Cómo reducir su lista de tareas a lo esencial

¿Parece que tus días están muy ocupados y que tu lista de tareas está llena con una cantidad infinita de tareas? ¿Está lleno su calendario y su jornada laboral es una carrera sin parar de una cosa a otra??

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Si es así, puede tener demasiado en su plato. Es hora de dar un paso atrás, tomar unos minutos y reducir esa lista de tareas a lo esencial.. Publicidad

Imagina, por un momento, que solo tiene algunas cosas en su lista para hoy. Imagina la paz que viene de ese pequeño hecho simple. Ahora imagine su día laboral, un día de simplicidad, de enfoque, de logros poderosos. Imagina que en lugar de hacer 10 cosas pequeñas que no importan mucho, haces una cosa que realmente tendrá un impacto en tu negocio, en quién eres, en tu futuro. Publicidad

Ahora hazlo realidad. Es posible, esta jornada laboral de paz, esta productividad de estilo zen.. Pero tomará enfoque y energía, y un poco de cabeza dura. Aquí hay una guía para hacer eso..

• Enfócate en tus metas. Para saber lo que es esencial, primero debe saber qué está tratando de lograr. Si no tiene objetivos, no tiene forma de saber si una tarea es esencial para lograr esos objetivos. Tómese unos minutos para revisar sus metas (o escríbalas por primera vez). ¿Dónde quieres estar en 10 años? ¿Qué gran cosa puedes hacer para llegar este año? ¿Qué puedes hacer en los próximos meses? ¿Y qué puedes hacer esta semana? Al tener estos objetivos, te estás proporcionando una hoja de ruta. Enfóquese en un solo objetivo a la vez por ahora, hasta que se logre eso, y luego enfóquese en el próximo.
• Conoce tu valor. Si no te valoras, no valorarás tu tiempo. Y luego responderá sí a todas las solicitudes, y su lista de tareas pendientes siempre estará desbordada. Tómate unos minutos para pensar en tus habilidades y en lo que vales. Piense en cuánto quiere que su tiempo valga la pena. Y ahora, no aceptes ningún trabajo que no valga tu tiempo y valor..
• La mayoría de la inversión por su dinero. Mire su lista de tareas pendientes: ¿qué tareas allí realmente importan? ¿Cuáles te harán ganar más dinero, obtener el mayor reconocimiento y pagarte más a largo plazo? Pon una estrella al lado de esas tareas. Si no tiene ninguna de esas tareas en su lista, considere crear algunas. Esto es en lo que debes enfocarte.
• Elimina el resto. Ahora que sabes qué tareas realmente importan ... mira qué puedes eliminar del resto. Algunos de ellos pueden ser tachados inmediatamente. Algunas otras estrategias para eliminar tareas de su lista se encuentran a continuación..
• Despeja tus mañanas. Reserve un gran bloque de tiempo cada mañana (toda la mañana si es posible) para trabajar en sus tareas destacadas, las que realmente importan. Este es el momento de tranquilidad cuando puedes ser realmente productivo. Una vez que llega la tarde, es probable que las cosas se recuperen y sus tareas importantes pueden ser rechazadas. Borre su calendario por las mañanas, no programe nada, apague su teléfono y correo electrónico, despeje su escritorio y vea cuánto puede hacer.
• Elige tres cosas. Si su lista tiene 20 cosas, solo elija tres para hoy. ¿Pero quieres hacer cinco o siete? Se despiadado Prioriza, y solo elige tres. Escribe esos tres en una hoja de papel por separado, y esa es tu lista de tareas para hoy. Asegúrese de que al menos uno de ellos lleve a su meta a corto plazo para esta semana. Los otros dos deben ser tareas destacadas, esas realmente importantes..
• Parar reuniones. Las reuniones son casi siempre una pérdida de tiempo. Si los controlas, elimínalos. Haga que la gente informe cosas a través de correo electrónico. Colabora utilizando herramientas online. O tenga reuniones individuales, de 5 a 10 minutos cada una, si es necesario, y reúnalas en una parte de una hora por la tarde. Si no los controla, muéstrele a su jefe por qué no debería estar en una reunión y cuánto puede lograr si no tuviera que ir; haga un discurso que su jefe no pueda rechazar..
• Delegar. Eche un vistazo a su lista de tareas pendientes ... ¿hay cosas allí que no necesita hacer? Envíelos a otra persona, ya sea más arriba en la cadena alimentaria que usted o más bajo, o al mismo nivel. No importa. Mientras no seas tú. Sepa qué debe hacer usted y qué no..
• Predeterminado a no. En lugar de aceptar cada solicitud que se le presente, aprenda a decir no. Acepte solo aquellas tareas que realmente debe realizar, que valgan su tiempo y que le brindarán el mayor beneficio a largo plazo. Di no a todo el resto, por más difícil que sea. O demora, diles que te pregunten de nuevo la próxima semana. A menudo la solicitud desaparecerá.
• Desviar tareas a una carpeta. ¿Tiene otras tareas pequeñas que necesita hacer hoy que no están en su lista de tres tareas pendientes para hoy? Ponga esas tareas en una carpeta separada, o en otra lista, y guárdelas en un cajón. Reserve aproximadamente una hora más tarde en el día y procese esas pequeñas tareas. Llamadas telefónicas, notas rápidas, documentos, lo que sea, puede hacer todo esto muy rápido, todo al mismo tiempo. Es mejor que esparcirlos a lo largo del día..
• Tarea única. Cuando vayas a centrarte en una de tus tres tareas importantes para hoy, enfócate realmente. Elimine todas las distracciones, incluido Internet y el correo electrónico, los teléfonos y el desorden en su escritorio. No permitas que nada interrumpa. Lo mismo si va a tener una reunión individual con alguien (como se mencionó anteriormente) o procesar por lotes sus tareas más pequeñas, haga una a la vez. La multitarea te estresará y te hará menos productivo. La multitarea en realidad solo es efectiva en una escala más grande: realizar múltiples proyectos en el transcurso de un mes, por ejemplo, en lugar de múltiples tareas a la vez.
• Establecer una vez para el correo electrónico. Esta es probablemente la tarea más difícil para la mayoría de nosotros. El correo electrónico es algo que solemos hacer a lo largo del día. Pero en realidad, para la mayoría de las personas, el correo electrónico no necesita ser respondido de inmediato. Administre las expectativas de las personas con las que se comunica: hágales saber que solo envía correos electrónicos una vez al día y que no esperarán una respuesta inmediata. Si esto es imposible para usted, al menos, limite su correo electrónico a fragmentos, en lugar de hacerlo durante todo el día. Hágalo 2 o 3 veces al día, o una vez por hora durante 5 minutos, pero no durante toda la hora. Y no lo hagas durante tu tiempo tranquilo por la mañana, solo para tareas destacadas.

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