4 formas en que tu correo electrónico usa tu productividad

El correo electrónico es una parte importante de la vida de la mayoría de las personas. Lo usa para comunicarse con sus seres queridos, obtener actualizaciones de proyectos de los clientes, enviar a sus clientes promociones para sus productos y muchas otras cosas..

Con esta gran dependencia del correo electrónico, también se ha convertido en una especie de caballo para ser una herramienta ineficaz. El correo electrónico no es el problema, cómo usted elige usar su correo electrónico es el problema.

Si utiliza su correo electrónico de manera ineficaz, por supuesto, es una herramienta terrible. Un destornillador hace un martillo terrible, pero no insistimos en usarlo como un martillo mientras lamentamos lo terrible que es ser un martillo..

La próxima vez que se queje sobre el correo electrónico, asegúrese de no usarlo de estas 4 formas en que nunca debe usarse.

1. No es un administrador de tareas

Su correo electrónico no es un lugar para recopilar un montón de elementos de acción. No es tu lista de tareas. Publicidad

En primer lugar, no hay una forma real de priorizar sus correos electrónicos, no tienen fechas de vencimiento y no se pueden agrupar fácilmente en proyectos..

En segundo lugar, no controlas las cosas que entran en tu bandeja de entrada. Cualquiera puede enviarte algo que crea que es importante que hagas y luego tienes que usar la capacidad del cerebro para decidir qué hacer con ese elemento..

En tercer lugar, no puede asignar un correo electrónico a alguien y luego hacer un seguimiento de cómo va. Seguro que puedes reenviarlo, pero ¿ves las actualizaciones entre las otras personas en el correo electrónico solo cuando quieres verlas? No, te agrupas con un CC y solo obtienes todas las actualizaciones, incluso cuando no tiene importancia para tu día..

En lugar de usar su bandeja de entrada como un lugar de recolección para sus tareas, necesita usar algo como Todoist u OmniFocus para rastrearlas. Si estás en un equipo y las tareas deben cambiar de manos regularmente, es hora de buscar un sistema más robusto como Redbooth o Basecamp..

Cuando se siente una vez o dos veces al día, trate todo lo que esté en su bandeja de entrada, ya sea respondiéndolo de inmediato o presionándolo en su sistema de administración de tareas para que se trate más adelante. Una vez que esté en el sistema de gestión de tareas de su elección, puede darle prioridad y programarlo para ser tratado.

2. No es una carpeta de archivos Publicidad

Sí, la búsqueda en algunos proveedores de correo electrónico es bastante buena, por lo que puede encontrar cosas con bastante facilidad, pero su correo electrónico no es una gran carpeta de archivos para que almacene cosas..

En primer lugar, no puede buscar en los archivos adjuntos como una herramienta como Evernote puede. Donde Evernote le permite buscar y encontrar ese texto en el documento de correo electrónico específico, le deja una larga lista de elementos con los archivos adjuntos que necesita para encontrar lo que necesita.

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En segundo lugar, no puede organizar de manera eficiente todos esos activos, ¿cómo incluir una nota escrita a mano que debe ir con el correo electrónico? Puedes tomar una foto y enviarla por correo electrónico a ti mismo, pero eso simplemente significa que está dentro de todos los demás correos electrónicos desordenados que realmente no son tan importantes como el único correo electrónico de "sí" que aprobó un cambio en un proyecto..

En lugar de guardar todos sus documentos en su correo electrónico, use herramientas como Evernote para administrar todos sus archivos digitales. Utilice una herramienta de gestión de proyectos como Basecamp para vincular documentos importantes con sus proyectos..

3. No es un teléfono.

La belleza del correo electrónico es que es asíncrono, por lo que puedo lidiar con un correo electrónico cuando es bueno para mí y puedes hacerlo cuando es bueno para ti. No tenemos que negociar un momento para hablar en medio de nuestros horarios ocupados. Publicidad

Pero el texto pierde tanto significado y muchas veces la espera de esa respuesta retrasa un proyecto real con una fecha límite real. Con demasiada frecuencia, nuestro amor por el correo electrónico significa que nunca pensamos en descolgar el teléfono, por lo que tenemos 22 correos electrónicos durante 5 días tratando de aclarar los matices que podrían haberse aclarado en una llamada telefónica de 2 minutos.

Use todas las herramientas a su disposición para aportar claridad a su trabajo y eso incluye el teléfono. Si envía más de 2 correos electrónicos tratando de aclarar algo, es hora de descolgar el teléfono y tener esa llamada telefónica de 5 minutos para volver a encarrilar las cosas..

4. Tu correo electrónico intenta construir consenso

A menudo, las cosas se ponen en espera porque no se proporcionó una acción clara en un correo electrónico. Para combatir esto, es hora de comenzar a hacer tus correos electrónicos cortos y procesables..

Haga de cuenta que le hace a alguien una pregunta que tiene 2 resultados posibles. La mayoría de los correos electrónicos se verían así:

Hola bob,

Me preguntaba si te gustaba A o B. Déjame saber.

Esa es una manera terrible para que esperes para siempre a que te muevas porque Bob simplemente no trata su correo electrónico rápidamente. En vez de eso escríbelo así.

Hola bob,

Me preguntaba si le gustaba A o B. Creo que A es el camino a seguir y, a menos que tenga noticias de usted en 2 días, eso es lo que haremos.

Ahora no estás atascado esperando a Bob, le dijiste que en 2 días irás con la opción A. Si Bob no te contesta en 2 días, hazlo..

Si realmente necesita que Bob haga un pesaje no envíe ese correo electrónico, llame a Bob y tómese 5 minutos para procesarlo y luego continúe. Publicidad

Si puede dejar de usar su correo electrónico de estas 4 formas terribles, encontrará rápidamente que el correo electrónico no es tan malo. Solo necesitabas usarlo para el trabajo correcto.

Crédito de la foto destacada: Rolands Lakis a través de flickr.com