Productividad, Confiando en Tecnología y Redundancia

Su computadora se bloquea No se pondrá en marcha de nuevo. ¿Qué haces? Nada productivo. Desperdicia la mañana, el técnico viene y te dice que necesitas un nuevo disco duro, y que tu tarde también se ha ido mientras vas a comprar uno nuevo..

Hay un millón de variaciones de este escenario. Nos colocamos en una posición precaria cuando dependemos total y completamente de la tecnología para mantener nuestros sistemas de productividad y ejecutar las tareas que nos asignamos con ellos. La tecnología da productividad personal a los esteroides; todo es mas rapido La mayoría de nosotros puede escribir más rápido de lo que escribimos y usar el correo electrónico como una forma de comunicación diaria nos permite reducir drásticamente la cantidad de conversaciones y llamadas telefónicas perturbadoras que recibimos cada día. Así que aprendemos a confiar en la tecnología, tanto que cuando falla, y lo hace, podemos quedarnos sin palabras cuando se nos hace la pregunta anterior., cual es la proxima accion? Publicidad

Hace dos años estaba en una posición así. Mi sistema de administración de tareas era un archivo de texto almacenado localmente en mi computadora. Una computadora que falló con perturbadora regularidad. No habría importado si almacenara mi sistema de administración de tareas en un Google Doc; en ese momento no tenía otra computadora, ni un iPhone, y de todos modos, ¿qué pasaría si Google Docs fallara??

Necesitamos aprender a confiar menos en la tecnología. Y no quiero decir que debamos deshacernos de nuestras computadoras como el centro de nuestro sistema de productividad, pero necesitamos redundancia. Redundancia para el sistema, y ​​redundancia para la situación..

Redundancia para el sistema

Los sistemas redundantes son sistemas que garantizan que un problema con cualquier componente individual no cause problemas para otros componentes o para el sistema en su conjunto. Esto generalmente se hace duplicando los componentes; ya sea el mismo componente en un lugar diferente (como copias de seguridad fuera del sitio), o simplemente el mismo componente en un medio diferente que no está relacionado con el primero. Publicidad

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Por lo tanto, puede guardar copias de su lista de tareas en dos computadoras y asegurarse de que estén siempre actualizadas en caso de que una de ellas desaparezca. Podría confiar en Time Machine (si está en una Mac) para proporcionarle este tipo de redundancia, o guardar una copia en Gmail o Google Docs, o mejor aún (si no es algo obsesivo), todo lo anterior. O bien, puede escribir la lista en un papel y enviar por correo electrónico una copia de la lista de su computadora a su teléfono..

Cuando se trata de sistemas basados ​​en computadora, la sincronización entre múltiples dispositivos es un buen comienzo. Pero también es una buena idea mantener una copia que no dependa de los electrones. Su energía podría apagarse durante horas (el mismo día que olvidó cargar su computadora portátil y teléfono la noche anterior). Cualquier cosa puede suceder con estas soluciones, mientras que si ha escrito o impreso cosas, el sistema es mucho menos voluble. Alguien con quien vive podría tirar accidentalmente su lista de tareas o su casa podría incendiarse (en cuyo caso, lo último en su mente será si su lista de tareas está bien), pero es mucho menos probable que pierda el acceso a ambos en línea. y copias fuera de línea a la vez.

Redundancia para la situación.

El otro problema de confiar demasiado en la tecnología tiene que ver con la ejecución. Incluso si tiene su lista de tareas en un pedazo de papel una vez que se apaga la alimentación, ¿qué hace? Nada, si no lo has planeado. Una de las excelentes herramientas que ofrecen muchos sistemas de productividad es algún tipo de variación de los Contextos de GTD, y son útiles exactamente en este tipo de situación (entre otras). Publicidad

En casi todos los proyectos, por lo general, se puede realizar alguna tarea sin la ayuda de una computadora, incluso si usar una computadora sería, en circunstancias normales, la mejor manera de hacerlo. La idea es que si ha configurado correctamente sus contextos, cuando no tiene acceso a una computadora, use un contexto configurado para el trabajo sin conexión. Sin conexión a Internet, salga de su contexto @internet y cambie a otra cosa. Si tiene una parte justa que se puede hacer fuera de línea, solo cree un contexto @offline y cámbielo cuando lo necesite. También puedes usar múltiples contextos en una sola tarea. Si su trabajo se debe realizar en una computadora pero se puede hacer sin una, puede adjuntar un contexto adicional @offline o @nopower que funcione como secundario al contexto habitual de la tarea..

Es principalmente una cuestión de gusto personal en cuanto a cómo configurar su sistema para adaptarse a cambios inesperados, pero la conclusión es que debe planificar por adelantado para estas situaciones y estar listo para ir con una lista de cosas que se pueden hacer en el mientras tanto.

Contextos consiste en tener un sistema de productividad que incluya y se adapte al entorno en el que se encuentra y las herramientas que tiene disponibles. Considere el fracaso tecnológico de cualquier tipo como un entorno más. Planear con anticipación para que algo salga mal no es ser pedante, es inteligente e incluso tiene un nombre en el mundo de las relaciones públicas: gestión de crisis. Cualquier buen equipo de relaciones públicas tendrá un plan para una crisis, de modo que, si algo sucede, puedan pasar directamente a la acción. No hay razón para que no puedas hacer esto con la productividad personal. Publicidad

Es mucho más fácil para nosotros que para los de relaciones públicas; durante su revisión semanal, mientras configura nuevas tareas, simplemente explore su lista y golpee un contexto sobre cualquier cosa que se pueda hacer fuera de línea. Fácil: toma un minuto o dos más de lo que suele hacer su revisión semanal. Podría pasar semanas o meses sin usarlo, pero valdrá la pena cuando llegue el momento del fallo técnico. En lugar de tener su sentido del trabajo del día fuera de curso por esto “desastre” y sentado allí con una expresión confusa, volverá a estar en funcionamiento en muy poco tiempo. De eso se tratan los sistemas redundantes..