Cómo escribir excelentes minutos de reunión para que nada se pierda en la traducción

Escribir las actas de la reunión puede parecer una tarea desalentadora al principio. Hay un grupo de personas que hablan de numerosos temas en una cantidad de tiempo aplastada. Su trabajo es decidir qué es lo más importante y registrarlo de tal manera que quede claro para que todos lo revisen más adelante..

Las actas de las reuniones son valiosas por varias razones. Pueden ser vitales para mantener a los miembros del equipo responsables. Se utilizan para informar a los que no estuvieron presentes en la reunión. Son un registro histórico para que las ideas y decisiones no sean olvidadas..

Mantener las actas de sus reuniones puede ser estresante, pero puede ser invaluable. Los miembros de su equipo estarán extremadamente agradecidos cuando pueda sacar sus actas de reuniones en el futuro para recordarles las tareas importantes y responder a las preguntas olvidadas.

Los siguientes consejos le ayudarán a crear actas de reuniones efectivas. Incluso si ha tenido experiencia tomando minutos antes, puede encontrar algo que lo ayudará a ser más efectivo:

1. Sepa de qué se tratará la reunión de antemano.

Quienquiera que esté a cargo de la reunión debe tener una agenda preparada para que la revise antes de que comience la reunión. Puede usar esta agenda para ayudar a preparar la organización de sus notas, que le agradeceremos mucho más adelante..

Para organizar sus notas, será útil crear una plantilla de clases que pueda completar rápidamente durante la reunión..

Si no tienes una agenda, tal vez esa tarea te corresponda. Una agenda es muy útil para ayudar a que las reuniones se desarrollen sin problemas y de manera eficiente..

Puedes estimular a tu equipo de liderazgo para crear uno. O puede crear el suyo propio preguntando qué puntos de conversación tienen los líderes de la reunión. Publicidad

2. Configure su plantilla de actas de reunión

Será más fácil ajustar sus notas digitales si se cometen errores o cambios. Sin embargo, si no eres un mecanografista fuerte, puede ser mejor seguir con el lápiz y el papel y luego volver a escribir lo que es más importante después..

Para notas digitales limpias, puede intentar usar plantillas de boletines electrónicos que puede encontrar en línea para mantenerse organizado. Son visualmente atractivos para compartir (más sobre esto más adelante). Las notas digitales también serán más fáciles de distribuir en general..

Otra opción para crear un esquema digital es mediante el uso de tablas en Google Docs. Elija o cree la plantilla o programa adecuado para que se ajuste a la información que necesitará escribir.

3. Organiza lo que estarás escribiendo

Cada organización y tal vez el equipo tendrá plantillas de aspecto diferente para sus actas de reunión. Lo importante es decidir qué información es importante y crear una organización clara alrededor de eso..

Es posible que desee consultar con los miembros de la reunión antes y después de cada reunión para ver cuáles son sus preferencias para las actas de la reunión..

Aquí hay algunos elementos importantes para poner en sus actas de la reunión:^[1]

• Fecha y hora
• Asistentes
• Minutos de la reunión anterior
• Decisiones tomadas, elementos de acción.
• Fecha y hora de la próxima reunión.

Es importante que los asistentes se incluyan en la lista para que puedan ser considerados responsables y con fines de mantenimiento de registros. También puede enumerar quién no pudo asistir a la reunión y asegurarse de que alguien revise sus actas de la reunión con ellos más adelante..

Para los elementos de acción, asegúrese de enumerar los pasos específicos que deben tomarse y quién es responsable de cada parte. Los elementos de acción deben destacar entre todos los contenidos en su propia sección o colocarse en negrita. Estos son probablemente los elementos más importantes de sus actas de reunión. Publicidad

Nuevamente, los miembros del equipo pueden desear más o menos contenido en función de sus primeros ensayos. Consulte con ellos para averiguar qué más debe incluirse o qué debe eliminarse. También pueden preferir un diseño diferente..

Tome retroalimentación con un grano de sal y trate de obtener un consenso de grupo tanto como sea posible. Lo que una persona podría preferir, puede no ser lo mejor para todo el grupo.

4. Tomar buenas notas.

Hay muchos métodos para tomar apuntes, por lo que tendrá que encontrar el que mejor se adapte a usted..

Recuerda que no necesitas escribir cada palabra que digas. Simplemente escriba una versión resumida de lo que es importante que los miembros de la reunión recuerden más adelante..

Si le preocupa obtener toda la información importante, incluso puede intentar grabar las notas con su teléfono o computadora para revisarlas más adelante. Sé minucioso, pero no te estreses.

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Siempre puedes pedirle a alguien que revise rápidamente cualquier cosa que te hayas perdido. Su equipo se lo agradecerá cuando solicite una aclaración porque ellos comprenden la importancia de tener esos detalles más adelante.

Si tiene dificultades para mantenerse atento, es probable que sus minutos de reunión sufran. Asegúrese de tener suficiente energía antes de tomar un refrigerio y una bebida. Elimina las distracciones como tu teléfono. Es posible que tengas que sacrificarte al lado de tu compañero de trabajo favorito si te encuentras susurrando demasiado..

Solo recuerda la importancia de tu tarea. No quiere ser responsable por perder una decisión importante o un elemento de acción. Publicidad

Algunos artículos deben tener fechas de vencimiento. Los elementos de acción pueden necesitar pasos enumerados para llevar a cabo. Todos los elementos de acción deben tener un nombre adjunto a quién los está logrando.

Si el líder de la reunión no le asigna un elemento de acción a alguien o una fecha de vencimiento, apreciará que lo preguntes. Steve Jobs de Apple tuvo una “Persona Directamente Responsable” (DRI) para cada tarea asignada en una reunión.

Las fechas de vencimiento y los nombres garantizan que las tareas se cumplan. Esto no es una lista de compras, es un mapa para la próxima semana..

5. Hazlo atractivo

¿De qué sirven las actas de las reuniones si nadie quiere leerlas??

Ya debe tener una plantilla ordenada y organizada. Agregue elementos que harán que sea más fácil de digerir, como el uso adecuado de las fuentes en negrita y la cursiva. Las fuentes en negrita pueden usarse para encabezados de sección o para resaltar información muy importante.

Sin embargo, no utilice demasiada fuente en negrita o perderá su valor y se desordenará. Las fuentes de colores a menudo también pueden parecer pegajosas o atraer demasiada atención; así que ten cuidado en cómo los usas.

Un borde de color puede ser efectivo para delinear una sección de puntos de acción importantes. Experimente y vea qué funciona mejor para hacer que sus minutos de reunión sean atractivos.

Además de resaltar información importante con un diseño atractivo, puede aprovechar la oportunidad de mejorar la marca dentro del lugar de trabajo. Al incluir la marca en sus minutos de reuniones, puede inspirar una mayor consistencia de marca entre los miembros de su equipo.^[2] Verán el esfuerzo que estás haciendo y lo atractivo que es el material, luego querrán aplicarlo a sus propios resultados. Añada el logotipo de su organización y los colores de la marca. Publicidad

Sin embargo, sobre todo, mantenga la organización de los minutos digerible..

6. Distribuye los minutos.

Las actas de su reunión deben distribuirse lo antes posible después de la reunión para que los miembros del equipo puedan trabajar en los puntos de acción. Esto también es crucial para cualquiera que se haya perdido la reunión..

Es la forma más fácil de distribuir los minutos digitalmente a través del correo electrónico o al proporcionar un enlace a Google Doc que todos puedan ver. Muchas personas todavía prefieren una copia impresa para guardar con ellos. De esa manera, pueden tomar notas y tachar físicamente los elementos a medida que los completan..

Puede tenerlos disponibles en un lugar común en la oficina o preguntar a quién le gustaría que se les envíe una copia impresa..

Pensamientos finales

Las actas de las reuniones requieren un proceso de dedicación y refinamiento. De vez en cuando, es probable que escuche una queja de un compañero de trabajo sobre algo que falta en las actas de la reunión.

No lo tomes personalmente. Es una tarea difícil que requiere mucho enfoque y esfuerzo. Puede haber ocasiones en que su equipo no aprecie las actas de la reunión. Pero nunca se sabe qué día o semana estarán realmente en problemas sin ellos..

Tu tarea de tomar las actas de la reunión es invaluable porque mantienes al equipo responsable. Su registro los hace más eficientes porque seamos honestos, los humanos a menudo son olvidados. Es gracias a ti que las reuniones siguen siendo significativas durante una semana..

La mejor de las suertes al definir y refinar su proceso. Continúa recibiendo comentarios para mejorar tus habilidades y plantillas. Cada grupo es diferente y preferirá tener diferentes tipos de actas de reunión. Encuentra lo que funciona mejor para tu equipo..

Con sus grandes esfuerzos, está llevando a su equipo a una mejor eficiencia y responsabilidad.

Crédito de la foto destacada: Unsplash via unsplash.com

Referencia

[1]	^	Albaricoque salvaje: Cómo escribir minutos de reunión efectivos (con plantillas y ejemplos)
[2]	^	LucidPress: cómo mantener la coherencia de la marca a medida que crece su negocio