10 consejos para evitar una pesadilla de papel de oficina!

¿Cómo suceden líos como este?? Publicidad

Hasta que empecé a trabajar como organizador profesional, no tenía idea de que los espacios pudieran ser así. Claro, de vez en cuando me encontraba frustrado por un montón de papeles, pero el papel nunca se apoderó de mi espacio. Publicidad

Entonces, ¿cómo llega esto tan lejos? ¿Qué causa este tipo de caos? Aquí hay algunas respuestas posibles.. Publicidad

1. El papel llega a una velocidad más rápida que la velocidad a la que se procesa.
2. No hay sistema para procesar y almacenar el papel..
3. Las decisiones sobre qué hacer con los documentos se posponen y los documentos aterrizan en pilas indiferenciadas.
4. La persona no está siendo selectiva sobre qué papeles guardar y qué tirar.
5. La persona no está dedicando el tiempo suficiente para gestionar el flujo de papel.

¿Cómo podría esta persona cambiar este desafío de papel??

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1. Dedique tiempo para completar una organización inicial (clasificación, depuración y archivo) de los documentos en el espacio. Luego, planee tomar tiempo al menos una vez a la semana para procesar los documentos entrantes y archivar los documentos que son dignos de ser guardados.
2. Reduzca el volumen de papel que ingresa clasificando el correo sobre la papelera de reciclaje o la basura, manteniendo solo los papeles que requieren una acción o archivo. En otras palabras, no permita que el correo no deseado llegue a la oficina de su hogar.!
3. Reduzca el volumen de papel que ingresa al dejar los boletines de la iglesia en la iglesia, y deshágase de los documentos y folletos que se le entregan en conferencias, talleres y reuniones con planificadores financieros y agentes de seguros que sabe que nunca hará referencia ANTES de ingresar a su oficina.
4. Reduzca el volumen de papel que ingresa reduciendo las suscripciones de revistas y revistas a solo aquellas que realmente se leen de principio a fin todos los meses.
5. Deshágase de las revistas y diarios mensualmente mediante la creación de fechas límite para el tiempo en que se mantendrán, el reciclaje o el desecho cuando lleguen a esa fecha.
6. Reduzca el volumen de papel volviéndose mucho más selectivo acerca de qué conservar y de qué deshacerse. Conserve solo aquellos documentos y publicaciones que sean necesarios para las acciones actuales o que tengan más probabilidades de ser referenciados en una fecha posterior. El único papel que vale la pena conservar es el papel que usará!
7. Configure un sistema de archivo para el almacenamiento de papel de modo que se pueda acceder fácilmente al papel cuando sea necesario.
8. En el escritorio, mantenga solo los documentos que requieren una acción. Esos papeles se pueden separar en acciones que deben ocurrir inmediatamente y aquellas que pueden ocurrir más tarde. Aquellos que deben ocurrir inmediatamente deben ser los más accesibles..
9. Almacenar artículos y publicaciones que se consideren. “leyendo” en un lugar alejado de la mesa. Una bandeja en un estante, en una canasta cerca de una silla donde es probable que lea, o en un maletín para leer en un avión o en el consultorio de un médico son buenos lugares para leer documentos que son lecturas opcionales. La lectura opcional significa que, si no se leen, no habrá consecuencias significativas más que no beneficiarse de la información que contienen. La lectura no debe mezclarse con papeles que requieran una acción..
10. Cuando encuentre papel que no requiera acción o archivo y no esté seguro de qué hacer con él, colóquelo en una bandeja o archivo que esté fuera del escritorio. Etiqueta ese archivo “Posibilidades.” Considere esta ubicación para los documentos con los que no sabe qué hacer en este momento. Al dar a esos papeles su propia ubicación, no te detendrán y se convertirán en el capullo de un montón indiferenciado en tu escritorio. Cuanto mejor organizado esté, más fácil será discernir qué hacer con esos documentos. Mientras tanto, esos papeles desconcertantes se agruparán, disponibles pero sin bloquear el progreso. Revise periódicamente esos documentos cuando agregue nuevos documentos. Descubrirá que, dado un poco de tiempo, sabrá qué hacer con ellos, lo más probable es que los arroje!

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