Actualiza tu calendario GTD y mantente al día con los tiempos

Si bien me encanta Getting Things Done (GTD) como uno de los mejores sistemas de administración de tiempo, muchos de sus usuarios luchan por implementar sus recomendaciones..

¿La razón? GTD se desarrolló en la década de 1990 en un momento en que los volúmenes de correo electrónico eran bajos, el acceso al correo electrónico móvil era limitado, no existían los tweets y 2 personas no estaban obligadas a hacer el trabajo de 8. Se inventó por un tiempo más simple. y enseñó a los usuarios a crear listas de tareas etiquetadas por “contextos,” que en su mayoría fueron determinados por una combinación de la ubicación física de uno y la proximidad a las herramientas requeridas.

Las cosas ciertamente han cambiado, y hoy, algunos de los que están inspirados en las reglas de GTD están adoptando un nuevo enfoque para mantenerse al día en 2011..

En primer lugar, según Sven Fechner, están abandonando la vieja noción de que el trabajo se define por ubicación. Etiquetas como @Blackberry o @iPad obviamente tienen poco significado debido a la movilidad de estos dispositivos, @Computer parece un recordatorio singular de los días en que el correo electrónico solo se recibía en su escritorio y con la llegada de la computación en la nube y la tecnología móvil. @Home se ha convertido en el equivalente funcional de @Work. Publicidad

Hoy en día, los usuarios de GTD tienen diferentes problemas: están luchando (como todos los demás) para mantenerse al día con la creciente cantidad de cosas que quieren hacer en el tiempo limitado disponible. Afortunadamente, existe una solución inherente a los principios de GTD, pero solo puede entenderse observando la forma en que los estrictos GTD gestionan sus tareas..

Al comienzo de cualquier actividad, un usuario del etiquetado contextual de GTD sigue este proceso:
1. Determine mi contexto actual, por ej. @Computadora
2. Escanee la lista de elementos que están etiquetados con ese contexto particular
3. Decide qué tarea actuar primero
4. Al final de la tarea, vuelva al paso 1

Con frecuencia, un usuario de GTD también debe realizar una “Revision semanal” de todas sus tareas para asegurarse de que están correctamente etiquetados.

Es una secuencia que es fácil de entender e implementar, y la clave para hacer que funcione es tener cada tarea etiquetada con el contexto adecuado. Este enfoque ha funcionado bien para muchos, pero hay un número creciente de personas que se quejan de su incapacidad y falta de voluntad para llevar a cabo una revisión semanal efectiva..

Lo que pasó es simple de explicar. A medida que aumenta la cantidad de tareas, mensajes, canales de comunicación y dispositivos móviles, el proceso de escanear cada elemento en cada lista se ha vuelto abrumador. Se están demorando mucho, se quejan: una tarea tediosa que no merece la pena. Publicidad

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Horarios mentales frente a explícitos

Algo más se ha sumado a la sensación de estar agobiado..

Todos los trabajadores del conocimiento efectivos participan en algún tipo de planificación activa del tiempo en ciertos momentos críticos de la semana: antes de comenzar a trabajar cada mañana, los domingos por la noche antes de que comience la semana, justo antes de que acepten aceptar una nueva asignación, y cuando se presente un desglose algún tipo de ocurrencia En estos momentos. escanean rápidamente sus calendarios mentales y comienzan a mover elementos en sus cabezas para asegurarse de que pueden completar las tareas más importantes antes de su vencimiento.

Este acto de malabarismo es especialmente esencial para actividades complejas, como pagar los impuestos antes de la fecha límite del 15 de abril. La mayoría de la gente no piensa solo en el gran día en sí, sino que también se centra en buscar tiempo para completar el trabajo preparatorio algunas semanas e incluso meses antes de la fecha de vencimiento para evitar un pánico de última hora..

Como puede imaginar, los profesionales más organizados no hacen estas tareas por su cuenta. Usan herramientas de planificación como calendarios en papel, tabletas, computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y servicios web para ayudarlos a manipular fechas de vencimiento, duraciones y entregables en un horario explícito, adoptando sin saberlo algunas de las mejores prácticas establecidas en la gestión de proyectos..

Sin embargo, curiosamente, GTD disuade a los usuarios de transferir estos horarios mentales de la mente. Sus usuarios más rigurosos solo usan estas herramientas de planificación para rastrear citas que no se pueden mover, como la fecha de vencimiento no negociable del 15 de abril. Cualquiera y todas las actividades que puedan tener lugar en fechas flexibles antes de esa fecha, no pertenecen a un calendario. Por ejemplo, no reservaron tiempo en sus horarios para encontrar facturas, comprar software, consultar registros anteriores y consultar tablas de impuestos. Publicidad

No estoy seguro de si esto es lo que pretendía el autor de GTD, pero el efecto en los usuarios de GTD en general es que caminan con calendarios casi vacíos, pero con horarios mentales muy complejos. Una vez más, esto no fue un problema cuando se desarrolló GTD en la década de 1990. Sin embargo, en el lugar de trabajo de hoy, tratar de mantener en su mente calendarios complejos y siempre cambiantes ha llevado a sentimientos de agobio y carga, ya que los usuarios se ven obligados a construir, recordar y recordar horarios mentales que se extienden durante varios meses..

Hace aproximadamente 5 años, también pensé que mi calendario electrónico era el problema y traté de seguir el enfoque de GTD para la planificación de tareas. Cuando más de mis compromisos empezaron a caer por las grietas, no entendía por qué, pero ahora sí, es demasiado difícil mantener un calendario mental en el mundo actual de tareas cada vez más crecientes..

La respuesta, afortunadamente, no es abandonar GTD, sino modificarlo.

El Tweak

El propósito de las tareas de etiquetado con un contexto es proporcionar un filtro que ofrezca al usuario un rango pequeño y manejable de tareas para elegir. Ahora que tenemos más demandas en nuestro tiempo, necesitamos filtros diferentes a los descritos en el libro..

Hoy en día, la restricción de recursos clave es el tiempo, y ya hay algunos usuarios que usan etiquetas temporales para ayudarles a realizar este filtrado. Por ejemplo, imagina que estás en medio de una reunión tensa a las 9:30 am y recibes un mensaje de tu niñera: “Recoge la leche de camino a casa del trabajo..” Publicidad

Lo que solía ser “@GroceryStore - Pick Up Milk” ahora se convierte “@Mon tarde - Recogida de leche” o incluso “@ 6pm - Recoger la leche.”

En este ejemplo, el mayor desafío para los profesionales que trabajan es no recordar qué hacer una vez que están en el supermercado. En cambio, se trata de recordar hacer el desvío a la tienda a las 6 pm después de un día de reuniones difíciles. Aquellos que tienen más probabilidades de “recuerda” de hecho, no use la memoria. Usan herramientas como calendarios de teléfonos inteligentes para asegurarse de que no tengan conflictos, antes de colocar el elemento en la ranura de las 6 p. M. Junto con un notificador como un zumbador, un pitido o una vibración.

Si bien esta solución parece bastante simple, el hecho es que los calendarios electrónicos no se crearon para este propósito, y deben personalizarse para satisfacer las necesidades de cada usuario. Si decide hacer esta actualización, es una buena idea seguir experimentando para ver si la vida mejora al preguntar lo siguiente:
Pregunta 1: ¿Es mejor administrar mis actividades en una herramienta que en mi memoria??
Pregunta 2: ¿Estoy usando la herramienta de manera que aumenten las probabilidades de recoger la leche??
Pregunta 3: ¿Puedo reducir la Revisión semanal al escanear las tareas programadas para el futuro cercano??

Estas no deberían ser preguntas abstractas: deberían responderse mientras experimenta con su actualización para ver si se necesitan o no más cambios, o incluso una reversión.

El hecho es que ya no existe una solución única para todos, la gestión permanente de nuestros compromisos, y debemos seguir trabajando para encontrar nuevas formas de mejorar. Actualizar nuestros sistemas y la forma en que usamos las recomendaciones de GTD puede ser divertido a medida que descubrimos nuevas formas de ser productivos, pero debemos estar dispuestos a cambiar con el tiempo..