3 personas que necesitas entrenar para usar la bandeja de entrada

Cuando llegas a tu escritorio, ¿hay un recibo de mensaje en tu teclado? Tal vez una nota Post-It en tu monitor? Tal vez una pila de archivos importantes en su silla? Cada uno de esos montones de papeles necesita su atención, pero no hay exactamente ningún orden. Los archivos se apilarán en otro lugar de su escritorio para que pueda sentarse. El recibo del mensaje se empujará hacia un lado para que pueda ocuparse de algo en línea de inmediato, y algo similar le sucederá a ese Post-It para que pueda ver la pantalla. Es probable que todas esas piezas de papel muy importantes se pierdan en el orden aleatorio después de que te sientas. ¿No desearías que todos fueran a una sola bandeja de entrada, para que puedas procesarlo todo de una vez, cuando tengas tiempo? Publicidad

Es relativamente para asegurarse de que todos sus correos electrónicos y notificaciones en línea vayan a la bandeja de entrada correcta. Con el reenvío de correo electrónico y algunos filtros, puede incluso automatizar su bandeja de entrada de correo electrónico. Pero cuando trabaja con papel, puede terminar fácilmente en media docena de bandejas de entrada, luchando por mantenerse al día con el papeleo. Incluso en las oficinas supuestamente 'sin papel', usted todavía termina con la cantidad de papeleo que necesita procesar. Es muy posible simplificar su papeleo, pero puede requerir algo de entrenamiento para asegurarse de que todo termine en su bandeja de entrada. Hay unas cuantas personas que particularmente necesitan ese entrenamiento..

1. usted!

Cuando se trata de asegurarse de que los documentos ingresen a su bandeja de entrada, usted es un culpable clave. En primer lugar, ¿tienes un buzón de entrada? Muchas personas tratan su escritorio entero como una bandeja de entrada, y son aún peor en casa. Su primer paso debe ser poner una canasta o denotar su bandeja de entrada. A partir de ahí, debe asegurarse de que todo lo que necesita ser procesado llegue a su bandeja de entrada, en lugar de caer en cualquier otro lugar. La pila de archivos en su silla y el recibo de mensajes en su teclado deben configurarse en su bandeja de entrada tan pronto como se siente. Publicidad

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También vale la pena poner cualquier otra cosa que necesite manejar en esa bandeja de entrada: si toma notas de manera rutinaria o hace listas en pedazos de papel o en un cuaderno, es probable que esas anotaciones deban verificarse y completarse tanto como cualquier otra nota que se haya caído sobre su escritorio. . Poner esas notas en su bandeja de entrada crea el hábito de mirarlas..

También tienes que entrenarte para revisar tu bandeja de entrada regularmente. Personalmente, encuentro el procesamiento del papel inmediatamente antes o después de que me ocupe de la bandeja de entrada de mi correo electrónico, lo que significa que puedo revisar todo de una vez, pero tendrá que encontrar un sistema por sí mismo. El objetivo de Inbox Zero es tan importante para su papeleo como su correo electrónico. Publicidad

2. Tus compañeros de trabajo

Dependiendo de su mundo ideal, es posible que desee que sus compañeros de trabajo le envíen un correo electrónico con respecto a nuevas tareas, proyectos u otros elementos que quieran llamar su atención. Pero es bastante difícil eliminar todos los intercambios de papel: después de todo, si un compañero de trabajo necesita entregarle un archivo físico o necesita su firma en una página en particular, es probable que él o ella le entregue algunos papeles. Sin embargo, eso no significa que no puedas controlar la forma en que se va esa mano..

Si está sentado en su escritorio, generalmente puede ordenar a sus compañeros de trabajo que configuren las cosas en su bandeja de entrada. Considérelo como tal y la mayoría de sus compañeros de trabajo tendrán la idea de que preparar documentos allí los tomará mucho más rápido. Siempre habrá gente que no logrará acceder a la bandeja de entrada, incluso si colocas un gran cartel en ella, pero si puedes conseguir que incluso algunas personas utilicen tu bandeja de entrada, puedes llegar al punto en el que barajes los papeles por tu cuenta. no es tanto de una molestia Publicidad

3. Ups más altos

La capacitación de supervisores, gerentes y otras personas que efectivamente pueden decirle qué hacer puede ser difícil. Puede pedirles educadamente que se ajusten a su sistema, por supuesto, y algunos se esforzarán por hacerlo, pero algunos de los más altos considerarán que realmente deben ajustarse a su sistema, dado el estado de la cadena alimentaria. Esto puede traducirse en más re-archivo para usted, sin muchos pasos que puede tomar.

Sin embargo, entrenar a su supervisor para usar su bandeja de entrada no es imposible. Es una cuestión de mostrar los efectos de tener realmente algo en su bandeja de entrada: si puede acceder a algo en su bandeja de entrada más rápido que algo fuera de él, puede demostrar el valor de usarlo. No estoy sugiriendo que te vuelvas completamente pasivo agresivo con tu jefe e ignores todo lo que no llega a tu bandeja de entrada (no va a ayudar a tu situación), pero no es irrazonable manejar todo en tu bandeja de entrada y luego comenzar a buscar. para proyectos o tareas que pueden haberse acumulado en otros lugares, alguien podría esperar que usted verifique.

Tu bandeja de entrada

Una bandeja de entrada en su escritorio puede sonar como una pequeña cosa para la productividad. Después de todo, si hay algo en su escritorio, es probable que finalmente lo logre. Una bandeja de entrada es simplemente una forma de acelerar el proceso. No tienes que preocuparte por qué abordar a continuación. Solo toma el siguiente elemento en tu bandeja de entrada y sigue trabajando. Aún mejor, si puede adquirir el hábito de archivar, triturar o guardar cualquier papel que retire de su bandeja de entrada, existe la esperanza de mantener un escritorio bastante limpio, en el que pueda trabajar fácilmente.!