Plan de tecnología para su pequeña empresa en nueve sencillos pasos

A medida que las empresas confían más en la tecnología, hay una necesidad urgente de planificar para ello. Sin embargo, la planificación tecnológica casi nunca está en el “que hacer” lista de una pequeña empresa; Esto se debe a que muchos empresarios no son conscientes de la importancia de un plan de tecnología o consideran que el proceso es tedioso y requiere mucho tiempo. Sin embargo, este no es el caso, y en este artículo compartimos información vital para ayudarlo a desarrollar e implementar un plan de tecnología eficaz para su pequeña empresa..

La planificación de la tecnología no se trata solo de decidir el momento adecuado para cambiar las computadoras y actualizar el software. Implica el proceso estratégico de determinar cómo su empresa puede utilizar la tecnología para mejorar sus objetivos y productividad..

1- Evaluar los recursos tecnológicos de su negocio

Antes de comenzar el proceso de planificación, es importante evaluar sus recursos tecnológicos existentes. Deberá completar una evaluación que cubra todos los aspectos de la innovación en su negocio. Esto incluirá no solo listar su equipo físico y software, sino que también implicará identificar qué funciona y si los recursos en su negocio cumplen con los estándares actuales para su industria y eficiencia..

2- Gestión

La administración es primordial en la planificación de la tecnología para una pequeña empresa. Un fuerte liderazgo motivará el uso de la tecnología para promover la misión empresarial, contribuirá a la disposición del personal a utilizar nuevos equipos y software, ayudará a los inversionistas a desarrollar su credibilidad y minimizará la reticencia de los tecnofóbicos. Idealmente, el propietario del negocio proporciona un liderazgo sólido, pero también puede provenir de supervisores y otros gerentes. Publicidad

3- Equipo de planificación

Siempre que sea posible, la planificación tecnológica debe ser una actividad de equipo. El equipo debe:

• evaluar la tecnología existente
• Reconocer los requisitos y preocupaciones de innovación.
• preparar una declaración de visión tecnológica
• desarrollar un presupuesto y un cronograma
• escribe el plan de tecnología
• realizar un seguimiento de la implementación del proyecto
• Garantizar la participación de los interesados..

Idealmente, el equipo debe estar compuesto por el propietario o el director ejecutivo (CEO), un gerente de proyecto, asistente administrativo, contador y administrador de sistemas o especialista en tecnología. No todas las pequeñas empresas tendrán suficientes recursos humanos para un equipo tan elaborado. Sin embargo, es importante tener alguna representación de los principales departamentos operativos de la empresa para conformar el grupo de planificación..

4- Identificar y priorizar los requisitos de tecnología

Una vez que haya examinado el estado actual de sus recursos tecnológicos, el siguiente paso para su equipo de planificación en el proceso de preparación es reconocer las necesidades de innovación futuras de su empresa y establecer prioridades. Cada organización tendrá sus requisitos, pero debe incluir:

• Compra de nuevo software y actualizaciones.
• Personalización de software
• Entrenamiento de personal
• Reemplazo y actualización de equipos.
• Redes de computadoras
• Desarrollando una presencia en internet.
• Mejora del marketing online.
• Diseño o modernización del sitio web de la empresa.
• Desarrollo de políticas para el uso de computadoras y otros dispositivos tecnológicos.
• Implementando sistemas de respaldo y procedimientos de seguridad.
• Reemplazo de hardware obsoleto
• Empleando personal tecnologico apropiado.

Es muy natural que a medida que piense en sus necesidades tecnológicas, generará una lista más larga que el alcance de su presupuesto. En consecuencia, la siguiente tarea en la planificación de su tecnología es establecer prioridades. Como propietario de una pequeña empresa, tendrá que ser realista sobre lo que puede lograr y establecer plazos razonables. Publicidad

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5- Declaración de la visión

Después de establecer prioridades, es hora de preparar una declaración de visión para su plan de tecnología. Comience por evaluar la declaración de la misión de su empresa. Las consideraciones clave en este proceso deben incluir cómo la tecnología ayudará a su empresa a cumplir su misión y mejorará la efectividad de la organización..

6- presupuesto

El siguiente paso es establecer un presupuesto. Esto puede ser un desafío para una pequeña empresa, pero es fundamental para crear un plan de tecnología. La investigación exhaustiva es esencial para determinar el costo real de la implementación de las prioridades tecnológicas del negocio. Es común que el propietario de un negocio omita los gastos, como la pérdida de horas de trabajo para la capacitación del personal, las actualizaciones mensuales del software y otros costos operativos adicionales al precio de adquisición..

7- Implementación

Otro paso importante en su plan de tecnología es establecer una línea de tiempo para la implementación. Preferiblemente, estará trabajando en una estrategia que puede llevarse a cabo durante un período y el equipo debe considerar lo siguiente:

• ¿Cuáles son las primeras cosas que deberá hacer??
• ¿Cuánto tiempo tardarás en terminar cada uno??
• Una vez que la empresa complete los planes, ¿cuáles son los próximos pasos??

Las líneas de tiempo deben ser versátiles para adaptarse a eventos no anticipados, pero lo suficientemente rígidos para mantener el impulso. Usted querrá presentar su cronograma en fases, lo que le dará tiempo para identificar financiamiento para cada actividad. Publicidad

8- Escribiendo el plan

Ha evaluado sus recursos existentes, ha determinado y priorizado sus necesidades, ha preparado su visión tecnológica, ha desarrollado un presupuesto y ha producido un cronograma para la ejecución. El siguiente paso en la planificación de la tecnología es escribir el plan. La mayor parte del trabajo de preparación y el intercambio de ideas por parte del equipo facilitarán mucho este paso..

El plan escrito debe constar de un mínimo de estos cuatro elementos clave:

• Una declaración de visión tecnológica.
• Una descripción de la estrategia.
• Una linea de tiempo
• Un plan de presupuesto

Los planes más detallados pueden consistir en:

• Un perfil organizacional
• Una declaración de misión
• Inventario de la innovación existente.
• Un desglose de los detalles asociados a la implementación.
• Un análisis de objetivos a corto y largo plazo.

Muchos propietarios de pequeñas empresas realizarán el trabajo de preparación necesario, organizarán muchas reuniones para discutir un plan tecnológico, pero nunca prepararán un documento. Tener un plan de tecnología escrito proporcionará un punto de referencia para el propietario de la empresa y el personal en general. Publicidad

9- Financiamiento para la tecnología.

Con suerte, los esfuerzos incluidos en la preparación del plan de tecnología también ayudarán con la financiación. Por eso es tan esencial que su declaración de visión describa cómo la tecnología ayudará a su organización a cumplir su objetivo..

Si bien hay entidades que ofrecen subvenciones para la tecnología a las pequeñas empresas, a menudo se ven abrumadas por las solicitudes. Por lo tanto, es importante acercarse a los financiadores y donantes que ya están apoyando su misión y usar su plan para demostrar sus metas.

No hay duda de que la tecnología es esencial para cualquier pequeña empresa y el crecimiento depende de cómo la empresa puede adquirir y utilizar la tecnología de manera efectiva. La información anterior es un gran comienzo para avanzar hacia el desarrollo de un plan de tecnología en su empresa si aún no tiene uno..

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