Dominick Harrison
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1987
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Para muchas personas en estos días, correo electrónico = trabajo.
Es solo la triste (o no tan triste) verdad del mundo moderno de profesionales, empresarios, creativos y todos los demás..
Francamente, si no es efectivo con su correo electrónico, es mejor que no se moleste en venir al trabajo..
Así que echemos un vistazo más de cerca a este tema hoy, y tratemos de ser un poco más productivos con nuestros correos electrónicos. La clave de todo esto es dominar ciertas habilidades de administración de correo electrónico, diez de ellas, para ser más exactos..
1. Elija sus correos electrónicos para hacer dinero y priorícelos
La administración del correo electrónico es un juego de saber dónde prestar la mayor atención y qué ignorar potencialmente por completo..
No importa su profesión o el tipo de negocio en el que se encuentre, debe buscar una categoría específica de correos electrónicos que sean más valiosos que cualquier otra cosa..
Si está en algún tipo de negocio de agencia (diseño, redacción, trabajo independiente, etc.), esos correos electrónicos generalmente son sus correos electrónicos de ventas u otros correos electrónicos que llevan a un cliente a firmar un acuerdo con usted. Dominarlos es como ganas dinero. Así es como estás convirtiendo tus horas en producción productiva..
Esto es algo que Ruben Gamez, fundador del software de propuesta Bidsketch, señala cuando se le pregunta: “¿Cuál es la habilidad de administración de correo electrónico número 1 que los empresarios y profesionales deben dominar??”
Su respuesta:
Aprendiendo a segmentar el correo electrónico para el tiempo de respuesta. Por ejemplo, en Bidsketch hemos aprendido que los clientes con Los tiempos de respuesta más rápidos a las propuestas, cerrar más ventas.
Entonces, ¿cómo puede ser receptivo sin destruir su productividad? Debieras Tratar las ventas relacionadas con los correos electrónicos de manera diferente, y envíelos a una carpeta o dirección de correo electrónico diferente. Esto deja un número de mensajes mucho más manejable, que puede ser respondido poco después de que lleguen. Otros tipos de mensajes pueden (y deben) esperar.
2. Toque cada correo electrónico solo una vez
Esto es lo que quiero decir. Es muy común que naturalmente marquemos un correo electrónico importante con una estrella y nos digamos a nosotros mismos que volveremos más tarde. Luego, luego viene y repetimos el proceso otra vez, pensando., “Me ocuparé de esto mañana.”
Esta es una gran pérdida de tiempo..
Una solución más sencilla.?
Intenta una variación de la “Tócalo una vez” principio que me enseñó Ann Gómez.
En pocas palabras, procesa cada correo electrónico la primera vez que “toque” eso. Esto significa responder a ese correo electrónico de inmediato o crear una tarea por separado en otro lugar. De esa manera, tu bandeja de entrada quedará clara..
3. No trate su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes
Su bandeja de entrada simplemente no está organizada de manera que justifique tratarlo como una lista de tareas pendientes. Si lo hace, rápidamente se encontrará perdido en el mar de correos electrónicos con estrellas, borradores a medio hacer y, probablemente, más de un puñado de personas enojadas con usted..
En su lugar, convierta los correos electrónicos en tareas y luego muévalos a otras herramientas.
Mi recomendación es usar Todoist para este propósito. En pocas palabras, es una lista de tareas y un administrador de tareas basados en la nube. Además, tiene una muy buena integración con Gmail, lo que debería facilitarte aún más las cosas..
En resumen, siempre que encuentre un correo electrónico que requiera alguna acción, conviértalo en una tarea de Todoist y elimínelo de su bandeja de entrada de inmediato. Publicidad
4. Use solo una aplicación / herramienta en todos sus dispositivos
Esto puede parecer simple, pero en realidad es sorprendente la cantidad de personas que caen en la trampa de usar múltiples aplicaciones para administrar su correo electrónico. Ahora la suela multitud de herramientas no es el problema Los problemas reales comienzan cuando esas herramientas no están sincronizadas entre sí..
Lo que obtienes es una bandeja de entrada incoherente, una bandeja de entrada que se ve diferente según la herramienta a la que accedas a través de ella..
Solución simple: utilice una sola herramienta en todos sus dispositivos. Por ejemplo, si estás en Gmail, usa la herramienta nativa de Gmail en todas partes. Si te gusta Outlook, usa solo eso. Simplemente no combine diferentes herramientas de correo electrónico.
5. Tratar el correo electrónico solo dos veces al día.
Aunque podría haber dicho eso “correo electrónico es trabajo” Al comienzo de este post, en realidad rara vez es el caso..
Para la mayoría de las personas, el correo electrónico no es lo que genera el dinero, por lo que no debería ocupar la mayor parte de sus horas de trabajo.
Una solución simple es tratar el correo electrónico dos veces al día: una vez por la mañana y otra por la tarde.
Y lo más importante, deshabilite todas las notificaciones de correo electrónico. Las notificaciones causan interrupciones. Esas interrupciones son más costosas de lo que cabría esperar. Por ejemplo, como lo explica Harvard Business Review en este recurso:
De acuerdo con un estudio de la Universidad de California-Irvine, recuperar nuestro impulso inicial luego de una interrupción puede llevar, en promedio, más de 20 minutos.
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6. Utilizar respuestas de plantilla
La clave para la productividad de muchas personas es su capacidad para no reinventar la rueda con sus respuestas de correo electrónico, por así decirlo..
Todo el truco es identificar el momento exacto en el que se podría emplear una respuesta de plantilla, en lugar de reescribir el mismo correo electrónico una y otra vez. Publicidad
Hay solo dos pasos para dominar esta habilidad:
- Identifique los escenarios comunes y los tipos de correo electrónico que envía con mayor frecuencia.
- Crear respuestas de plantilla para ellos.
Una forma de hacerlo es con una herramienta como Yesware. Entre sus otras funciones, le permite crear dichas plantillas de correo electrónico personalizadas y luego enviarlas cuando sea necesario..
7. Domina tus suscripciones al boletín.
Si usted es como la mayoría de las personas, entonces probablemente esté suscrito a muchas cosas en línea (boletines informativos). Ya sean boletines de noticias de sus equipos deportivos favoritos, noticias de la industria, sitios de pasatiempos, es probable que haya un montón de ellos..
Echa un vistazo a Unroll.Me. Es una herramienta todo en uno para administrar sus suscripciones de correo electrónico. Puedes configurarlo para que te envíe uno. digerir correo electrónico en lugar de recibir decenas de correos electrónicos de boletines individuales.
8. Sea consciente de lo que está pasando en su bandeja de entrada
“Mil cosas gritando por tu atención.” - casi lo hace para una buena descripción de su bandeja de entrada, ¿no es así??
Le pedí a Catalin Zorzini, fundador de Matcha-Tea.com, que arrojara algo de luz sobre este problema y respondiera una pregunta simple: “¿Cuál es tu hábito de correo electrónico más valioso??”
Su consejo:
“Tiempo de fabricación.
¿Y si eso, en lugar de entrenarnos para trabajar más, para ser más rápidos o más eficientes, realmente podamos Fabrique más tiempo para que podamos administrar nuestra bandeja de entrada con una mentalidad más relajada., sin un sentido de urgencia?
De lo que he aprendido, esto es completamente posible y se puede lograr muy fácilmente.
Dos cosas: practicar la atención plena, y aplicar cualquiera de las dos “DEMONIOS SI!” o ningún acercamiento a su bandeja de entrada.
Cultivar una forma más relajada de “viviendo mientras trabajas.” Lo que quiero decir con esto es superar la “piloto automático” y aprender cómo ser más conscientes de cada una de las tareas que estamos realizando en la computadora (especialmente en el manejo del correo electrónico), tomar decisiones desde una posición más conectada a tierra y combinar “trabajo” con “divertido” para que sintamos que tenemos más tiempo.
De esta manera, podemos no solo lograr la bandeja de entrada cero, sino también disfrutar el milagro de estar vivo, algo que damos por sentado cuando estamos en piloto automático..”
En resumen, tenga en cuenta que lo que hace en su bandeja de entrada tiene un impacto directo en lo que hará durante el resto de su día (o semana). Así que ten en cuenta eso, y solo dedica tiempo a las cosas que pueden beneficiarte. El truco # 1 para la administración del correo electrónico es ignorarlo..
9. Enviar correos electrónicos cortos. Solamente.
Si has estado en el ejército, entonces probablemente sabes lo que BLUF - “línea de fondo en la parte delantera” representa.
En resumen, es un principio de comunicación que nos anima a comenzar cada mensaje con la solicitud al principio, en lugar de enterrarla o construirla..
Tendemos a asumir erróneamente que nuestra “pedir” necesita una acumulación suficiente, o de lo contrario la persona con la que nos estamos contactando dirá no. Pero resulta que, de todas formas, la gente omite la parte de la acumulación y va directamente a la “carne” del mensaje.
10. Encuentra herramientas de reemplazo para cosas que harías por correo electrónico.
Aunque podríamos estar acostumbrados al correo electrónico, y estamos familiarizados con las herramientas y el proceso de uso de las mismas, muy a menudo será mejor que abandonemos el correo electrónico en favor de otras soluciones..
Por ejemplo:
- ¿Haciendo propuestas de clientes vía email? No lo hagas Utilice el Bidsketch antes mencionado en su lugar. No solo hará un seguimiento de todas sus propuestas, sino que también le informará cuando sus clientes las vean..
- ¿Usando su bandeja de entrada como CRM? De nuevo, no lo hagas. Echa un vistazo a Nutshell CRM o algo similar. Mucho más efectivo y más fácil de entender..
Los ejemplos son muchos. La regla general sería siempre seleccionar las tareas de correo electrónico que le cuestan mucho tiempo y luego tratar de encontrar soluciones de reemplazo que sean más efectivas. Siempre hay algo. Publicidad