Fechas y GTD - Todo lo que necesitas saber

He sido fanático de GTD por alrededor de 3 años y medio y con eso he venido probando todos los diferentes tipos de sistemas a lo largo de los años. Sin embargo, a lo largo de ese tiempo también me he dado cuenta lentamente de que no se trata de las herramientas que usa, no en lo más mínimo. De lo que trata GTD es entender el proceso y usar su sistema para hacer más cosas en el trabajo y la vida..

Uno de los aspectos de GTD con los que más he tenido dificultades es la idea de las fechas; ya sean fechas de inicio, fechas de vencimiento, hitos, lo que sea. En GTD, el Sr. Allen no habla de la información de la fecha relacionada con las acciones más que de la breve discusión de cómo obtener un paisaje difícil a través de su calendario. Entonces, para eso, echemos un vistazo al amplio mundo de las fechas y GTD, y cómo se pueden usar dentro de su sistema. Publicidad

Fechas de inicio

Citando a Merlin Mann con respecto a las fechas de inicio:

“Las fechas de inicio son as. Las fechas de inicio son una forma de lanzar cosas hacia el futuro..”

No podría estar mas de acuerdo. Las fechas de inicio le permiten planificar sus acciones y proyectos de manera efectiva mientras mantiene cosas que no son tan importantes o sensibles al tiempo por el momento. Esto le permite concentrarse en las cosas que realmente importan en este momento sin que las tareas y los proyectos que están en su sistema se vean atascados pero que no se deban a semanas o incluso meses. Publicidad

Debido a la genialidad de las fechas de inicio, ya no puedo volver a un sistema que no admita fechas de inicio como un campo para una tarea o proyecto. Las dos aplicaciones que vienen a la mente que hacen esto bien son Toodledo y OmniFocus, pero estoy seguro de que hay al menos una docena más. Si tiene un montón de acciones en sus listas, definitivamente debería considerar usar las fechas de inicio para eliminarlas de manera que pueda concentrarse en las acciones y proyectos actuales..

“Falso” Fechas de vencimiento

Alguna vez hable de sí mismo con respecto a los proyectos.?

“Veamos. Tengo un informe al final del mes y tengo al menos 10 acciones que lo acompañan. Estoy esperando recibir noticias de John, obtener las notas de la reunión, resumirlas, hacer un resumen, etc. Así que, para la próxima semana, debería tener las notas resumidas y completar el resumen. Daré esa fecha de vencimiento del 27/02/11.” Publicidad

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Lo anterior es un buen ejemplo de “fechas de vencimiento falsas”; estas son fechas arbitrarias que configura para acciones dentro de un proyecto que vencen antes del proyecto de fecha de vencimiento real. En mi experiencia, este tipo de fechas de vencimiento no funcionan. Lo que tienden a hacer es permitir que los procrastinadores pospongan más tiempo, porque cuando ven las fechas de vencimiento empujan todo de nuevo al último minuto..

Aquí hay un enfoque mucho mejor; en lugar de dar a todas las acciones de su proyecto fechas de vencimiento falsas, asegúrese de que sus acciones sean “altamente factible”, lo que significa que son algo que se puede hacer dentro de 10 a 25 minutos. Esto ayudará a que un proyecto se mueva mucho más rápido. Lo que puede encontrar es que hace más cosas de las que hubiera otorgado a todas estas acciones con fechas de vencimiento falsas.

Fechas de vencimiento reales

Las fechas de vencimiento reales son la fecha de vencimiento real de una acción o proyecto. Este tipo de fechas generalmente las asignan los tipos de gestores de proyectos o las establece usted mismo como la fecha en que los proyectos o acciones se completarán. Publicidad

Cuando recibo una fecha de vencimiento para un proyecto escolar o una tarea en el trabajo, siempre la agrego a la acción o al proyecto y me esfuerzo mucho por evitar el síndrome de fecha de vencimiento falso del que hablé anteriormente. A veces, en mis notas de proyecto, me doy hitos que dicen que si para esa fecha y tal tengo un cierto número de acciones realizadas, entonces estoy en el buen camino, de lo contrario tengo que borrar mi registro de tareas para que me considere que estoy en hora. Esto funciona bien ya que no obstruye mi sistema con fechas de vencimiento falsas, pero aún así me permite verificar mi progreso en acciones y proyectos relacionados con fechas.

El paisaje duro

El paisaje difícil del que habla el Sr. Allen es la idea de poner cosas en su calendario que deben hacerse en ese día u hora en particular (piense en reuniones, acciones que solo se pueden hacer en una fecha o en una sola hora, o recordatorios para eso). día u hora). Este es un lugar sagrado y no debe estar abarrotado de cosas que no tienen una fecha de vencimiento difícil o acciones que usted pensaría que le gustaría hacer en una fecha determinada.

Sin embargo, debo admitir que si tengo un proyecto de larga data que tiene una fecha de vencimiento difícil, lo puse en mi calendario como un evento de todo el día. Que sea “bien o mal” Por GTD, realmente no me importa. Lo que esto ha hecho por mí es poner las cosas en perspectiva durante mi revisión semanal de acciones y proyectos que me permiten ver cuándo se deben realizar grandes proyectos o ciertas acciones de un vistazo del calendario. Aparte de estas fechas de vencimiento, el calendario se entrega para cualquier otra cosa que no sea lo que se mencionó anteriormente.