Las mejores prácticas aprovechan al máximo el trabajo en un mundo digital

Flujo de trabajo digital

Como director de marketing de productos en Adobe, hablo con los clientes todos los días sobre cómo pueden maximizar mejor su productividad en el lugar de trabajo. A menudo me dicen que pasan más tiempo pensando cómo hacer su trabajo que en realidad hacerlos..

Al enfrentarse regularmente con el asombroso volumen de información, tienen dificultades para mantener a todos en la misma página, realizar un seguimiento de la pérdida de datos, información e IP. Y hoy en día, los profesionales de todas las industrias utilizan una variedad de dispositivos como teléfonos inteligentes y tabletas para hacer el trabajo. Confiamos en la tecnología para hacer que nuestros días sean más productivos, pero con tantas herramientas y plataformas disponibles para nosotros en estos momentos, uno se pregunta si podríamos estar complicando las cosas en exceso. ¿No debería el mundo digital facilitar nuestras vidas y reducir la complejidad? Publicidad

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Los profesionales que trabajan, especialmente los que trabajan en un entorno de oficina, deben analizar detenidamente sus hábitos de trabajo digitales y reconocer si estos hábitos ayudan o perjudican la productividad. Los departamentos de TI pueden armar a los empleados con las herramientas y la capacitación adecuadas, pero en última instancia, los individuos tienen control sobre cómo ponen en práctica la capacitación y las herramientas..

El primer paso para aprovechar al máximo el trabajo en un mundo digital es controlar su flujo de trabajo digital. Que es un “flujo de trabajo digital”? Todos tenemos uno. Un flujo de trabajo digital se basa en procesos electrónicos que eliminan la necesidad de materiales de papel tradicionales. Publicidad

En el corazón de un flujo de trabajo digital están los documentos. Las empresas se ejecutan en los documentos. Contienen la historia de la empresa, las finanzas, los planes estratégicos, los datos de personal, etc. Para este post, me centraré en el documento digital debido al papel fundamental que desempeña en nuestro trabajo diario..

Poner contenido en contexto

Gracias a las redes sociales, ha habido un cambio dramático en la forma en que interactuamos con el contenido. El concepto de un documento solía ser un pedazo de papel, hecho digital. Pero ahora, cada trabajador tiene el poder de un estudio multimedia en su teléfono o computadora portátil. Publicidad

Ahora la pregunta es: ¿cómo usan esto y se vuelven más productivos al mismo tiempo? Un agente de seguros, por ejemplo, necesita procesar video, imágenes y formularios para agilizar una reclamación. Tendría más sentido combinar esa información de una manera digerible que sea intuitiva y fácil de navegar. Poner el contenido en contexto no solo añade claridad; También mejora la productividad porque la información es más procesable..

No rompas la cadena

Todos hemos estado allí: llegamos a un punto en el que trabajamos en un proyecto o una tarea en la que tenemos que descolgar el teléfono o enviar un correo electrónico para hacer algo. Entonces, esperamos. Sorprendentemente, el correo electrónico sigue siendo el mecanismo más utilizado para intercambiar archivos y comentarios en un flujo de trabajo típico. Publicidad

Un bufete de abogados, por ejemplo, está preparando constantemente documentos de casos, que incluyen declaraciones largas de testigos, informes de expertos y exposiciones, etc. Estos tipos de documentos pueden tener muchos cientos de páginas y, a veces, requieren cambios en el último minuto antes de ser enviados a La corte. Puede imaginar el poder humano que implica compilar, editar, revisar y enviar esta gran cantidad de información y el posible impacto negativo en la productividad. Proyectos como estos requieren herramientas que van más allá de crear un formulario PDF, editarlo y enviarlo por correo electrónico. Requieren una solución integral para completar con éxito el trabajo rápidamente, de principio a fin..

Protégete a ti mismo

Finalmente, si su información no está segura y protegida, no importará cuán eficiente sea su flujo de trabajo. En el mundo colaborativo en línea de hoy, es más importante que nunca que el software se actualice y el software antivirus esté instalado, sin importar qué plataforma o dispositivo esté usando. Un entorno desprotegido es una amenaza segura para la productividad y la propiedad intelectual.

¿Qué herramientas y técnicas está aplicando a su flujo de trabajo digital para maximizar la productividad??