Tu guía para ser productivo con Gmail Gestionar el flujo

La última vez redirigimos todas nuestras cuentas de correo electrónico a un solo lugar, nuestro centro de correo electrónico central en Gmail. Una vez que tenga todas sus cuentas en Gmail, debe administrar ese flujo de información para que a) sea posible acceder a todos sus correos electrónicos en quince minutos o menos yb) sea fácil de encontrar la próxima semana, el próximo mes y el año que viene.

La bandeja de entrada es sagrada

Debes aprender a ver tu bandeja de entrada como un lugar casi sagrado: el peor pecado que puedes cometer es dejar que los mensajes se pudran allí. No estoy hablando de días o semanas. Debe lidiar con cada mensaje en su bandeja de entrada durante su sesión de procesamiento de correo electrónico. No puede estar en la bandeja de entrada una vez que haya terminado.

Ya que estamos usando varias cuentas de correo electrónico, las tenemos filtradas en una variedad de etiquetas. Si no lo hacemos, los límites entre los roles y la información asociada con cada cuenta se vuelven borrosos y, a menudo, simplemente confusos. La bandeja de entrada es una herramienta muy útil para el procesamiento y esta separación es una necesidad desafortunada..

En la última publicación hablamos sobre el uso de la función Todo el correo para reemplazar esto, pero el problema con este enfoque es que no se puede “procesar fuera” La información entrante de esta manera. Hay un par de soluciones alternativas que abordaremos en un momento, pero la forma más simple en este momento es tratar todo el correo como si estuviera en su bandeja de entrada: es un ataque de actitud, en lugar de uno tecnológico. Publicidad

Tratar con mensajes en su bandeja de entrada

El primer paso para procesar su correo electrónico es, obviamente, leerlo. Desafortunadamente, aquí es donde muchas personas se detienen (y es frustrante cuando intentas mantener una comunicación sólida).

Lee inteligente, no duro. Analice el asunto y el primer párrafo del correo electrónico para determinar su relevancia, ya que siempre habrá correos electrónicos sin sentido y no es necesario que los lea. Si es totalmente inútil para usted, puede eliminar el mensaje. “Nunca vuelvas a borrar un correo electrónico” no es un mantra en el que creo totalmente.

Si has guardado el mensaje, puedes leerlo correctamente. Por cierto, debo mencionar que si más del 15% del procesamiento de su bandeja de entrada consiste en eliminar mensajes, es probable que no esté creando suficientes precalificadores e inteligentes “obstáculos” A las personas que desean su dirección de correo electrónico. El + hack funciona bien aquí, lo cual llegaremos pronto..

Una vez que hayas terminado de leer el mensaje, debe procesalo. Hay algunos resultados:

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• Responder y archivar,
• Responder y borrar,
• Responde, conviértelo en una acción, archiva.
• Convertirlo en una acción, archivar.
• Archivo
• Borrar

Si está convirtiendo el correo electrónico en una acción, casi siempre querrá archivarlo, no borrarlo, para futuras referencias. Para los mensajes que necesita tratar más tarde, o que requieren que realice una tarea, conviértala en una acción en su lista de tareas o en el software GTD. inmediatamente y luego borra el mensaje de tu bandeja de entrada. Publicidad

Crear acciones a partir de correos electrónicos antes de eliminarlos de su camino es lo mejor que puede hacer para su productividad de correo electrónico. Mantener correos electrónicos en la bandeja de entrada porque hay una tarea pendiente de creación “correo electrónico apatía” y las cosas se desorganizan y se desordenan..

Soluciones alternativas al uso de todo el correo

El uso de All Mail debería funcionar perfectamente si procesa cada mensaje no leído tan pronto como lo abre y lo lee, pero tal vez no funcione para usted. Hay algunas otras formas de lidiar con esto.

Protagonizada por todos los correos electrónicos - La función estrella de Gmail es útil para marcar los elementos de interés a los que desea volver más tarde (aunque, bajo este sistema, intentamos evitar eso). Si no necesita o usa esta función, puede hacer que funcione como una bandeja de entrada falsa. La estrella indicará que un mensaje necesita ser procesado..

Vuelva a la ventana de configuración del filtro en Configuración y configure el campo Para: a un asterisco (*). El campo Para: le dice a Gmail que seleccione los correos electrónicos según a quién se envía el correo electrónico, pero el * le dice que recoja todos los correos electrónicos. Iremos al asterisco y su utilidad para filtrar en un momento..

Haga clic en Siguiente paso y marque la “Star it” caja. Ahora tiene un filtro que marca todos los correos entrantes y, a medida que procesa cada elemento, puede eliminarlo de la lista haciendo clic en la estrella, que generalmente se encuentra junto a “Desde” campo en la vista de lista. Publicidad

No usar filtros automáticos. Es otra solución que hago. no recomendar. Esto le quita todo el poder a su sistema, pero hará que todos los correos electrónicos fluyan directamente a la bandeja de entrada, donde puede procesarlo en etiquetas manualmente. Creo que esto anula el propósito y agrega el trabajo adicional que la computadora puede hacer por usted, y en mi experiencia, ha estado lejos de ser una solución óptima..

Uso de asteriscos en los filtros

Mencioné el asterisco antes cuando hablamos acerca de configurar un filtro que marque tu correo entrante. El asterisco, simple como es, proporciona una herramienta muy útil y proporciona un filtrado de correo electrónico más dinámico.

Echemos un vistazo a cómo funciona. Digamos que tengo un cliente regular que me ha dado tres direcciones de correo electrónico diferentes (realmente sucede). No quiero tener tres etiquetas para cada una de esas direcciones de correo electrónico, y básicamente quiero tratarlas todas como una. Usando el asterisco podemos lograr esto muy fácilmente.

En el campo Para: de la configuración del filtro, coloque un * antes del resto del nombre de dominio. Así que digamos que tengo [email protected], [email protected] y [email protected]. Para enrutar todas estas direcciones de correo electrónico en un solo lugar, utilizando un filtro, todo lo que tengo que hacer es configurar el campo Para: *@unproductiveclient.com.

Esto funciona con los otros campos, también. Por ejemplo, si recibo un correo electrónico de una gran cantidad de personas en una empresa a mi dirección principal y quiero separarlo de todos mis otros correos, puedo configurar el campo De: a *@thatonecompany.com. Publicidad

El + Hack

Y finalmente, tenemos el + hack. Esto es genial para precalificar su correo electrónico. A pesar del hecho de que el remitente puede ser un extraño que nunca conoció o escuchó antes, sabe de qué se trata el correo electrónico porque aterrizó en la etiqueta correcta. Casi suena como magia.

Con Gmail, puede agregar un + agregar el final de su nombre de usuario con una palabra clave adjunta. Por ejemplo, si su dirección de correo electrónico es [email protected], aún puede recibir mensajes dirigidos a [email protected]. Mejor aún, puede aplicar filtros a estas direcciones de correo electrónico. Lo uso en mi propio sitio, donde [email protected] va a una etiqueta de Post Ideas, y así sucesivamente.

Mejor aún, puede crear direcciones de correo electrónico semi-desechables sin tener que crear una con un servicio de correo desechable. Si un sitio exige su dirección de correo electrónico y le preocupa que le envíen correo no deseado, simplemente agregue un + nombre de sitio a su dirección y siempre podrá filtrar ese material a la Papelera más adelante..

Manténgase informado para obtener más consejos sobre cómo configurar un sistema de correo electrónico productivo con Gmail..