haciendo nada para dañar la economía de Nueva Zelanda, según un estudio reciente de la OCDE publicado en USA Today. Tomarse un tiempo fuera de la oficina le permite ampliar sus intereses, crear nuevas experiencias y obtener el descanso que tanto necesita..

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9. Cuando reduzcas las notificaciones por correo electrónico, te centrarás más.

Las notificaciones (pitidos, zumbidos y sonidos) alguna vez fueron una idea divertida. Sin embargo, ha llegado el momento de reducir las notificaciones para mejorar su productividad. Si su trabajo o enfoque se interrumpe para revisar el correo electrónico cada pocos minutos, le llevará tiempo reenfocarse en su trabajo. Es por eso que debe tomarse el tiempo para desactivar las notificaciones (por ejemplo, desactivar las notificaciones de correo electrónico en los teléfonos iPhone y Android) o reducir la frecuencia (por ejemplo, revisar el correo electrónico cada hora en lugar de cada 5 minutos).

10. Cuando bloquees tu calendario, recibirás menos distracciones

En muchas organizaciones grandes, es una práctica común tener un calendario compartido. Este tipo de sistema facilita la programación de reuniones porque el organizador de la reunión puede encontrar un momento en que todos los que necesiten para la reunión sean gratuitos. Desafortunadamente, algunas personas comienzan a ver su calendario diario de oficina de una manera reactiva: un lugar para almacenar solicitudes de reunión. En su lugar, asegúrese de bloquear (es decir, programar “una reunión contigo mismo”) al menos 2 horas por día para permitirle concentrarse en sus actividades de alta prioridad.

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Por ejemplo, el podcast de Herramientas de administración recomienda evitar reuniones los lunes por la mañana.

11. Cuando reduce el consumo de televisión, tiene más tiempo para dedicarse a actividades satisfactorias..

Según la firma de investigación Nielsen, el estadounidense promedio ve más de 3 horas de televisión por día. ¿Y si redujeras tu ingesta en una hora? Eso te daría tiempo para aplicarte a otras actividades. Por ejemplo, finalmente podría comenzar a aprender cómo codificar, asistir a una clase nocturna un día a la semana o simplemente acostarse más temprano. Esta idea es especialmente valiosa si tiende a ver televisión (o video) durante horas y horas, independientemente del programa. Publicidad

12. Cuando disminuyas las noticias, estarás más feliz y menos ansioso..

La revista Psychology Today informó recientemente que ver programas de noticias de actualidad y de televisión puede hacer que la gente se sienta más ansiosa. En los últimos 20 años, ha habido un aumento en la cobertura de noticias negativas sensacionales. Según la investigación: “Las transmisiones de noticias negativamente equilibradas no solo lo harán sentir más triste y ansioso, sino que también exacerbarán sus preocupaciones y ansiedades personales..”

13. Cuando evites tomar decisiones importantes cuando estés cansado, cometerás menos errores..

Su nivel de energía afecta su capacidad para tomar buenas decisiones. Por ejemplo, a menudo es difícil mantener su genio bajo control después de un día estresante en la oficina. De hecho, los economistas han informado que es más probable que haga compras impulsivas (por ejemplo, comida chatarra) cuando está cansado.

Armado con esta información, usted puede decidir “duerme en el” cada vez que se le solicite tomar una decisión importante al final del día.

14. Cuando te acuestes más temprano, estarás mejor descansado y será más efectivo

Si está acostumbrado a pasar sus días sintiéndose cansado y agotado, simplemente irse a la cama una hora antes mejorará su productividad. Descansar más mejorará su capacidad para mantenerse enfocado y lo ayudará a tomar mejores decisiones, incluso en el camino. La Administración Nacional de Seguridad del Tráfico en las Carreteras informa que más de 200,000 accidentes automovilísticos en Estados Unidos son causados ​​por conductores adormecidos.

15. Cuando elimines el desorden en tu espacio de trabajo, perderás menos tiempo

El desorden es un problema común para muchos de nosotros. Cuando su área de trabajo está llena de desorden (revistas viejas, recibos de reclamos de gastos, montones de notas antiguas de Post-It), su productividad se ve afectada. Específicamente, pasará tiempo varias veces al día buscando materiales importantes. Según el Daily Mail, la búsqueda de artículos perdidos lleva al menos 10 minutos por día (lo que equivale a gastar más de $ 1100 por año en busca de artículos si su salario anual es de $ 70,000).

16. Cuando reduce el tiempo improductivo de viaje, puede lograr más

Los desplazamientos hacia y desde la oficina requieren una gran cantidad de tiempo que se puede utilizar de manera productiva. El estadounidense promedio pasa 50 minutos por día viajando, una actividad que muchos consideran aburrida o frustrante. Afortunadamente, puede transformar el tiempo de viaje en tiempo de educación! Si conduce un automóvil al trabajo, escuche los podcasts o compre una suscripción a Audible (un servicio que tiene 100,000 audiolibros). Además, también puede mirar a los desplazamientos en tren o metro, puede leer, estudiar o incluso obtener una ventaja en su trabajo. Publicidad

17. Cuando simplifiques tu rutina de la mañana, te convertirás en un maestro de la mañana.

Su acercamiento a su mañana tiene un impacto significativo en su productividad. Si estás desorganizado y duermes, una lucha loca para distinguir la puerta a tiempo será tu realidad diaria. En su lugar, puede seguir el ritual matutino de personas exitosas que se levantan temprano para que puedan leer, hacer ejercicio y cuidar otras actividades importantes..

Para optimizar su mañana, busque tareas recurrentes que pueda optimizar. Por ejemplo, considere colocar sus llaves y su teléfono celular exactamente en el mismo lugar todas las noches para que pueda ubicarlos fácilmente cuando salga. Durante el invierno, coloque toda su ropa de clima frío (gorro, guantes, botas, etc.) para que puedan secarse y estar listos para otro día..

18. Cuando configures un temporizador en tu trabajo, tus foucs mejorarán

En la mayoría de los entornos de trabajo profesional, las personas tienen un alto grado de autonomía en la forma en que organizan sus días. En general, esta libertad es una bendición. También es fácil caer en malos hábitos: leer artículos en la Web, mirar videos tontos o simplemente soñar despierto. En su lugar, configure un temporizador de 25 minutos para mejorar la productividad. Una vez que domine la rutina de trabajar de acuerdo con un horario, puede aumentar gradualmente la duración de sus períodos de enfoque.

19. Cuando reduzca los íconos en el escritorio de su computadora, será más productivo

El escritorio de su computadora no es un sistema de archivo efectivo. Para obtener los mejores resultados, recomiendo un máximo de una columna de iconos para las aplicaciones más utilizadas. Sugiero incluir sus principales aplicaciones de productividad (por ejemplo, Microsoft Word y Excel) y navegadores web (por ejemplo, Firefox y Chrome). El resto de tu escritorio será libre y claro..

Una vez que tengas ordenado el escritorio de tu computadora, busca una imagen de fondo de pantalla inspiradora que te ponga de buen humor. Explora estos siete sitios web para obtener imágenes de fondo de pantalla para que empieces tu imaginación.

20. Cuando moderas tu consumo de alcohol, tu salud mejorará.

En cruceros y otros destinos de vacaciones, se sirve cerveza, vino y otras bebidas de cortesía a los huéspedes. Mientras se disfruta, consumir demasiado alcohol perjudica tu productividad. El consumo excesivo de alcohol causa problemas de salud que le quitan tiempo a otras actividades. ¿No está seguro si sus hábitos de bebida son excesivos? Haga una cita con su médico para pedirle consejo..

Crédito de la foto destacada: Pocket Watch Classic / Tentes a través de pixabay.com