Lecciones sobre el procesamiento de correo electrónico de la bandeja de entrada prioritaria de GMail

La última característica de GMail, Priority Inbox, se implementó esta semana con mucha fanfarria, en medio de las afirmaciones de Google de que acelerará el procesamiento del correo electrónico y reducirá la sobrecarga de información. El hecho de que no produzca ningún resultado, a pesar de la última tecnología secreta que utiliza, podría ayudarnos a todos a aprender algunas lecciones importantes sobre la gestión productiva del correo electrónico..

Google dice que sus pruebas internas revelaron que la herramienta ahorra a la persona promedio unos 6 minutos por día. Publicidad

Es difícil ver cómo, cuando te das cuenta de que todo lo que la herramienta está haciendo es reorganizar el correo electrónico de tu Bandeja de entrada. Para dibujar una analogía simple, imagine a su cartero entregando su correo en dos lotes (suponiendo que se haya tirado todo el correo basura). Un lote está atado con una cadena y marcado “alta prioridad.” El otro lote se encuentra en una pequeña caja y está marcado “baja prioridad.”

Si bien este sería un buen servicio, difícilmente produciría ahorros en tiempo o esfuerzo. Ya sea que comience con los elementos de prioridad alta o baja, casi no hay diferencia en el resultado final: cada pieza de correo aún debe abrirse y leerse, y debe tomarse una decisión sobre la información que contiene..

También podría codificarlo por colores, ordenarlo por orden alfabético y clasificarlo por peso, código postal y tamaño, pero ¿y qué? Publicidad

Al final de toda esa actividad, todavía tendrías la misma cantidad de tiempo para procesar todo el lote. Si esto suena un poco como lo que mi mamá llamó “jugando con tu comida antes de comerla” entonces debería ... porque eso es todo lo que es; una comodidad ligeramente reconfortante que no hace ninguna diferencia en el tiempo que lleva procesar su correo electrónico o en los problemas reales de la sobrecarga de información.

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Esto es lo que probablemente sucedió: un grupo de Googleheads se sentaron y descubrieron que podían aplicar la tecnología utilizada en el filtrado de Spam al problema de cortar la sobrecarga de información clasificando las Bandejas de entrada de los usuarios. Nadie dio el siguiente paso para hacer la pregunta obvia: “¿Qué nuevo hábito o cambio de comportamiento estamos tratando de promover??”

Cuando lo miras desde esa perspectiva, es fácil ver que la nueva herramienta podría promover algunos malos hábitos. A estas alturas, todos saben que es mejor tener la Bandeja de entrada cero que una Bandeja de entrada llena de decenas de miles de mensajes. Para aquellos que no son cuidadosos, la Bandeja de entrada prioritaria facilitará el procesamiento de los correos electrónicos de mayor prioridad, dejando que los de baja prioridad languidezcan “luego.” Esto conducirá a una mayor sobrecarga del correo electrónico, como se ilustra en este ejemplo. Publicidad

El profesional promedio que trabaja recibe más de 140 correos electrónicos por día, e imaginemos que 20 de ellos son de alta prioridad. Eso deja 120 correos electrónicos de baja prioridad, que se ignorarán en cualquier día. Al día siguiente, si se repiten las mismas acciones, la cantidad de correos electrónicos de baja prioridad no leídos aumenta a 240, y luego a 360 en la siguiente. “Tratar con los correos electrónicos de mayor prioridad solamente” es precisamente el hábito que el concepto Zero Inbox estaba destinado a solucionar, y alienta a los usuarios a acumular correo electrónico en su Bandeja de entrada.

El usuario promedio de la Bandeja de entrada prioritaria de Gmail podría empeorar las cosas para ellos mismos y para los demás, simplemente porque Google no ha hecho su tarea y ha descubierto exactamente qué nuevos hábitos le están pidiendo al usuario que se adapte.

Por suerte para nosotros, hay algunas buenas lecciones que aprender en todo esto. Publicidad

1. El hábito primero, la tecnología segundo

Cada día nos llegan más tecnologías nuevas y es una mala idea evaluar su valor para nosotros en función de quién lo creó, de lo fascinante que es o de lo bien que funciona. En su lugar, debemos centrar nuestra atención en nuestros patrones de hábitos y preguntarnos “¿Qué cambio de hábito beneficioso facilitará esta nueva tecnología??” y “¿Puedo hacer los cambios de hábito que sean necesarios??” Solo entonces deberíamos ver la tecnología que nos ayudará. Con demasiada frecuencia, lo tenemos todo al revés, decidimos utilizar una nueva tecnología y dejar los hábitos para que ellos mismos se resuelvan. Sea testigo del problema en nuestros caminos de mensajes de texto mientras conduce como un ejemplo perfecto de un cambio de hábito pobre impulsado por la tecnología.

2. Productividad Primero, Conveniencia Segunda.

A medida que evaluamos las innovaciones, es fácil distraerse con el factor cool. La televisión móvil, por ejemplo, se está convirtiendo en una realidad, pero es difícil imaginar que alguien sea más productivo porque lleva un televisor a cada reunión, conversación y taller. Necesitamos ser despiadados con nuestra atención y asegurarnos de que las herramientas que usamos todos los días en realidad nos hagan más productivos, en lugar de agregar un poco de comodidad donde no sea necesario..

3. Atención enfocada primero, distracciones segundo

Muchos estudios muestran que nuestro mejor trabajo proviene de una actividad tranquila y enfocada, y definitivamente no de saltar entre pings, timbres, pitidos y vibraciones al azar. Necesitamos elegir herramientas y dispositivos que nos ayuden a administrar nuestra atención para que podamos hacer un buen trabajo, en lugar de aquellos que están diseñados para alejarnos de lo que es importante para otras cosas que llaman nuestra atención simplemente porque lo dejamos.

No hay un final para las innovaciones que se avecinan, y el resto de nuestras vidas se llenará de avances cada vez más fascinantes. Habra mas “Inboxes de productividad” que llaman la atención de la prensa, ya que cada compañía empuja el sobre para ganar más dinero.

Sin embargo, todas estas innovaciones deben filtrarse antes de que se apliquen a nuestras circunstancias individuales, y debemos ser nosotros quienes decidamos cómo impactar nuestros hábitos, productividad y atención para que podamos obtener los resultados finales que deseamos en todas las áreas. de nuestras vidas.