14 plantillas de administración del tiempo para ayudarte a organizarte

  • Matthew Goodman
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La gestión del tiempo es la habilidad que desbloquea todas las demás habilidades. Además, si quieres avanzar mejor, la administración del tiempo te ayudará. Si desea un mejor equilibrio entre el trabajo o la vida, la gestión del tiempo es la respuesta. Si desea sentirse menos abrumado y tener más control, administrar su tiempo mejor es la respuesta. En el corazón de una administración del tiempo más efectiva, se encuentra un sistema de administración del tiempo y un conjunto de listas que respalda. Estas plantillas de administración de tiempo pueden ayudarlo a crear esas listas..

Si su mejor amigo utilizara su sistema de gestión del tiempo, ¿qué diría él / ella??

Al leer este artículo, es probable que caigas en uno de los 3 grupos;

  • Los que están en la Denegación: "Estoy tan ocupado que no hay manera de que tenga tiempo de mejorar mi gestión del tiempo".
  • Aquellos en Ignorancia: 'Mi sistema de administración del tiempo ha estado funcionando bien durante 15 años'.
  • Aquellos que lo necesitan: 'Si esto puede ayudarme, lo intentaré porque estoy seguro de que puedo hacer algunas mejoras'.

Al apelar al grupo de "Aquellos que lo necesitan", estas plantillas de administración de tiempo ayudarán. Son sencillos, prácticos y puedes usarlos de inmediato. Si tuvieras el tiempo, habrías creado plantillas similares. Es difícil cuando estás en las trincheras..

Mi pasión es ayudar a los demás y ser un ávido estudiante y formador de gestión del tiempo durante 14 años, quería compartir algo de lo que había aprendido. Aprendí de la manera más difícil para que no necesites.

Cómo usar cada una de las 14 plantillas de administración del tiempo

Las plantillas están diseñadas según el modo en que deben utilizarse. El primero es el más duro., Áreas de resultados clave (KRA) y luego se vuelven progresivamente más fáciles. Por ejemplo, la 'Lista de tareas diarias', la 'Lista de proyectos' y la 'Evaluación semanal'.

1. Áreas clave de resultados Plantilla de gestión del tiempo

Imagina el equipo de fútbol que apoyas, o si no tienes uno, un equipo al que apoye un amigo o solo uno que hayas escuchado. El mío es Oxford United (¡Cue el suave abuso!). Es probable que el KPI (Key Performance Indicator) de Oxford United gane la liga. Este es un objetivo de equipo que todos en el equipo pretenden lograr. Este objetivo no es para un individuo. Oxford United podría ganar la liga, pero ¿todos los jugadores "tiraron de su peso"? Aquí es donde los KRA son importantes. Un área de resultado clave (KRA) es un objetivo individual. La idea es que si cada persona trabaja para lograr su KRA, el equipo debe lograr su KPI. Volviendo a nuestro equipo de fútbol, ​​la KRA del portero podría ser una 'hoja limpia'. El KRA de Striker es marcar un gol por juego, y el KRA del Defensor es ganar el 80% de sus tackles. Cual es tu kra?

Acción: Complete su KRA's utilizando la plantilla de administración de tiempo # 1 para que ahora sepa por qué está en la nómina: KRA's. Publicidad

2. Diario para hacer la lista Plantilla de gestión del tiempo

Esta plantilla de administración del tiempo es la más fácil de entender porque solo requiere una lista de lo que va a hacer cada día. El desafío es que muchas personas escriben una lista continua de tareas y no una lista de tareas para cada día. Tener una lista de tareas por día enfoca la mente. Si no tiene una lista de tareas por día, dos cosas tienden a suceder. Primero, quedará atrapado en su bandeja de entrada de correo electrónico porque eso nos hace pensar que estamos trabajando arduamente y, por lo tanto, 'ocupados'. En segundo lugar, alguien más llenará tu día con tareas si no has elegido las tareas por ti mismo. Estas tareas pueden venir en forma de correos electrónicos, una solicitud de jefes o acciones que reciba en una reunión. 'Tenga un plan cada día o alguien tendrá uno para usted'. Una lista diaria de tareas es la base de cada sistema de gestión del tiempo. Usa esta plantilla cada día..

Acción: Complete una lista de lo que hará mañana usando la plantilla de administración de tiempo # 2 para tener su plan: la Lista de tareas diarias.

3. Lista de proyectos Plantilla de gestión del tiempo

Muy pocas personas tienen una lista de proyectos de 'vivir y respirar'. Algunos tienen uno, pero fue escrito una vez y no se ha actualizado desde entonces. Una lista de proyectos es un medio para saber cuáles son las cosas grandes. Esas cosas que harán el mayor impacto positivo en nuestras KRA. Es la conexión entre la Lista de tareas diarias y la razón por la que está en la nómina, que son las Áreas clave de resultados. Al tener una lista de proyectos, tiene transparencia de las cosas grandes e importantes. La investigación nos dice que cada persona tiene entre 50 y 70 proyectos sobre la marcha en cualquier momento (Hogar y trabajo). Esta plantilla solo pide 14.

Acción: Complete una lista de proyectos en los que está trabajando utilizando la plantilla de administración de tiempo # 3 para realizar un seguimiento de las "cosas importantes": la Lista de proyectos.

4. Acciones de reunión Plantilla de gestión del tiempo

Las reuniones son el mal necesario de cualquier trabajador del conocimiento. No podemos alejarnos de ellos. Parecen estar donde se pierden las horas y no se logra nada. Una de las razones clave para esto es que las acciones no se capturan o no se capturan lo suficientemente bien como para hacer que suceda algo sustancial. Por supuesto, cumplir con los objetivos, los asistentes correctos, el enfoque, etc., también son razones válidas. Esta plantilla comienza con la captura de las acciones. Esto se debe a que al tener acciones claras capturadas, la gente no tendrá espacio para retorcerse diciendo: "Pensé que estaba haciendo eso", "¿O qué significó esa acción?" O "Sólo obtuve las acciones de ayer". La reunión hace 2 semanas '.

Acción: Complete la plantilla de administración de tiempo # 4 para que pueda aumentar la probabilidad de que se completen acciones: acciones de la reunión.

5. Esperando lista Plantilla de gestión del tiempo

Usted delegar a las personas. La gente de arriba. La gente de abajo. Personas al lado. ¿Cómo hace un seguimiento de a quién ha pedido hacer qué y cuándo? Una lista de espera te ayuda a mantener un registro. Esta plantilla proporciona un lugar para estacionar lo que ha pedido que se haga para que no siga acosando a la persona y para que quede claro cuándo quería que la tarea se completara. Y para que, por supuesto, no te olvides. La clave para una lista de espera exitosa es evaluarla. Esto podría ser todos los días, mientras que es una pieza nueva en su sistema de gestión del tiempo. "Más adelante" puede que solo sea al principio y al final de la semana cuando se sienta cómodo con esta plantilla. Publicidad

Acción: Complete una Plantilla de administración de tiempo # 5 en espera para que tenga el control de lo que ha delegado: Lista de espera.

6. Lista de distracciones Plantilla de gestión del tiempo

Uno de los mayores desafíos de la administración del tiempo, y especialmente en una oficina de plan abierto, es comenzar una tarea y completarla. Los alumnos de nuestro curso de capacitación en gestión del tiempo nos dicen que esta es la razón por la que sienten que no logran nada. Parte de la razón de esto es que los trabajadores del conocimiento tienen que hacer malabares con tantas bolas. En parte es porque demoramos porque no nos 'gusta una tarea'. Principalmente es porque no tienen una manera estructurada de lidiar con los pensamientos errantes. Una 'Lista de distracciones' es una plantilla simple que mantendría en su escritorio. Luego, cuando te enfocas en una tarea y luego te vienen a la mente los pensamientos, los escribes, los sacas de tu cabeza, permitiéndote volver a la tarea en cuestión. Más del 50% del tiempo se agrega a una tarea al no iniciarla y completarla de una sola vez. Imprima y mantenga esta plantilla en su escritorio o manténgala abierta en su pantalla.

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Acción: Complete la plantilla de administración de tiempo de la Lista de distracción # 6 para que pueda concentrarse en completar una tarea de principio a fin: Lista de distracción.

7. Metas semanales Plantilla de gestión del tiempo

Imagine un equipo de ventas sin objetivo de ventas, o el equipo de fútbol del Oxford United que sale a jugar todos los sábados "sólo para dar una vuelta". Es lo mismo con la gestión del tiempo. Probablemente tenga objetivos (KPI y KRA) para el año o el trimestre. Estas plantillas te desafían a tener metas para la semana. Al comienzo de la semana, estas plantillas preguntan: 'Si tuvieras que mirar hacia atrás esta semana, ¿qué te gustaría haber logrado?'. Al escribir nuestras metas para la semana, nos ayuda a enfocarnos en lo que es importante a medida que nos quedamos 'atascados en las trincheras' de correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones. Lo ideal sería que los objetivos semanales tuvieran un impacto positivo en los proyectos prioritarios, lo que a su vez tendrá un impacto en sus KRA, lo que tendrá un impacto en los KPI. Si esto sucede, tiene una cadena de enlaces de acero en funcionamiento a través de su gestión del tiempo manteniéndolo conectado y fuerte..

Acción: Complete sus Objetivos semanales para esta semana, de modo que haya identificado lo que desea lograr utilizando la plantilla de administración de tiempo # 7 - Objetivos semanales.

8. Evaluación semanal Plantilla de gestión del tiempo

Al comienzo de la semana, ha completado la plantilla "Objetivos semanales" con las 7 cosas que desea lograr esa semana. Al final de la semana tiene sentido ver cómo te fue. La plantilla de Evaluación semanal le pregunta si logró esos objetivos semanales con una herramienta simple llamada 'PMI' - Positivo, Menos e Interesante. Al final de la semana, escribes 3 cosas que fueron positivas sobre la semana, 3 cosas que fueron menos, o que no fueron tan buenas para la semana, y 3 cosas que fueron interesantes sobre la semana. Por ejemplo, 'P: Gran reunión con el nuevo cliente ABC', 'M: Solo logré 4 de 7 objetivos' y 'I: Dos de mi equipo están enfermos'. La última casilla le pide que realice una acción de administración de tiempo después de haber evaluado su semana, por ejemplo. 'Programaré en mi diario 1 hora por semana para el proyecto XYZ'.

Acción: Complete la Evaluación semanal para saber si logró sus metas semanales con la plantilla de administración de tiempo # 8 - Evaluación semanal. Publicidad

9. Metas mensuales Plantilla de gestión del tiempo

Similar a 'Objetivos Semanales'. Esta plantilla le pide que escriba las cosas importantes que desea lograr ese mes..

10. Evaluación mensual Plantilla de gestión del tiempo

La plantilla de gestión del tiempo "Evaluación mensual" le pide que evalúe los objetivos que escribió en la plantilla "Objetivos mensuales".

11. Metas anuales Plantilla de gestión del tiempo

La plantilla 'Objetivos anuales' completa la serie de objetivos; Semanal, mensual y luego anual. El desafío de establecer metas anuales es hacerlas lo suficientemente grandes como para justificar que sean una meta anual, pero no tan grandes como para que puedan ser "metas de vida". Los objetivos de vida no se discuten dentro de estas plantillas..

12. Evaluación anual Plantilla de gestión del tiempo

Completada en enero, la 'Evaluación anual' se trata de mirar hacia atrás al año pasado. Identificar qué funcionó, qué no funcionó y la lección aprendida para escribir las metas anuales del próximo año.

13. algún día tal vez lista Plantilla de gestión del tiempo

Esta plantilla es esencial para lograr una de las mentalidades clave de un administrador de tiempo efectivo. La mentalidad se resume mejor en la frase "las personas más exitosas son las que tienen las cabezas vacías". La Lista de tareas diarias y la Lista de proyectos son excelentes plantillas para administrar nuestras tareas grandes e inmediatas. La lista de algún día puede ser un lugar para poner todas esas cosas que quieres hacer, pero simplemente no son urgentes o importantes ahora. Algunos ejemplos podrían ser: 'Presentar todos los documentos del hogar', 'Obtener una pensión', 'Escribir un plan de sucesión para la empresa'.

Acción: Complete la Lista de los días tal vez para que tenga un lugar para poner 'todo lo demás' usando la plantilla de administración del tiempo # 13 - Lista de los días tal vez.

14. Gestión del tiempo del proyecto Modelo

El trabajador del conocimiento promedio gestiona los proyectos y, si son honestos consigo mismos, su experiencia en la gestión de proyectos es precisamente lo que han aprendido de forma autodidacta. Es posible que hayan oído hablar de grandes proyectos de TI gestionados con gráficos de Gantt o calificaciones como Prince2. Sin embargo, anhelan algo simple que les dé control sin ser demasiado incómodos de usar. Esta plantilla de una página le ayuda a administrar mejor sus proyectos importantes al prepararse mejor y evitar las razones principales por las que los proyectos fallan. Publicidad

Acción: Complete la Plantilla de administración de tiempo del proyecto # 14 para prepararse mejor para proyectos importantes y para mantenerlos en el buen camino - Plantilla de proyecto.

Descargar y utilizar estas plantillas de gestión de tiempo

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Comience por incorporar una de estas plantillas en su sistema de administración de tiempo. Luego, otra semana más tarde, hasta que esté utilizando la plantilla habitualmente. Se tarda 21 veces para formar un hábito. Ahora puedes ser más organizado. Buena suerte!

Crédito de la foto destacada: Sonovate via sonovate.com




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