5 consejos que duplicaron mi productividad el año pasado

Las metas te orientan, hacen que tu calendario se vea menos intimidante y te dicen cuándo celebrar tus logros, pero no importa cuántas metas tengas y cuán bueno seas para alcanzarlas, la productividad puede ser un problema importante. Por eso, en 2012, uno de mis objetivos principales era mejorar la productividad en todos los ámbitos. Experimenté, cambié los hábitos de sueño, cambié cuando me centré en ciertas tareas y probé una docena de teorías diferentes para ver qué funcionaba y qué no, y mientras que la gran mayoría de mis “genio” Las ideas resultaron tener muy poco (o negativo) impacto en mi productividad, algunas cosas funcionaron bastante bien.

Aquí hay cinco de las cosas que funcionaron mejor y cómo pueden usarse rápida y efectivamente para aumentar su propia productividad:

Trabajando menos horas

Cuando las cosas se ponen realmente ocupadas y parece que nunca, siempre quedar atrapado, la reacción instintiva de la mayoría es trabajar Más, no menos. Sobre una base estrictamente lógica, tiene sentido: cuando trabajas más, haces más, ¿verdad? Como descubrí el año pasado, puede que este no sea el caso; siempre he notado que en los días en que tengo MUCHO tiempo para hacer las cosas, tiendo a hacer menos cosas en general, y en 2012 sucedieron dos cosas para confirmarlo..

Primero, comencé a tomar medio día dos veces por semana para pasar tiempo con mi hijo. En esos dos días trabajaría desde las 7 am hasta la 1 pm; alrededor de 3 horas menos que mi horario normal. Al principio fue muy estresante, pero con el tiempo me di cuenta de que en realidad estaba haciendo tanto o más cosas en esos días que en los días que trabajé hasta las 4 de la tarde. Publicidad

En segundo lugar, instalé RescueTime. Recomendado por Tim Ferriss en La semana laboral de 4 horas, Rescue Time se instala en el fondo de su Mac o PC y realiza un seguimiento del tiempo que dedica a ciertas tareas. Puede usarlo para bloquear ciertas tareas o proporcionar analíticas avanzadas si lo paga, pero yo uso la versión gratuita solo para recibir un correo electrónico semanal que me dice qué tan productivo fui en una semana determinada. Cada domingo aparece un correo electrónico que incluye la cantidad de horas trabajadas y el porcentaje de productividad que alcancé esa semana.

La primera semana, trabajé 45 horas y tuve un 73% de productividad, lo que me dijo que Rescue Time era mejor que aproximadamente el 75% de las personas que usaban el sitio. Sin embargo, me propuse alcanzar ese número al menos en un 80% y la única manera de hacerlo era trabajar menos horas. Cuando comencé a trabajar menos, al principio para hacer lo de papá los martes y miércoles y más tarde para asegurarme de que tenía fines de semana para el trabajo en el patio y el tiempo en familia, noté que mi productividad aumentó considerablemente. Me recordó a la ley de Parkinson; Si te das un tiempo determinado para completar una tarea, completarás ese tiempo hasta que se complete, así que cuando me di 45 horas para terminar el trabajo de una semana, me tomó 45 horas. Cuando solo me daba 35 horas, aún tenía todo listo, además tenía mucho más tiempo para mí mismo, lo que a su vez redujo el estrés y me hizo aún más Más productivo.

Desenchufar una vez a la semana

Casi al mismo tiempo que me di cuenta de que estaba desperdiciando cerca de 12 horas a la semana en mi escritorio leyendo correos electrónicos y viendo videos de YouTube, comencé a preguntarme si pasaba demasiado tiempo frente a una pantalla. Los sábados y domingos, literalmente, solía gemir cada vez que necesitaba iniciar sesión y enviar un correo electrónico; Mi cerebro y mi cuerpo estaban desgastados por la fatiga de la pantalla. Como tal, decidí apagar todo por un día (de manera voluntaria, todavía estaba disponible si había una emergencia laboral) y pasar tiempo trabajando afuera, haciendo recados con mi familia o jugando juegos de mesa con amigos.

Esto no solo me ayudó a superar la ansiedad de la fatiga de la pantalla durante el fin de semana, sino que me hizo mucho más productivo cuando ingresé los lunes por la mañana. No temía la idea de encender mi computadora; Lo abracé. Publicidad

Automatizando tanto como sea posible

Todos tienen un puñado de tareas en las que pasan demasiado tiempo trabajando; las pequeñas cosas que consumen el tiempo fuera de su día con muy poco o ningún beneficio. Ya sea una tarea de mantenimiento como actualizar sus hojas de cálculo financieras o una tarea de comunicaciones como enviar correos electrónicos, está perdiendo de 5 a 10 horas a la semana haciendo cosas que son A) aburridas o B) de bajo rendimiento. Siempre supe esto, y aunque lo odiaba, no podía hacer mucho al respecto. La automatización llevó mucho tiempo, o dinero, ninguno de los cuales tenía.

En 2012 hice la inversión y comencé a automatizar tareas clave. Cosas como:

• Email - En lugar de tenerlo abierto todo el día, cerré mi aplicación de correo y solo la revisé dos veces al día. Dejo Skype en el ínterin y todos saben que si es importante, solo deben llamarme o Skype..
• Contabilidad - Configuré una nueva cuenta de Freshbooks, instalé la aplicación móvil en mi iPhone y comencé a enviar facturas y actualizar los gastos mientras estaba en movimiento. Combinado con Quickbooks para contabilidad general, ahora solo se necesitan 20 minutos a la semana para actualizar todos mis datos financieros en lugar de la hora o dos que pasaba todos los viernes antes.
• Listas de tareas - Para las aplicaciones GTD de gran impacto, tendrás que gastar algo de dinero. Hay algunos grandes regalos, como Wunderlist, pero la mayoría de las herramientas más grandes, multiplataforma y de sincronización en la nube cuestan dinero. Dicho esto, valen la pena la inversión; Estimo que he guardado docenas, si no cientos de horas, los últimos 18 meses con Omnifocus en mi teléfono y computadora.
• Subcontratación - Cuando subcontraté antes, fue una prueba: o pasé todo el día respondiendo correos electrónicos y llamadas telefónicas, o recibí un producto terminado que no estaba ni cerca de lo que había pedido. He invertido algo de tiempo en la creación de materiales de capacitación para contratistas, como videos, guías de estilo y plantillas que aseguran que la subcontratación sea MUCHO más fácil de hacer correctamente..

La automatización, cuando se implementa correctamente, puede proporcionar un impulso inmediato a la productividad y, finalmente, ayudarlo a recuperar parte de la energía mental que ha estado gastando en tareas de rutina..

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Registro y revisión de los hábitos de trabajo clave

Uno de mis libros favoritos de 2012 fue El poder del hábito por Charles Duhigg. En él, Duhigg habla de todo, desde cómo funcionan los hábitos hasta las cosas asombrosas que las personas han podido lograr al cambiar pequeños hábitos clave. Publicidad

Después de leer el libro, me di cuenta significativamente más de las cosas que hacía todos los días y que me hacían una pequeña parte de mis horas productivas, como cuando era más probable que leyera críticas de películas o navegara en Facebook, por qué bajaba dos o más. tres veces más en la tarde, y las muchas cosas que me retendrían en la mañana y me harían empezar a trabajar tarde. Si bien no lo he solucionado todo, simplemente ser consciente de esos pequeños problemas fue un gran primer paso..

Comienza con la observación: pasa dos o tres semanas tomando notas de lo que haces. Mantenga un diario en su computadora o compre un cuaderno y escriba notas rápidas. Nada es demasiado pequeño. Escriba cuándo come, cuándo toma descansos, cuando mira sitios web que no debería, etc. (RescueTime puede ayudar aquí también). Después de un par de semanas, tendrá una idea mucho más clara de lo que se está interponiendo en su productividad. Luego, mire esos hábitos e identifique la señal, la rutina y la recompensa. La señal es el desencadenante: el acto, pensamiento o momento que te hace querer seguir ese hábito..

En mi caso, me di cuenta de que cada vez que terminaba una tarea de trabajo, navegaba inmediatamente por un sitio web que no tenía nada que ver con el trabajo, una especie de limpieza mental. La señal fue terminar el trabajo, la rutina fue visitar IGN y la recompensa fue que no tuve que pensar en el trabajo durante 5 minutos (15 minutos). Para cambiar este hábito, comencé a levantarme y hacer algunos estiramientos cada vez que terminaba una tarea. La clave era la misma: quería hacer algo diferente después de escribir 5 artículos, pero la rutina cambió, y no solo mejoró la productividad, sino que me sacó de esa silla..

Busque momentos similares en su día y formas en que puede cambiar esos hábitos para aumentar la productividad. Publicidad

Dejar de lado el tiempo de revisión / reflexión una vez al mes

Dime si esto me suena familiar: todos los días, durante al menos unos minutos, me distraería un poco. “cuadro grande” tarea. Finanzas, programación, correo electrónico, clientes, sea lo que sea, dejaría de escribir y comenzaría a tomar notas ya pensar en mis próximos pasos. Me gusta ser organizada, muy organizada, pero como freelancer, la organización solo te lleva muy lejos. También debe ser flexible, por lo que los ejercicios de planificación aparecerán todos los días de la semana. Probablemente pasaba 1-2 horas al día mirando mi calendario y haciendo listas; En realidad no estoy haciendo nada, pero sin duda pensándolo mucho.

Decidí reservar dos horas todos los viernes y un día todos los meses en los que pensaría en esos objetivos más grandes y generales, y el resto del tiempo, simplemente trabajé. Si tenía una idea de lo que estaba haciendo o no, simplemente trabajé. Esto no solo redujo la cantidad de tiempo que pasé ajustando mi agenda, sino que mejoró la productividad al eliminar las distracciones y forzarme a hacer las cosas..

La productividad se está saliendo de tu propio camino

No es fácil ser productivo todo el tiempo. Hay momentos en los que solo quieres ser perezoso y no hacer nada durante unos minutos, y eso es perfectamente normal. Las personas más productivas son las que tienen un sistema implementado que permite esos momentos perezosos y los reactiva a toda velocidad en el momento en que están listos..

A medida que hago más en menos tiempo, automatizo las tareas que consumen más tiempo y cambio más mis hábitos en 2013, espero no solo ser más productivo sino también más feliz en lo que hago. Si bien no todos los consejos de esta publicación son adecuados para todos, le garantizo que la implementación de solo un par lo ayudará a realizar más tareas..

¿Qué estrategias has usado en tu vida para hacer más? ¿Cómo aumenta la productividad sin establecer expectativas poco realistas? Apague el sonido abajo en los comentarios.