Consejos efectivos de correo electrónico

Las partes interesadas (audiencia y personas relacionadas)? ¿Tema? ¿Importancia? ¿Conexiones de Internet de remitentes y destinatarios? Son todos los problemas que debes tener en cuenta al enviarlos y al correo electrónico. Si desea enviar mensajes de correo electrónico de una manera más efectiva siguiendo los estándares generales de etiqueta de correo electrónico, continúe leyendo.

En este artículo, trataremos de abordar las diversas cuestiones importantes relacionadas con las etiquetas y protocolos de correo electrónico:

Consejos relacionados con la bandeja de entrada
Organiza tu correo - use los filtros (por persona / empresa / asunto / Estado del destinatario - Para, Cc o BCc) para organizar su bandeja de entrada y salida. El software que puede ayudarlo a hacerlo incluye Microsoft Outlook y Outlook Express. De esta manera podrá optimizar en su recibo de correo electrónico, leer y, a su vez, responder, ya que tiene todo su correo ordenado según las prioridades que establezca. Publicidad

Consejos para escribir y enviar correos electrónicos
¿Quiénes son las partes interesadas?? - ¿Y cuál es su importancia con respecto al tema de su correo electrónico? Si está escribiendo un correo electrónico en el trabajo para informar un incidente o para hacer un seguimiento de una fecha de vencimiento / fecha de vencimiento del proyecto en particular, es probable que tenga la siguiente configuración:
Para: Su destinatario principal real (a quien debe leer este correo electrónico)
Cc: (envíe una copia Carbon) del correo electrónico a las partes interesadas.
Hay 2 percepciones famosas sobre quién colocar en la sección de destinatarios de Cc de su mensaje de correo electrónico.
Un punto de vista es tener su administrador directo y, probablemente, el administrador directo de su destinatario. Esta copia generalmente se guarda como referencia y los gerentes no suelen consultarlos o leerlos a menos que tengan tiempo adicional O un problema relacionado con este correo electrónico ha aumentado..
El punto de vista opuesto (aplicado en otros lugares alrededor del mundo) es colocar a las personas que están en la categoría de FYI (Para su información) en la sección Cc. Estas personas necesitan conocer la información para realizar mejor el trabajo, pero no necesitan (necesariamente) responder al correo electrónico. Los defensores de este punto de vista no se comunican con sus gerentes..
BCc: (envíe una copia de Blind Carbon) del correo electrónico a otra parte que crea que necesita saber sobre el tema, sin permitir que otras partes (es decir, los destinatarios de A y Cc) conozcan el conocimiento de esta persona.

Conexión del destinatario: si sigue adelante e ingresa un correo electrónico largo con archivos adjuntos e imágenes y lo envía a alguien cuya conexión a Internet funciona con una marcación lenta, entonces él / ella también podría dejar de leerlo.!

Estado del receptor:
Horario de trabajo - ¿Ocupado? Mantener un correo electrónico corto y al punto es esencial ya que él / ella puede tener cientos de otros correos electrónicos para leer. Publicidad

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¿Acepta HTML? También puede consultar con su destinatario antes de enviarle correos electrónicos con contenido HTML, ya que la mayoría de las personas generalmente desactivan esta opción para reducir el tamaño de sus mensajes de correo electrónico..

Jerga: Trate de evitar las abreviaturas y la jerga específica del campo para que su destinatario pueda entenderlo. La mayoría de las veces, los ingenieros, por ejemplo, tienden a usar sus abreviaturas cuando se dirigen incluso a su alta gerencia, quienes pueden haber olvidado el significado de esta jerga técnica..

Según Nancy Flynn y Tom Flynn: "Al exigir a los empleados que utilicen un lenguaje apropiado y profesional en todas las comunicaciones electrónicas, los empleadores pueden limitar sus riesgos de responsabilidad y mejorar la eficacia general del correo electrónico y la copia de Internet de la organización en el proceso" Publicidad

Importancia: La clasificación de su correo electrónico en términos de Importancia, Urgencia y Confidencialidad también agrega un gusto de comprensión para el destinatario. Incluso puede hacer que sea obvio que el destinatario actúe identificando claramente las propiedades del correo electrónico en una tabla en la parte superior de su contenido..

Trate de que sea más fácil para su destinatario entender el propósito del correo electrónico. Incluso puede definir sus mensajes de correo electrónico como “Requiriendo acción”, “Para tu información - Para tu información”, “Requiere respuesta”, “Tiempo sensible”, u otras palabras clave relacionadas con la acción, el tiempo o la sensibilidad al principio.

Además, los programas de control de spam a menudo eliminan o descartan “Basura” Mensajes de correo electrónico sin temas o con significado ambiguo. Publicidad

Tapas - Nunca use letras mayúsculas al escribir y enviar un mensaje de correo electrónico a nadie. Para empezar, las gorras se consideran descortés y se parecen a gritar en el habla (Ellen Dowling).

Género de tema - Evita mezclar temas en tu email. A menos que su superior o cultura de trabajo lo requiera, mezclar los temas en un mensaje de correo electrónico puede confundir a sus lectores. Al menos, no mezcle el tipo de mensaje; Si está discutiendo el trabajo, entonces manténgase enfocado en los temas de trabajo sin desviarse de los problemas personales..

Lectura de prueba - Siempre revise la lectura de su correo electrónico antes de enviarlo. Puede tardar un minuto, y puede llevarle 10, pero después de todo estará seguro de que el mensaje que envió no contiene errores gramaticales, de vocabulario ni de uso apropiado..

Línea de asunto - Lo que escriba en el asunto es casi tan importante como el correo electrónico en sí. En la mayoría de los casos, su línea de asunto determina si el destinatario leerá su correo electrónico, o incluso cuándo lo leerá.