10 consejos para mejorar sus habilidades de configuración de citas

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No importa en qué negocio se encuentre, lo más probable es que pase al menos un tiempo en las citas. Sus citas pueden ser reuniones de grupos grandes, individuales o incluso entrevistas de trabajo. Incluso puede omitir el aspecto cara a cara de una reunión y tomar llamadas de conferencia o usar Skype. Sin embargo, no importa qué tipo de reunión haya programado, estos consejos pueden ayudarlo a mejorar sus habilidades para programar citas..

1. Establecer agendas antes de tiempo. Saber lo que planea lograr en una reunión puede ayudarlo a decidir cuánto tiempo planear permanecer en esa cita, asumiendo que puede cumplir con su agenda. Puede ser difícil lograr que otras personas sigan el rumbo, pero nadie quiere pasar todo el día en una sola cita. Además, completar una agenda acordada es realmente la única manera de estar seguro cuando termine su reunión.
2. Ofrezca opciones de fecha y hora para citas.. En lugar de pasar por un largo camino de ida y vuelta, ya sea por teléfono o por correo electrónico, elija dos o tres horarios de citas que le convengan y preséntelos en la otra mitad de su cita. Si estás tratando con un grupo más grande, es casi seguro que al menos una opción no funcione para alguien, y tener múltiples opciones es una forma mucho más rápida de llegar a un consenso..
3. Evite aplicaciones de software de lujo. Si bien hay un software de configuración de citas muy elegante por ahí, trate de evitar el uso de algo fuera de lo común. La excepción a esta regla es fiestas o reuniones muy grandes. En general, el uso de estas aplicaciones lleva más tiempo del que merecen: hay una curva de aprendizaje para los nuevos usuarios, y tener que visitar un sitio para responder puede llevar el doble de tiempo de respuesta a un correo electrónico. Sin embargo, cuando intenta coordinar grandes grupos de personas, el uso de una aplicación puede proporcionar una ubicación central en lugar de enviar grandes lotes de correos electrónicos.
4. Asegúrese de que realmente necesita una reunión. Se establecen muchas citas para cosas simples como entregar un documento para su aprobación. A menos que el documento sea lo suficientemente corto como para ser examinado por completo durante la reunión, podría valer más la pena dejar el documento y volver más tarde para responder preguntas y manejar el proceso de aprobación. Antes de configurar su cita, piense si el asunto podría manejarse de manera más rápida.
5. Minimizar el tiempo de viaje. Una de las razones por las que las citas consumen tanto tiempo en nuestros calendarios es la necesidad de viajar. Tenemos que viajar a las oficinas de los clientes, cafeterías o donde sea que nos encontremos. Podemos minimizar ese compromiso sugiriéndonos que nos reunamos en nuestras propias ubicaciones, nos encontremos a mitad de camino o nos salgamos de una reunión en persona. Las opciones como llamadas telefónicas o videoconferencias a menudo pueden manejar todos los requisitos de esa cita para la que viajaría en la ciudad..
6. Programar tiempo tanto para la preparación como para el interrogatorio.. Cuando programe su cita, piense en lo que podría hacer para prepararse (revise un informe, prepare una presentación o se planche la camisa) y programe el tiempo para cada una de esas actividades antes de su cita. También vale la pena programar una sesión de preparación de quince minutos justo antes de su cita para obtener detalles de última hora. Lo mismo ocurre después: es posible que tenga que realizar ciertas tareas de seguimiento después de la reunión. Programar al menos unos minutos después de una cita garantiza que tendrás tiempo para asegurarte de que tus notas estén completas y que cualquier otra acción adicional al menos llegue a tu calendario (si no puedes hacerlo entonces).
7. Citas personales y comerciales separadas.. Muchos de nosotros intentamos cargar todas nuestras citas fuera de la oficina en un solo día. Ignorando el problema de lo que sucede si solo se retrasa, tiene el problema de intentar cambiar de marcha entre la presentación que acaba de dar a un cliente y la vacuna que el médico está esperando para darle. Ese tipo de cambio mental solo puede hacer que sea más difícil manejar sus citas posteriores. Trate de programar sus citas personales y de negocios en diferentes días.
8. Mantenga sus citas programadas al día. Si no es la única persona que programa sus citas, es vital mantener a los demás informados. De lo contrario, su pareja podría estar esperándolo en una cena familiar al mismo tiempo que está terminando un proyecto importante. Me gustan los calendarios compartidos, como el calendario de Google, por esa misma razón, pero hay formas de compartir casi cualquier tipo de calendario, si depende de su propio sistema. Los programadores de citas pueden incluir a su gerente, su pareja, un asistente administrativo (el suyo o los departamentos) y una gran cantidad de otras personas.
9. Limitar a los invitados. Es posible que no necesite que toda la compañía esté presente para un informe de progreso. En su lugar, decida quién debe asistir a su cita: siempre puede enviar un correo electrónico masivo más adelante si las personas se sienten excluidas. He estado en situaciones antes donde los altos mandos se sintieron excluidos si no los incluyó en cada cita que estaba organizando. La mejor apuesta parece ser presentar la reunión como algo que no sería un uso valioso de su tiempo..
10. Confirma todo! Confirme cuándo y dónde está la reunión, qué cubre la agenda, incluso cómo llegar allí. Todo lo que realmente necesita es un breve correo electrónico uno o dos días antes de la cita que describe la cita y solicite un simple sí en respuesta si todo es correcto..