Cómo escribir una carta formal

La mayoría de la escritura cotidiana es casual. Los tweets, las actualizaciones de Facebook, las tarjetas navideñas, los correos electrónicos amigables, tienen su propia etiqueta simple, y no pasamos mucho tiempo pensando en ellos antes de lamer el sello o enviar..

A veces, sin embargo, la ocasión exige algo más formal. Si se trata de una carta a su representante político sobre un tema importante, una carta de presentación a un jefe potencial o una carta de propuesta comercial, éstas requieren un poco más de cuidado si se lo va a tomar en serio. Como abogado, escribo muchas cartas formales cada semana y hay un arte para hacerlo bien. Aquí hay algunos puntos que debe tener en cuenta cuando escriba su propia carta formal, ya sea a través del correo electrónico o del ciberespacio. Publicidad

1. Entiende tu propósito.

¿Por qué estas escribiendo? ¿Qué quieres que haga el lector? hacer después de leer tu carta? ¿Quieres cambiar de opinión o convencerlo de que tome una acción específica? ¿Estás buscando el perdón? ¿Te refieres a quejarte de un mal servicio o de un producto defectuoso? ¿Estás tratando de ser contratado? Cual es el “pedir”?

Una vez que sepas esto, puedes y debes eliminar todo lo que no sirva para ese propósito..

2. Identifique su audiencia.

Conocer a su público le ayuda a elegir su idioma y orientar sus ideas con mayor precisión. Escribo de manera diferente en una carta a otro abogado que cuando el destinatario es un ejecutivo no abogado o incluso un anciano “pro bono” cliente. En una carta al editor, su audiencia real son los lectores de la publicación: ¿quiénes son? (Tenga en cuenta que la mayoría de los periódicos están escritos en un 8^th o 9^th nivel de lectura de grado.) No utilice una jerga que su lector no entienda. Publicidad

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3. Que sea breve.

La mayoría de nosotros sufrimos una avalancha constante de comunicaciones escritas, y disponemos de un tiempo limitado para leerlo. Por lo tanto, tiene más posibilidades de ser leído si mantiene su carta en una página. Una carta de varias páginas con párrafos largos y oraciones complejas. miradas abrumador. La ocupada lectora tendrá la tentación de dejarlo de lado para cuando tenga más tiempo, y tal vez nunca vuelva a levantarlo. Use párrafos cortos, oraciones cortas, palabras cortas.

4. Usa un lenguaje simple.

Es el trabajo del escritor para ser entendido. Incluso si su audiencia es altamente educada, debe evitar las palabras grandes y las oraciones largas y complejas. La gente no es estúpida; estan ocupados Haga nuestro trabajo más fácil y es más probable que le prestemos a su carta la atención que merece. La escritura formal no requiere el uso de palabras grandes. No intentes sonar sofisticado; trata de ser claro Utilizar “pedir” en lugar de “solicitud.” Decir “comprar” en lugar de “compra.” En lugar de “adjunto adjunto por favor encuentre,” sólo decir, “He incluido” o “Aquí está… ”

5. Dirigir con el punto más importante..

Como dicen los periodistas, no entierres tu pista. Encuentre una manera de comenzar con la idea o información en la que más desea que su lector se concentre o actúe. El primer párrafo puede ser el único que lea, así que no oculte el “pedir” En el último párrafo. Publicidad

6. Sigue las reglas.

Hay reglas para dar formato a una carta de negocios. Los ignoras a tu propio riesgo..

7. Revisión. Luego vuelva a revisar.

No importa qué tan talentosos sean gramaticalmente, los errores y los errores tipográficos pueden aparecer. Cuando crees que has terminado de escribir, lee tu pieza lenta y atentamente, y observa esos errores tipográficos. No confíes en el corrector ortográfico. Si es posible, imprima una copia impresa de su carta y léala en voz alta, con un bolígrafo en la mano, marcando esos errores tipográficos, oraciones incómodas, líneas confusas. Si es realmente importante, pídale a alguien más que lo lea y le avise si se ha perdido algo..

8. Deje que se enfríe antes de enviar.

Especialmente si escribes para persuadir o quejarte, probablemente estés motivado por algunos sentimientos bastante fuertes. Escribe absolutamente tu primer borrador en el ardiente calor de la pasión. Expresa tus sentimientos. Consíguelo todo en el papel. Pero entonces ... antes de imprimir y firmar, o pulsar enviar, aléjate por un rato. Ve a hacer otra cosa. Deja que el calor de la pasión se enfríe. Luego vuelve y vuelve a leer lo que has escrito. ¿Es justo? ¿Es inteligente? ¿Es verdad? ¿Es simpatico? ¿Te arrepentirías de haberlo leído en la televisión, frente a tu jefe y tu abuela? Haz los cambios que parezcan apropiados después de que tus emociones se hayan calmado. Publicidad

Entonces, y solo entonces, pulsa enviar..

¿Qué me he perdido? ¿Cuál es tu desafío de comunicación más pegajoso? Tus preguntas y sugerencias están invitadas..

(Crédito de la foto: Firma a través de Shutterstock)