Cómo administrar eficazmente una carga de trabajo pesada en el trabajo

Todos estamos ocupados, pero a veces pasamos por períodos en los que el trabajo se acumula y parece que nunca terminará.

Es posible que tenga una carga de trabajo tan pesada que se siente demasiado intimidante incluso para comenzar.

Es posible que haya dicho sí a algunos o demasiados proyectos, y ahora teme que no pueda cumplir.

Ahí es cuando necesitas dar un paso atrás, respirar profundamente y empezar a ver qué funciona y qué no funciona..

Aquí hay 13 estrategias que puede utilizar para salir de su abrumadora carga de trabajo:

1. Reconozca que no puede hacerlo todo

Muchos de nosotros tenemos la tendencia a pensar que podemos hacer más de lo que realmente podemos. Asumimos cada vez más proyectos y responsabilidades y usamos numerosos sombreros..

Todos tenemos la oportunidad de tener y asumir más trabajo del que razonablemente podemos esperar que se realice. Desafortunadamente, nuestra carga de trabajo no es estática. Incluso ahora, mientras estás leyendo este artículo, supongo que tu bandeja de entrada se está llenando con nuevas tareas nuevas.

Para lograr un progreso real y efectivo, debe tener tanto valor como recursos para decir, “Esto no está funcionando”. UNAreconozca que no puede hacerlo todo y busque mejores soluciones.

En un momento dado de su vida, es probable que haya muchas cosas que no van según lo planeado. Tienes que estar dispuesto a ser honesto contigo mismo y con los que te rodean sobre lo que no funciona para ti, tanto personal como profesionalmente..

Cuanto más ejerza su capacidad de decir la verdad sobre lo que funciona y lo que no funciona, más rápido avanzará.

2. Concéntrese en sus fortalezas únicas

Si usted es un empresario, un líder o trabaja como parte de un equipo, cada individuo tiene fortalezas únicas que pueden aportar a la mesa..

El desafío es que muchas personas terminan haciendo cosas que simplemente no son muy buenas.

En la búsqueda de alcanzar sus metas o entregar un proyecto, las personas terminan haciendo todo por sí mismas o asumiendo cosas que no cumplen con sus fortalezas únicas. Esto puede resultar en frustración, agobio y exceso de trabajo..

Puede significar que los proyectos demoren más en completarse debido a las brechas de conocimiento, o simplemente no utilizar las fortalezas únicas de otras personas con las que trabaja..

A menudo no se trata de cómo para completar este proyecto de manera más efectiva, pero quien Puede ayudar a entregar este proyecto. Publicidad

Entonces, ¿cuáles son sus fortalezas únicas que asegurarán que su carga de trabajo se entregue de manera más efectiva? Aquí hay algunas preguntas para ayudarte a reflexionar:

• ¿Eres un gran estratega??
• ¿Eres un planificador eficaz??
• ¿Es Project Management tu fortaleza??
• Es la comunicación y unir a las personas tu fuerza.?
• ¿Eres la persona de las ideas??
• ¿Es la implementación tu fuerza??

Piense en cómo puede aportar el mayor valor a su trabajo y los proyectos que emprende..

3. Usa las fortalezas de tu equipo

Una de las formas más simples de administrar su carga de trabajo de manera efectiva es liberar su tiempo para que aporte su mayor nivel de energía, enfoque y fortalezas a cada proyecto..

Delegación O mejor trabajo en equipo es la solución..

Todos tenemos fortalezas únicas. Es esencial pensar en el trabajo en equipo en lugar de trabajar aislado para garantizar que los proyectos se puedan completar de manera efectiva. Además, cada vez que regalas una tarea o proyecto que no juega con tus fortalezas únicas, abres la oportunidad de hacer algo en lo que tienes más talento. Esto te dará poder tanto a ti como a quienes te rodean..

En lugar de asumir todas las responsabilidades, mire con quién puede trabajar para obtener los mejores resultados posibles..

4. Tómese el tiempo para la planificación

“Dame seis horas para cortar un árbol y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha.”. - Abraham Lincoln

Una hora de planificación efectiva podría ahorrar horas de tiempo. En lugar de simplemente apresurarse y comenzar con los proyectos, tómese el tiempo para mapear todo en.

Puedes tomarte el tiempo para pensar en:

• ¿Cuál es el propósito del proyecto??
• Que tan importante es?
• ¿Cuándo debe ser entregado por?
• ¿Cuál es el mejor resultado y el peor resultado para este proyecto??
• ¿Qué son los KPIs??
• ¿Cómo es el plan del proyecto y los hitos clave??
• Quien esta trabajando en este proyecto?
• Cuales son las responsabilidades de todos?
• ¿Qué tolerancias puedo agregar??
• ¿Cuáles son las etapas de revisión??
• ¿Cuáles son los desafíos que podemos enfrentar y las soluciones para estos desafíos??

Tener claridad absoluta en el proyecto, los entregables del proyecto y el resultado que desea puede ahorrar mucho tiempo. También le da claridad sobre las prioridades y los plazos, de modo que puede bloquear la cantidad de tiempo necesaria para concentrarse y concentrarse.

5. Centrarse en las prioridades

No todo es una prioridad, aunque a menudo se puede sentir, en el momento, que es.

En lo que sea que esté trabajando, siempre hay los proyectos o tareas más urgentes, importantes o más valiosos..

Una de las herramientas que puede utilizar para maximizar su productividad y centrarse en sus mayores prioridades es utilizar la matriz Eisenhower. Esta herramienta estratégica para actuar sobre las cosas que más importan es simple. Separa sus acciones en base a cuatro posibilidades:

1. Urgente e importante (tareas que realizarás de inmediato)..
2. Importante, pero no urgente (tareas que programará para más adelante).
3. Urgente, pero no importante (tareas que delegará a otra persona).
4. Ni urgente ni importante (tareas que eliminarás).

James Clear tiene una gran descripción sobre cómo usar la Matriz de Eisenhower: Cómo ser más productivo al usar la Caja Eisenhower

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El método que utilizo con mis clientes de coaching es pedirles que establezcan sus cinco prioridades principales para el día. Luego, para comenzar con la prioridad más importante primero. Al final del día, usted revisa el desempeño en relación con estas prioridades.

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Si no logró todo, comience el día siguiente con su prioridad número uno.

Si se le asignan tareas / proyectos adicionales durante el día, deberá evaluar su importancia y las otras prioridades..

6. tomar tiempo fuera

Para mantenerse al tanto de una gran carga de trabajo, es importante tomarse un tiempo para descansar y recuperarse.

Si sus niveles de energía son altos y su mente y su cuerpo están renovados y alertas, se encuentra en un estado de máxima actividad para manejar una gran carga de trabajo.

Tómese el tiempo de su día para salir a caminar o hacer algo de ejercicio. Salga temprano cuando sea posible y pase tiempo con las personas que le dan mucha energía..

En el fondo, es esencial dormir bien por la noche y comer sanamente para agudizar la mente..

Eche un vistazo a este artículo y aprenda sobre la importancia del tiempo de inactividad de la programación.

7. Mantener un equilibrio saludable trabajo-vida

Mantener un equilibrio saludable entre trabajo y vida puede ser difícil. El equilibrio que todos anhelamos es muy diferente el uno del otro..

He escrito antes unos 13 consejos sobre el equilibrio de la vida laboral para una vida feliz y productiva. Trabajar más y más duro no significa lograr más, especialmente si no tiene tiempo para dedicarse a las personas que más le importan. La calidad de quién eres como persona, las relaciones que tienes, el tiempo que pasas en el trabajo, decidir qué es lo más importante, está completamente bajo tu control..

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal consiste en encontrar la paz dentro de uno mismo para estar plenamente presente, esté donde esté, ya sea en la oficina o en la casa, ahora mismo. Se trata de elegir lo que más importa y crear tu propia vida equilibrada.

Si siente que no hay suficiente equilibrio, entonces puede ser el momento de hacer un cambio.

8. Detener la multitarea

La multitarea es un mito. Su cerebro simplemente no puede funcionar efectivamente haciendo más de una cosa a la vez, al menos más de una cosa que requiere atención enfocada.

Así que obtenga su lista de prioridades (vea el punto anterior), primero haga lo más importante, luego pase al siguiente elemento y reduzca su lista.

Cuando divide su enfoque en una multitud de áreas diferentes, no puede ofrecer un alto rendimiento de manera consistente. No estará completamente presente en una tarea o proyecto en cuestión. Publicidad

Si asigna tiempo bloqueado y crea límites firmes para actividades y compromisos específicos, no se sentirá tan abrumado o sobrecargado de trabajo con todo lo que tiene que hacer.

9. Trabajar en bloques de tiempo.

Para mantener su energía para producir sus mejores resultados, es esencial tomar descansos regulares.

Utilizo el método 60-60-30 yo mismo y se lo enseño a mis clientes de coaching.

Trabajar en un proyecto durante un período sostenido de 50 minutos..

Luego tomar un descanso de 10 minutos. Esto podría ser salir a caminar, comer un bocadillo saludable o simplemente conversar con alguien.

Luego continúe trabajando en el proyecto por otros 50 minutos..

Luego tomar otro descanso de 10 minutos.

Luego, tome un descanso completo de 30 minutos para desconectarlo del trabajo. Este podría ser el momento para un almuerzo adecuado, un poco de ejercicio, leer o pasear..

Al simplemente tomarse un tiempo, sus niveles de energía se mantienen altos, la calidad de su trabajo mejora y usted reduce el riesgo de quemarse..

10. Deshacerse de las distracciones

Haga una estimación de cuántas veces se distrae durante un día de trabajo promedio. Ahora tome ese número y multiplíquelo por 25. Según Gloria Mark en su estudio sobre El costo del trabajo interrumpido, nos toma un promedio de 23 minutos y 15 segundos para volver a la tarea original después de la interrupción..^[1]

“Nuestra investigación ha demostrado que la distracción de la atención puede generar mayor estrés, mal humor y menor productividad..”

Las distracciones no solo toman su tiempo durante la distracción, pueden desviar su progreso mental y concentrarse durante casi 25 minutos. Por lo tanto, si se distrae 5 veces al día, podría perder casi 2 horas diarias de trabajo productivo y casi 10 horas cada semana.

Si tiene un proyecto importante en el que trabajar, busque un espacio donde no se distraiga o intente hacerlo.

11. Comprometer el tiempo enfocado a tareas más pequeñas

Sabes que a veces necesitas simplemente abordar estas tareas y tomar medidas sobre ellas. Pero siempre hay algo más apremiante..

Las pequeñas tareas a menudo pueden interponerse en el camino de sus proyectos más importantes. Se sientan en su lista de tareas diarias, pero a menudo se olvidan de ellas debido a prioridades más importantes o porque no tienen ningún interés para usted. Pero ellos toman energía mental. Ellos abarrotan tu mente. Publicidad

Comprométase a pasar un período específico de tiempo completando todas las pequeñas tareas que tiene en su lista de tareas pendientes. Le dará tranquilidad y el espacio para enfocarse más en sus prioridades más grandes.

12. Tome una auditoría de tiempo

¿Sabes exactamente a dónde va tu tiempo cada día? ¿Está gastando demasiado tiempo en ciertos proyectos y tareas en detrimento de mayores oportunidades??

Dedique un poco de tiempo a analizar dónde está gastando su tiempo. Esta información le sorprenderá y le dará la claridad para comenzar a ajustar dónde enfoca su tiempo y en qué proyectos..

Puedes comenzar tomando un papel y creando tres columnas:

La columna A es trabajo prioritario. La columna B es un buen trabajo. La columna C es un trabajo de bajo valor o cosas.

Cada día, anote el proyecto o tarea y el tiempo dedicado a cada uno. Asignar ese tiempo a una de las columnas..

Al final de la semana, registre el tiempo total empleado en cada columna.

Si está dedicando demasiado tiempo a ciertos tipos de trabajo, busque cambiar las cosas para que su tiempo centrado esté en las columnas B y C.

13. Proteja su confianza

Es esencial proteger nuestra confianza para asegurarnos de no sentirnos abrumados, estresados ​​y perdiendo la confianza..

Cuando tiene confianza como recurso diario, está en una mejor posición para resolver problemas, aprender más rápido, responder a cualquier cosa, adaptarse a cualquier cosa y alcanzar sus mayores oportunidades..

La confianza te da la capacidad de transformar el miedo en pensamiento, comunicación y acción enfocados y relajados. Esta es la clave para poner tu mente en un estado productivo..

Cuando la confianza es alta, puede ver claramente las posibilidades disponibles y crear estrategias para aprovecharlas o resolver los desafíos que enfrenta cada día..

Ultimas palabras

Una carga de trabajo pesada puede ser difícil de manejar y puede causar estrés, agotamiento y frustración constante.

La clave es abordarlo de frente, en lugar de dejarlo continuar y agravar los efectos a largo plazo. Con suerte, puede tomar acción al menos en uno de estos consejos.

Si se pone demasiado y afecta negativamente su salud física y mental, puede ser el momento de hablar con alguien. En lugar de lidiar solo con eso y permanecer infeliz, resentido y llegar a un punto en el que simplemente no puede hacer frente, tiene que hacer un cambio para su propia cordura..

Crédito de la foto destacada: Hannah Wei a través de unsplash.com

Referencia

[1]

^

Gloria Mark: El costo del trabajo interrumpido: más velocidad y estrés