Productivity Made Simple La clave de GTD su gráfico diario de actividad

Suena serio, ¿no? Afortunadamente, toda la idea resulta bastante fácil de entender..

Pero primero…

En este punto, ya sabe cuáles son los principales elementos de la productividad y por dónde empezar con GTD. Todo esto es genial, pero aún nos falta una información importante ...

¿Qué diablos hacer con todo esto??!

Y hoy, vamos a cubrir exactamente eso..

Entendiendo el Diagrama de Acción

Cuando trabajas con GTD básicamente estás haciendo una de tres cosas en todo momento: Publicidad

• Cuidar tareas definidas..
• Cuidar tareas indefinidas..
• Planifica (define) tus tareas.

Estas cosas caen en un bucle y se repiten a lo largo del día, semana, mes, etc..

La planificación de sus tareas será el tema de la próxima publicación de esta serie, así que dejémoslo por ahora y centrémonos en las dos primeras cosas..

• Tareas / actividades definidas son todo lo que está en su Lista de Proyectos, Lista de Próximas Tareas, Lista de Futuro / quizás, y Calendario. Ya sabes, todo lo que has planeado hacer eventualmente.
• Tareas / actividades indefinidas son todo lo que te sorprende y te obliga a tomar algún tipo de acción. Como cuando tu esposo te llama y grita que tu casa está en llamas. (Ese es un ejemplo extremo, pero solo estoy tratando de hacer entender mi punto de vista).

Definido e indefinido son los únicos tipos posibles de tareas con las que podría tropezar en su camino a través de la vida. Todo es familiar para ti (cosas que has planeado), o nuevo e inesperado (cosas que no predijiste que ocurrirían).

Tareas tan definidas que tenemos cubiertas. Cuando tenga ganas de trabajar, simplemente elija una de la Lista de tareas siguientes y la ejecute. Pero, ¿qué hacer cuando suceden tareas indefinidas? ¿Simplemente los hacemos, o qué??

Aquí es donde entra en juego el gráfico diario de actividad..

Conocer tu gráfica diaria de actividad

Primero, la gráfica en sí. No se desanime desde el principio porque la cosa es bastante fácil de entender, como explico a continuación.

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Hay una cosa llamada cosas en la parte superior de la gráfica. Cosas son todo lo que se cruza en tu camino durante el día: todo lo que tu vida te golpea (las tareas no definidas). Recibir un correo electrónico es un cosa. Crear una nueva idea para algo es una cosa. Recibir una llamada telefónica es un cosa. Obtener una orden directa de su jefe es también una cosa. En una oración, todo lo que requiera algún tipo de reacción de su parte es un cosa.

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Así que las cosas van en tu bandeja de entrada. La bandeja de entrada no tiene que ser una bandeja de entrada real, como una bandeja de entrada de correo electrónico o un buzón tradicional en su patio delantero. Este es simplemente un lugar donde todas las cosas entrantes aterrizan.

Puede crear una carpeta en el escritorio de su computadora, por ejemplo. O escriba todo en notas adhesivas y péguelas en la pantalla de su computadora. O tenga un recipiente especial al lado de su escritorio. La elección es verdaderamente de usted. Lo que sea más conveniente para usted puede ser usado como una bandeja de entrada..

Así que todo aterriza allí y espera hasta que se haga algo más por tu parte. Lo que haces es recoger algo de la bandeja de entrada y responder la primera pregunta: ¿Qué es? Tengo que (o quiero) hacer algo al respecto?

Si la respuesta es no entonces tienes cuatro opciones principales que puedes hacer a continuación.

• Destrozando la cosa. Bastante autoexplicativa.
• Poniéndolo en tu Lista de Futuro / Tal vez. Si crees que quieres trabajar con esto en el futuro..
• Programándolo en tu calendario. Si necesita tomar medidas al respecto en una fecha y hora exactas (recuerde, su Calendario es sagrado).
• Poniéndolo en tus Archivos de Referencia. Si es solo una parte de la información que desea conservar, pero no es accionable de ninguna manera.

Si la respuesta es sí entonces surge una segunda pregunta: ¿Es la próxima acción posible??

Las cosas indefinidas con las que te golpeas durante el día se pueden construir de manera muy diferente. Pueden ser simples actividades de una acción (como un correo electrónico que dice, “Sacar la basura”, o bien podrían comenzar proyectos masivos (como, “Comienza la campaña de marketing de Coca-Cola.”). Así que la pregunta anterior es dónde decides si es el primero o el último. Publicidad

Si realmente es algo que suena como un nuevo proyecto, entonces debe incluirlo en su Lista de proyectos, y luego planificarlo para obtener una lista de posibles tareas para él (lo veré más adelante en la siguiente lista). post en la serie).

Sin embargo, si es solo una actividad / tarea de una sola acción, entonces debe considerar ocuparse de ella inmediatamente. De ahí la tercera pregunta en la gráfica: ¿Puedo hacerlo en menos de 2 minutos??

¿Por qué la restricción de 2 minutos? Porque si tuviera que encargarse de cada tarea de una sola acción que alguien le envíe justo en el lugar, no podría hacer nada más en un día. GTD simplemente lo protege contra una situación en la que las tareas entrantes están saboteando su forma de trabajar.

Entonces, si puedes hacerlo en menos de 2 minutos, entonces simplemente hazlo. Un ejemplo de esta tarea es uno que le di un par de párrafos arriba: alguien que le dice que saque la basura.

Desafortunadamente, la mayoría de las tareas no definidas no se pueden realizar en menos de 2 minutos. Eso es solo la vida.

Hay dos opciones para usted en tal caso. Puedes delegarlos o diferirlos..

• Delegando algo significa simplemente enviarlo a otra persona. Su asistente, su contratista, o cualquier otra persona que tenga para ahorrar o encontrar la cosa para la cual es una tarea adecuada. Una vez que les envíes la tarea, simplemente ponla en tu “Esperando” Haz una lista para que no olvides volver con esa persona y preguntar sobre su progreso..
• Aplazando algo significa colocarlo en uno de dos lugares posibles: ya sea su calendario o su lista de próximas tareas.

Póngalo en su Calendario si es absolutamente necesario hacerlo en una fecha específica, de lo contrario, póngalo en su Lista de Próximas Tareas para que pueda volver a él cuando decida trabajar en sus tareas definidas. Publicidad

Eso es todo lo que hay en la gráfica. Seguirlo honestamente le permite manejar cada tarea indefinida de manera muy efectiva.

Las tareas no definidas son las que pueden arruinar completamente su día perfectamente planificado; GTD puede ayudarte a prevenir tal situación..

Ahora que?

Sabemos qué hacer con nuestras tareas definidas (simplemente hazlas cuando tengas algo de tiempo) y también sabemos qué hacer con nuestras tareas no definidas (defínelas como se explicó anteriormente). Pero hay una cosa más rápida que quiero compartir con ustedes hoy. Y así es como revisar su trabajo cada día / semana, y estar al tanto de lo que está sucediendo..

Esto es lo que personalmente hago.

1. Cada dia yo empieza con mi calendario. Porque sé que las tareas más importantes para un día determinado están ahí. Tareas que no pueden ser pasadas por alto. Le aconsejo que haga lo mismo y comience su día revisando también su Calendario..
2. Cuando termine con el calendario, tomo mi lista de próximas tareas, escojo una tarea y comienzo a ejecutarla. Luego escojo otra tarea, luego otra y así sucesivamente..
3. Además, una vez por semana hago una revisión más amplia y miro todas mis listas: Lista de proyectos, Lista de futuros / Tal vez, Lista de espera y me aseguro de que mis prioridades siguen siendo las mismas y que todavía quiero ejecutar todas las tareas. esas cosas que hay ahi También planifico mi próxima semana y actualizo todo para que esté perfectamente en sintonía con mis objetivos y asuntos actuales. Este es también el momento para crear nuevos proyectos y eliminar proyectos antiguos, ya sabes, limpiar cosas.

Y eso es. Toda esta metodología se reduce a estas simples actividades:

1. Cuida tu calendario.
2. Cuida tu próxima lista de tareas.
3. Revisar todo.
4. Repetir.

Y es por eso que GTD es tan efectivo en un entorno de la vida real..

(Crédito de la foto: frase de toma de decisiones a través de Shutterstock)