Cómo dirigir reuniones de equipo de la manera más productiva

Durante una semana ocupada, lo último que quiere un líder o gerente es una o dos horas perdidas en una reunión improductiva.

Si le preguntara cuál sería la manera más eficiente de ser ineficiente, estoy seguro de que muchos de ustedes dirían “malas reuniones.”

Las reuniones de hoy consumen más horas de trabajo que nunca. Hoy, los líderes pasan alrededor de la mitad de su semana en reuniones..^[1] Según la investigación de TED un tercio de ese tiempo se desperdicia en reuniones inútiles y mal gestionadas.

Una encuesta de Clarizen informó que los trabajadores consideran que las reuniones de estado son una pérdida de tiempo y que casi el 50% de los encuestados prefiere ir al DMV o mirar la pintura seca.^[2]

En un artículo para Harvard Business Review,^[3] tres consultores de Bain informan los resultados de un ejercicio en el que analizaron los cronogramas de Outlook de los empleados de un anónimo “empresa grande” - y concluyó que Una reunión ejecutiva semanal tomó 300,000 horas al año..

Y ese total, escriben los autores., “No incluye el tiempo de trabajo dedicado a la preparación de reuniones.”.

¿Cuántas reuniones ha asistido donde no hubo una agenda u objetivo claro??

Cuántos de ustedes se han sentado en reuniones que saltaron de un tema a otro sin un plan de acción claro al final de la reunión?

Si ha salido de las reuniones más confundido que cuando llegó, levante la mano..

Las reuniones no tienen que ser algo que tememos y soportamos. No tienen que ser algo que entramos y salimos de.

Tenemos que encontrar formas para que las reuniones sean mucho más intencionales, dinámicas y productivas, que brinden resultados reales y tangibles..

Entonces, ¿cómo dirigir las reuniones de equipo de manera más productiva??

Aquí hay 10 maneras en que los líderes y gerentes pueden comenzar a dirigir reuniones de equipo que sean productivas y efectivas, y beneficiosas para todos los involucrados: Publicidad

1. Encuadre cada reunión de una manera positiva

Para lograr que todos en la sala tengan una mentalidad positiva y estén llenos de energía para la reunión, un excelente punto de partida es hacer que todos en la sala compartan algo en lo que han progresado o están entusiasmados..

Esto establece inmediatamente el tono y la dirección de toda la reunión..

En lugar de que las personas tengan una mentalidad negativa acerca de tener que asistir a la reunión, provienen de un lugar de positividad, contribución y positividad..

2. Tener un líder claro en la habitación

Cualquiera sea el propósito de la reunión, alguien en la sala debe encargarse de dirigir y dirigir la reunión.

Esta persona establecerá el orden del día de la reunión, se asegurará de que no se desvíe del tema y se asegurará de que la reunión se mantenga dentro del plazo acordado..

A menudo informarán sobre el progreso, darán claridad sobre lo que debe suceder después de la reunión y obtendrán el compromiso de las personas en la reunión sobre los pasos de las acciones futuras..

Si no hay nadie que tome el control, las personas con las personalidades más importantes o las opiniones más importantes pueden dominar y evitar que las personalidades más silenciosas contribuyan..

3. Tener a las personas adecuadas en la habitación

Recuerda la última gran reunión en la que estuviste ... La reunión estuvo llena de gente “inventando los numeros” o estaba lleno de personas que contribuían y aportaban información?

Supongo que fue lo último..

Para dirigir una reunión realmente productiva, tómese un tiempo para considerar quiénes participarán.

Quiere que haya personas en la sala que agreguen valor, que sean contribuyentes activos, tengan conocimientos de antecedentes, tomen decisiones, tomen medidas y se vean directamente afectados por el resultado de la reunión.

Desconfíe de llenar la sala, a menos que sea absolutamente necesario, con personas cuya motivación para estar allí sea un estado o el miedo a perderse algo..

Concéntrese en conseguir personas en la sala de reuniones que aporten una contribución productiva, no personas pasivas. Publicidad

Si tiene la autonomía para organizar sus reuniones como desee, concéntrese en hacerlo para que ofrezcan los resultados más productivos..

4. Usar las fortalezas únicas de las personas en diferentes reuniones

No todos los miembros de su empresa o equipo son los adecuados para cada reunión.

Un gran consejo para crear reuniones productivas es aclarar en qué reuniones los miembros del equipo deben y no deben ser parte de.

No piense solo en llenar la sala, sea selectivo al invitar a personas que saben que harán la mayor contribución.

Todos tenemos diferentes puntos fuertes. Algunos de los miembros de su equipo serán excelentes en las reuniones de lluvia de ideas, mientras que otros pueden sentirse estresados ​​al pensar en participar.

Lo mismo ocurre con las reuniones de proceso y estado..

Cuando se trata de crear el mayor impacto de la reunión, es importante considerar qué energía quiere en la sala y quién puede aportar el valor correcto a una reunión..

Si tiene claridad al respecto, asegúrese de que haya las personas adecuadas en la sala..

Durante mi carrera corporativa, solía dirigir reuniones de intercambio de ideas, estrategia y estado. Sabía que los diferentes miembros del equipo aportarían diferentes conjuntos de habilidades a reuniones específicas.

Uno de mis directores senior era más estratégico que creativo, así que me aseguraría de que ella fuera la número uno en la hoja de mi equipo para las reuniones de estrategia. Pero la mantuve fuera de las reuniones de lluvia de ideas, en favor de otros miembros del equipo..

Otro miembro del equipo era un gran planificador estratégico, así que me aseguraría de que ella participara en las reuniones de lluvia de ideas y de estrategia. Durante las reuniones de lluvia de ideas, su valor fue pensar en el plan y los pasos de acción necesarios para ejecutar las ideas creativas..

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Dirigir reuniones productivas a menudo se trata de ser el director de una gran orquesta. Si no tienes los instrumentos y artistas complementarios adecuados en la sala, colaborando juntos y trabajando en armonía, el resultado puede ser un gran desastre. Pero, si reúnes a los artistas adecuados, los resultados pueden ser mágicos e inspiradores..

5. Terminar las reuniones con pasos de acción claros y responsabilidades

Piense en la última reunión en la que estuvo, lo más probable es que haya muchas conversaciones geniales, aportaciones valiosas e ideas. Publicidad

¿Pero qué pasó al final de la reunión? ¿Todos siguieron caminos separados o se establecieron pasos claros de acción y responsabilidades??

Vale la pena reservar un tiempo al final de cada reunión para que todos compartan su mayor conocimiento..

Esto refuerza la contribución y la colaboración y garantiza que todos salgan de la reunión con una perspectiva clara sobre el valor de la reunión..

Para reforzar esto aún más, es responsabilidad del líder de la reunión establecer claramente los pasos de acción, las responsabilidades personales y los plazos para tomar medidas sobre los elementos clave de la reunión..

6. Crear un propósito claro para la reunión

Mantenerse en el camino es uno de los desafíos más difíciles para llevar a cabo una reunión efectiva y productiva. La razón de esto es que muchas reuniones se organizan sin un propósito claro, o incluso una agenda.

Algunas reuniones ocurren simplemente porque alguien puede haber decidido que va a tener una reunión de estado semanal.

Pasar a reuniones como esa, sin una comprensión clara de qué se trata específicamente la reunión, qué es la agenda o cuáles son las prioridades para la reunión, puede hacerte sentir que la reunión es una pérdida de tiempo..

Cuando tenga claro el propósito de la reunión, estará más involucrado, sabrá qué preparar de antemano y sabrá cuáles son los resultados deseados de la reunión..

7. Sostener la reunión de pie

En un artículo en el Journal of Applied Psychology, los autores encontraron que las reuniones sentadas duraron un 34% más que las reuniones de pie.^[4]

Si se da cuenta de que sus reuniones no son tan productivas como desea que sean, cambie las cosas y haga que todos los participantes se pongan de pie..

8. Hacer reuniones más cortas

Si tiene un propósito y una agenda claros para la reunión, debe tener una idea de cuánto debe durar la reunión..

Muchas de las reuniones que he tenido en el pasado tenían un calendario de invitaciones programadas para 45 minutos o 60 minutos. Algunas reuniones realmente terminaron antes, pero debido a que el período de tiempo se había establecido para un tiempo designado, la reunión continuó sin ninguna razón real.

Comience a programar reuniones con una ventana de tiempo más corta, sea de 30 minutos o 40 minutos, y vea si las reuniones son más productivas y efectivas. Publicidad

Nuestra capacidad de atención y niveles de energía pueden comenzar a disminuir a medida que la reunión continúa..

9. Comienzo y finalización a tiempo.

Nadie quiere mantenerse a la espera de que comiencen las reuniones, y tiene que reprogramarlas si las reuniones se superan..

Si organiza reuniones que comienzan a tiempo y terminan a tiempo, los participantes saben qué esperar y qué hacer para llegar a tiempo..

Si los miembros del equipo deciden no llegar a tiempo, puede ser conveniente tener una reunión separada con esa persona para dejar en claro que espera que llegue a tiempo..

10. Cambiar el medio ambiente

Si descubre que las reuniones son lentas para ponerse en marcha o se están acabando, puede que sea el momento de cambiar su entorno..

He tenido algunas de mis reuniones más productivas simplemente al salir de la oficina e ir a un lugar inspirador, o tener una reunión o dos en un parque local.

La línea de fondo

Las reuniones no van a desaparecer. Son una parte inevitable y esencial de la vida corporativa y empresarial..

Pero para garantizar que no sean solo una pérdida de tiempo y que sean una forma efectiva de colaborar y trabajar para lograr y lograr objetivos y proyectos importantes, debemos organizar las reuniones para que valgan la pena, sean productivas y produzcan resultados tangibles..

Necesitamos aprender a dirigir reuniones de equipo de manera productiva y eficaz..

Si toma medidas con respecto a los consejos y estrategias que he presentado sobre cómo dirigir las reuniones de equipo de la manera más productiva, se asegurará de maximizar las fortalezas y la energía mental de todos en la sala..

Sus reuniones ya no serán algo que usted y su equipo teman o intenten evitar. En cambio, las reuniones se convertirán en una forma de reconectarse, ser creativos, decidir sobre estrategias, obtener apoyo, celebrar el progreso y generar un impulso productivo..

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Crédito de la foto destacada: creadores de campañas a través de unsplash.com

Referencia

[1]	^	TED: El impacto económico de las malas reuniones
[2]	^	Encuesta Clarizen: los trabajadores consideran que las reuniones de estado son una pérdida de tiempo de productividad
[3]	^	Harvard Business Review: esta reunión semanal tomó 300,000 horas al año
[4]	^	Diario de psicología aplicada: los efectos de levantarse y sentarse formatos de reunión en los resultados de la reunión