Cómo maximizar la eficiencia agrupando tareas

Hay una metáfora de uso diario que compara nuestro cerebro con un automóvil o una bicicleta con engranajes.. Necesito cambiar de marcha o mi cabeza está en la marcha equivocada para esto indica que el cerebro humano, en aras de la eficiencia y la concentración, se enfoca en la tarea en cuestión hasta el punto en que se necesita tiempo para eliminar nuestra concentración del tema y pasar a otra cosa.

Esto es algo que experimentamos todo el tiempo, por ejemplo, cuando he estado trabajando en el presupuesto y obteniendo facturas y recibos para los impuestos, tendré que hacer una pausa para refrescar mi mente antes de continuar con el trabajo, como escribir este artículo, que es un tipo diferente de datos de creación de trabajo en lugar de procesarlos, y un tema diferente.

En Tu memoria: Guía del usuario el autor Alan Baddeley se refiere a un estudio realizado por el psicólogo holandés Adriaan de Groot, en el cual la memoria de los maestros de ajedrez se comparó con la de los jugadores de clubes promedio. Los maestros eran los jugadores que frecuentemente jugaban con los ojos vendados..

En un experimento, colocó un tablero de ajedrez en una posición seleccionada de un juego, permitió a sus jugadores de ajedrez una serie de destellos del tablero de cinco segundos, y después de cada visión requería que intentaran reproducir la posición en otro tablero. Los maestros colocaron correctamente el 90% de las piezas después de un solo vistazo de cinco minutos, mientras que los jugadores débiles colocaron solo el 40% de las piezas después de un vistazo, y necesitaron ocho destellos antes de que pudieran igualar el rendimiento inicial de los maestros.. Extraído de su memoria: Guía del usuario.

¿Cuál fue la conclusión del estudio de De Groot, junto con una serie de otros experimentos? Que las habilidades superiores del jugador maestro de ajedrez provienen de su habilidad para ver el tablero como un todo organizado Más que como un montón de piezas desconectadas e individuales. Publicidad

¿Qué tiene eso que ver con algo? Tu mente se organiza no en un nivel de un minuto, sino agrupando cosas pequeñas y relacionadas en unidades cohesivas. Para la mente, revisar el correo electrónico, leer RSS y leer el correo postal del buzón de correo todo termina como una cosa: procesamiento de comunicaciones.

Si piensas en grupos, trabaja en grupos.

Entonces, a través de la observación anecdótica y la experiencia personal (ambas formas de evidencia científica altamente reconocidas, les aseguro) hemos establecido que la mente “cambia de marcha” con el fin de concentrarse en una tarea en particular y pensar de la manera necesaria para completarla, o resolver cualquier problema relacionado con ella. Hemos establecido que luego lleva tiempo cambiar los engranajes de nuestro cerebro para enfrentar otros problemas de manera óptima. Y, hemos obtenido evidencia científica legítima para explicar esto y obtener una idea de por qué ocurre esto.

La conclusión natural y práctica es que si pensar en grupos de ideas relacionadas que forman un todo, entonces también debes trabajar de esa manera. Ir en contra del flujo de la mente humana es solo contraproducente, así que en lugar de hacer pequeños trozos de la contabilidad entre los artículos de escritura, ya que es muy difícil ¡Continuemos con esto en una sola sesión! Debemos agrupar esas tareas de contabilidad relacionadas y abordarlas de una sola vez, a la derecha.?

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El ejercicio práctico consistiría en intentarlo en ambos sentidos y medir, hasta el último minuto, el tiempo necesario para completar la contabilidad y los artículos utilizando ambos métodos. Puedo garantizar que, si se mezclan las tareas a lo largo del día:

• Pasas más tiempo completando las tareas.,
• Pasas más tiempo cambiando entre tareas,
• Has perdido una cantidad significativa del día..

Cada vez que dejas de hacer lo que estás haciendo, te preparas un café y disfrutas del sol durante diez minutos después de esa media hora de contabilidad antes de quedarte atrapado en un artículo, pierdes tiempo. Cada vez que tengas que recoger dónde lo dejó, pierde el tiempo pensando en dónde lo dejó y volviendo a las siguientes tareas. Y al final del día, cuando agregue esto, podría estar perdiendo dos horas porque su estilo de planificación de tareas no es eficiente. Publicidad

Baddeley explica en su sección sobre organización mental que el cerebro también clasifica las cosas según sus actitudes, creencias y expectativas. Esto puede parecer un factoide obvio, pero la verdad es que los grupos solo pueden ser definidos por usted.

Por ejemplo, puse el correo electrónico, el correo postal y la lectura de RSS en el mismo grupo al principio del artículo. Usted puede organizar el correo electrónico, el correo electrónico y las llamadas telefónicas en el mismo grupo al tiempo que coloca el RSS con navegación e investigación..

Conseguir un agarre en los grupos

Enumere todas las tareas que complete en un día, desde el cheque de correo electrónico de las 8 am hasta la revisión de tareas de las 5 pm (o lo que sea que haga). Todo. Luego, utilizando papel o una herramienta de mapeo mental, agrupa todas esas tareas en lo que parece una coincidencia lógica para ti. No hay correcto o incorrecto, obviamente, ya que lo que tu cerebro te diga es la forma en que piensas sobre esas tareas.

Si tienes grupos bastante grandes o tareas solitarias, está bien. Los grupos más grandes conformarán la mayor parte de su tiempo de crisis, ya que debe abordar esas tareas consecutivamente para obtener la máxima eficiencia. Las tareas solitarias serán buenas para dividir cualquier grupo grande, ya que es particularmente difícil cambiar de velocidad de un área realmente grande a otra enorme.

También debe averiguar las tareas que realiza semanalmente o mensualmente y agruparlas también, aunque esto puede ser más complicado. Solo intente esto si es un súper productivista, el tipo de persona que realmente lee este blog en su lista de tareas. Publicidad

Cuando haya terminado, programe en grupos, ahorre los grupos más desafiantes y los grupos más grandes para las horas del día en que tenga más energía y los grupos de participación bastante baja para el comienzo y el final del día. Por ejemplo, revisar el correo electrónico y el RSS es una manera bastante fácil pero productiva para comenzar, así que lo puse al comienzo de mi día y lo quité del camino. Me mete en la rutina de la oficina y para cuando terminen esas tareas, estoy despierto y listo para el trabajo real.

Ejemplos de agrupaciones

La comunicación es importante, pero desafortunadamente, también es bastante difícil agrupar, puede recibir llamadas telefónicas durante todo el día, correos electrónicos que deben tratarse sobre la marcha (evite esto a toda costa si su trabajo lo permite) ), y así. Sin embargo, en mi jornada laboral, se ve algo como esto:

• Email
• RSS
• Correo postal - facturas, extractos bancarios
• Mensajería instantánea (si eres un trabajador web, es como la sala de conferencias)

El trabajo doméstico, sin embargo, es bastante fácil de entender, y todos tenemos una idea bastante similar de lo que eso implica.

• Barrido, aspirado y trapeado de pisos.
• Lavar los platos, limpiar la cocina.
• Limpieza de baños,
• Lavandería

Conozco a algunas personas que reparten el trabajo doméstico a lo largo del día y toman descansos entre ellas. Todos lo hacemos. Pero, si las tareas domésticas se ven como un conjunto de tareas agrupadas, puede tomar una hora hacer lo que normalmente te lleva a dos.

Sus grupos pueden (de hecho, definitivamente) variarán; estos son solo ejemplos de los grupos de tareas que utilizo para organizar mi día. Publicidad

Beneficio Auxiliar

En lugar de microgestionar mi agenda, los grupos preestablecidos me permiten programar mucho Más rápido. Simplemente puedo trazar Comunicaciones para las 8 am, Investigación para las 9am y Escritura para 12. Ciertamente no es la razón para usar esta técnica de programación, pero sí proporciona una razón más para hacerlo.

Horario Consistentemente

Realice sus conjuntos de tareas agrupadas de manera consistente: para grupos semanales, hágalo el mismo día aproximadamente a la misma hora. Para grupos diarios, hazlos en aproximadamente el mismo orden. El desarrollo de una rutina le permite a su cerebro cambiar de marcha más fácilmente, porque saben qué esperar.

Agrupar tareas es una técnica simple, incluso trivial, pero después de algunas pruebas prácticas estoy convencido de que puede ahorrarme un par de horas todos los días, ¡exactamente lo que necesitaba encontrar! Sin embargo, si te gusta dividir las tareas en partes más sabrosas y no estás buscando unas cuantas horas más en el día, entonces podría volverte loco al intentar esto..