Rastreando mi kilometraje sin perder mi mente

Hago un seguimiento de dónde voy, ya sea que viaje en automóvil, tren o avión, por varias razones: Publicidad

• Puedo cancelar 50.6 centavos por cada milla comercial que conduzco en 2008.
• Puedo planificar mis viajes de manera más eficiente si tengo una buena idea de la frecuencia con la que viajo y dónde.
• Puedo retroceder fácilmente, si es necesario, incluso mucho después del viaje.

Pero encontrar un método para rastrear los viajes, especialmente el kilometraje, que no consume mucho tiempo, puede ser difícil. Aprendí a rastrear el kilometraje de mi madre, quien, hasta el día de hoy, anota su kilometraje y ubicación cada vez que estaciona el automóvil en la parte posterior de su recibo de gasolina más reciente. Hace el trabajo, pero parece que tiene que dedicar mucho tiempo al proceso, desde el tiempo real empleado en escribir la información hasta procesarla más tarde..

Al elegir un sistema de seguimiento de millas, o crear uno propio, hay algunos factores muy específicos que debe tener en cuenta:

Necesidades de documentación: si espera que un empleador o cliente le reembolse las millas recorridas, sepa desde el principio qué tipo de documentación necesitará entregar: ¿será suficiente un registro de viaje? ¿Necesitará recibos de gas? ¿Su viaje necesitará aprobación? Lo mismo ocurre con cualquier millaje que pretenda reclamar como una deducción de sus impuestos. Si reside en los EE. UU., A menos que sea auditado, solo necesita una documentación mínima. Si es auditado, tendrá que ser capaz de sacar algunos papeles para demostrar que realmente conduce mucho para su trabajo. Qué tipo de registros, usted podría preguntar: Kelly Erb, de taxgirl, dice, “La mejor prueba son los registros escritos..” La clave, dice Kelly, es que tienen que ser contemporáneas, lo que significa que hizo un seguimiento de sus viajes a medida que los realizaba. El seguimiento electrónico está bien siempre y cuando se mantenga al día de la misma manera que lo haría con un sistema escrito. Ella recomienda rastrear el kilometraje y el propósito de un viaje, así como mantener los recibos de peaje y gasolina. Kelly ofreció otra sugerencia también: “Si usa el pase E-Z o algo similar, tendrá un registro impreso de sus viajes compilado para usted.” Publicidad

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Otras variables: ¿Está realizando un seguimiento de sus viajes para ayudar a que su recorrido semanal de mandados sea más eficiente? ¿O está comparando su kilometraje con su gasto en gasolina? Si necesita realizar un seguimiento de otras variables, deberá planificar ese hecho desde el principio. Es posible que deba incluir sus gastos de gas o la cantidad de veces en un mes que visita un lugar determinado en un mes en su sistema de rastreo.

Si es bueno sobre el mantenimiento de registros en general, es posible que no tenga que preocuparse demasiado por el seguimiento de millas: digamos que mantiene un calendario con registros bastante precisos de dónde se encuentra en un momento dado: nombres comerciales y direcciones. Si no se desvía con demasiada frecuencia, solo puede calcular la distancia de una cita a la siguiente (solo ingrese las direcciones en GoogleMaps o Mapquest). Publicidad

Pero para aquellos de nosotros que preferiríamos mantener un registro de nuestro kilometraje a medida que avanzamos, varias aplicaciones web pueden cumplir su objetivo de manera admirable. Personalmente, me gusta Jott. Cuando llego a un lugar, solo puedo llamar a Jott y grabar un mensaje que indique mi millaje, mi ubicación actual y mi propósito (lo que hace las cosas mucho más fáciles cuando necesito ordenar mis viajes de negocios de todo lo demás). Y como Jott enviará mis grabaciones a mi correo electrónico, puedo configurar filtros basados ​​en unas pocas palabras o incluso realizar búsquedas para ubicaciones particulares. La única llave en mi sistema es el problema ocasional de reconocimiento de voz: voy a muchos lugares con nombres aparentemente irreconocibles. Pero siempre puedo volver a Jott y escuchar una grabación en particular de nuevo..

Simplemente coloco mis Jotts en una hoja de cálculo, teóricamente cada mes, pero de manera realista cada pocos meses, con algunas fórmulas configuradas para calcular no solo mi total de viajes, sino también mis totales dentro de las categorías. Trato de redactar mis Jotts de tal manera que solo pueda cortar y pegar mientras hago algo menos que un desafío intelectual, como ver la televisión. Publicidad

Pero puedo pensar en muchas variaciones sobre este tema que dependen de cómo se conecte a Internet y de las aplicaciones que le gusten: podría enviar mensajes de texto a una cuenta de Twitter, guardar archivos en una PDA o hackear su automóvil y un dispositivo GPS juntos, por lo que pueden realizar un seguimiento del kilometraje sin su interferencia. La diferencia clave entre estas técnicas y un libro de millas de la vieja escuela (que puede obtener de forma gratuita en su oficina local de H&R Block si no le gustan las soluciones de alta tecnología) es que la información ya está escrita. Con mucho menos esfuerzo que manejar una pila de recibos, podrá manipular la información de su viaje: incluso la simple tarea de sumar un número total de millas recorridas parece monumental con la pila de recibos de gas anotados de mi madre. Mucha gente dice que el único método aceptable de rastreo es usar lápiz y papel, preferiblemente guardados en el auto. Pero piense cuánto tiempo sumar esos números tomará, mientras estoy descargando mis Jotts en una hoja de cálculo que hará todos los cálculos por mí.?