La forma correcta de hacer una lista de tareas y hacer las cosas

Una de las formas más poderosas de reducir el estrés y abrumar cuando se siente ansioso por su trabajo es sentarse con un bolígrafo y un papel y escribir todas las cosas que tiene que hacer. Que autor de Resolviendo las cosas, David Allen llama “un barrido de la mente”. Alivia la sobrecarga cognitiva de su cerebro y cuando puede ver enumeradas todas las cosas que tiene que hacer, tiene una sensación de comodidad al saber que no es tan malo como le decía su cerebro..

Sin embargo, el solo hecho de sacar de su cabeza todas esas cosas que tiene que hacer, no hace el trabajo. Es solo el primer paso..

Para realmente obtener el beneficio de hacer una lista de tareas pendientes, hay algunas cosas que puede hacer que hagan que su lista de tareas sea mucho más efectiva..

1. Sea claro acerca de lo que necesita hacer

A menudo veo hacer listas con tareas escritas como “Habla con tim” o “Preparar la presentación”. El problema con escribir tareas como esta es que no están claras. Hay una serie de preguntas que siguen sin respuesta. ¿Hablar con Tim sobre qué? Que presentacion Que necesita prepararse?

Cuando escribas una tarea, sabrás lo que quieres hacer; pero después de un fin de semana o unos días, lo que quiere lograr se ha vuelto embarrado y poco claro. Es mucho mejor escribir “Habla con Tim sobre el viaje de la próxima semana a Berlín” o “preparar un esquema para la presentación de la próxima semana al Consejo de Administración”. Claro, puede tardar unos segundos más en escribir las palabras adicionales, pero te agradecerás más tarde cuando vengas a hacer la tarea..

Escribiendo tareas como esta deja muy claro lo que quieres hacer. Y cuando se siente para comenzar su trabajo, sabrá exactamente lo que implica realizar esas tareas para poder tomar mejores decisiones sobre en qué trabajar. Publicidad

También ahorra mucho tiempo porque la claridad significa que podrá obtener los archivos correctos y comenzar de inmediato, en lugar de tener que dedicar unos minutos a tratar de recordar lo que debe hacer..

2. No fechar tareas al azar

Es muy tentador agregar una fecha a cada tarea que escriba, no querrá olvidarse de hacerlo, ¿verdad? El problema con la fecha aleatoria de todas las tareas que pone en su lista de tareas pendientes es que termina con una abrumadora lista diaria de tareas que no es necesario realizar el día que ha elegido, y o bien reprogramará las tareas o simplemente las ignorará.

En su lugar, obtener más estratégica. Solo ponga una fecha en una tarea si tiene la intención de hacerlo ese día. He visto diariamente hacer listas con veinte o treinta tareas cuando la persona tiene un día de reuniones consecutivas. En estas circunstancias, no hay forma de que las tareas se realicen.

Está bien poner una tarea de recordatorio en su lista diaria de tareas, algo así como “RECORDATORIO: Revisión Proyecto X - ¿Hay algo que deba hacer??” O cree una lista de llamadas para hacer y haga una tarea diaria que le indique que revise su lista de llamadas. Simplemente trabaje para mantener su lista de tareas diarias manejable y realista.

Pasar un poco de tiempo cada semana para planificar su semana según lo que está en su calendario le ayudará a mantener su lista de tareas pendientes más efectiva. Puedes agregar fechas a tus tareas entonces. Cuando tenga un día tranquilo en la oficina sin reuniones, tenga una lista más larga de tareas pendientes. Si está ausente en un viaje de negocios, reduzca la cantidad de tareas en su lista.

3. Mantenga su lista diaria a no más de diez tareas

Cuando sugiero esto a la gente, a menudo se ríen de mí. Creen que están mucho más ocupados que eso y deben tener al menos veinte tareas en su lista. Publicidad

El problema aquí es con todas las distracciones, emergencias e interrupciones que se producirán cada día; No vas a hacer esas veinte tareas. Llegará al final del día frustrado porque está reprogramando de veinticinco a cincuenta por ciento de las tareas que tenía en su lista.

En cambio, al final del día, dedique entre diez y quince minutos a priorizar el día siguiente.. Elige las diez tareas más importantes de tu lista. y resaltarlos de alguna manera. Muchos de los administradores de listas de tareas tienen una forma de marcar las tareas y, por lo tanto, puede agregar una bandera a las 10 tareas que desea realizar al día siguiente.

Esto no solo lo mantiene enfocado en lo que es importante, sino que también lo obliga a elegir las tareas que tendrán el mayor impacto positivo en su día..

Cuando empiece a priorizar su lista de tareas pendientes de esta manera, naturalmente estará más centrado y pasará más tiempo valioso en las tareas que lo impulsan en sus proyectos y sus metas..

4. Agrupar tareas similares juntas

Cuando mire su lista de tareas pendientes, notará que muchas tareas son similares en naturaleza..

Llamando a sus clientes, por ejemplo. Si tiene dos o tres tareas en su lista diaria que involucran llamar a sus clientes, agrúpelas y hágalas al mismo tiempo. Programe una treintena de minutos para hacer sus llamadas y hacerlas una después de la otra. Del mismo modo, si tiene tareas relacionadas con el correo electrónico, agrúpelas también. Encontrará que hace mucho más y que su mente está mucho más centrada en el trabajo que está haciendo. Publicidad

Puede volverse caótico cuando se cambia entre diversos tipos de trabajo durante todo el día. Es mucho mejor para su eficacia y productividad hacer tareas similares juntos. Tiene abiertas las herramientas adecuadas (aplicaciones, correo electrónico del teléfono, etc.) y le ahorrará mucho tiempo.

5. Haz que tu lista de tareas te motive

Cuando escribes tareas como “responder a un correo electrónico” o “hacer llamadas de seguimiento al cliente,” No hay motivación real allí. Simplemente se siente como si estuvieras en la rutina de hacer el trabajo. Donde sea posible, escribe tareas como “obtener la bandeja de entrada de correo electrónico a cero” y “Llama a mis clientes para asegurarse de que estén contentos.”. Esto puede parecer simplista, pero muchas veces una lista de tareas pendientes no tiene un valor emocional. Es solo una lista de trabajo por hacer..

Para ayudar a hacer la lista más inspiradora., Escribe tareas para que evocen una respuesta emocional.. Hacer felices a sus clientes será más motivador que solo llamarlos, porque ese es su trabajo o competir con usted mismo para que su bandeja de entrada de correo electrónico a cero cada día agregue un poco más de chispa a la tarea..

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Otra forma de hacer que su lista de tareas sea más motivadora es mantener la lista diaria corta. Como escribí anteriormente, cuando su lista de tareas diarias no tenga más de diez tareas, se sentirá alcanzable. Si tiene entre veinte y treinta tareas, se sentirá abrumadoramente. Es mucho mejor mirar su lista diaria y sentirse inspirado que mirar su lista y sentirse desmotivado.

6. Hacer una revisión semanal

Para quien haya leído a David Allen. Resolviendo las cosas Libro, usted sabrá todo sobre la revisión semanal. Sin embargo, me sorprende la cantidad de personas que no lo hacen. Si desea que su lista de tareas pendientes permanezca vigente y actualizada, entonces es vital realizar una revisión semanal.

Durante la semana, cuando te apresuras y haces cosas, extrañarás cosas. Somos seres humanos y nos olvidaremos de marcar las tareas que hemos realizado, agregaremos tareas puntuales y no agregaremos una fecha y nos olvidaremos de agregar tareas. La revisión semanal es donde se detiene por una hora y se toma una visión general de lo que tiene que hacer. Publicidad

Lo ideal es que su revisión semanal se realice en un lugar libre de distracciones para que pueda concentrarse en el trabajo que debe hacer y planificar la semana siguiente. Reúna todas sus tareas: puede haber escrito las tareas en un cuaderno y no las ha agregado a su lista de tareas pendientes y borre las tareas que ya no son necesarias o que ya se han realizado.

Hacer una revisión semanal te pone en completo control. Le permite mantenerse al tanto de su trabajo, decidir qué debe hacer a continuación y qué se puede posponer para un momento posterior. Es la mejor manera que conozco Empezando la semana con un plan y una dirección. y es una forma de asegurarse de que está haciendo las cosas bien y de no quedar atrapado en tareas menores que no lo hacen avanzar en sus proyectos o sus metas..

La línea de fondo

Cuando se usa correctamente, una lista de tareas puede ser la motivación y el impulso que lo impulsa a hacer su mejor trabajo y lograr cosas increíbles. Lo mantiene enfocado en las cosas importantes y evita que falten tareas que de otra manera podrían perderse.

Las listas de tareas también lo ayudan a reducir el estrés y abrumar, porque en lugar de tratar de recordar todo lo que está en su cabeza, ha externalizado todo el trabajo que tiene que hacer para liberar espacio en su mente para esfuerzos más creativos..

Vamos a resumir los puntos clave:

• Escribe tareas para que quede muy claro lo que tienes que hacer. Si tiene que llamar a alguien, ponga su número de teléfono en la tarea para ahorrar tiempo buscando el número.
• Agregue fechas que sean significativas y no aleatorias. Cuando su lista de tareas diarias solo tenga tareas que deben hacerse ese día, estará mucho más centrado en el trabajo correcto.
• Solo permita un máximo de diez a doce tareas marcadas por día en su lista de tareas pendientes. Esto no significa que solo hagas esas tareas. Si tiene tiempo y energía al final del día, siempre puede hacer más.
• Agrupe tareas similares para que pueda concentrarse en el tipo de trabajo que está haciendo al mismo tiempo. Esto ayuda a evitar los riesgos de realizar múltiples tareas..
• Escribe tus tareas para que sean significativas y motivadoras. Quieres mirar tu lista y estar motivado para quedarte atascado y hacer el trabajo.
• No te pierdas hacer una revisión semanal completa. Este es el pegamento que mantiene todo unido y relevante..

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