Cómo construir una agenda de reuniones asesinas que sea simple y efectiva

¿Alguna vez ha asistido a una reunión y se quedó confundido con el objetivo de la reunión una vez finalizada??

Es una ocurrencia común; asiste a su reunión mensual regular de la organización, a una reunión especial del grupo de trabajo o a una reunión del comité de un grupo social sin demora que siguió y siguió y siguió. Cuando terminó, te quedaste rascándote la cabeza preguntándote qué quitar de la reunión.

Usted hizo su diligencia debida y llevó una pluma y papel, pero no se dijo nada importante que pudiera anotar. Tal vez recuerdes algunas bromas divertidas de alguien que interrumpió al orador o las anécdotas personales de la silla que dio muchas de sus propias opiniones, pero al final te sientes cansado, insatisfecho e inseguro sobre el propósito de la reunión:

“¿Qué se suponía que debía cumplir esta reunión? ¿Hubo alguna agenda de reunión??”

Si esto es algo que ha experimentado, es una señal de una reunión mal organizada. Desafortunadamente, muchas reuniones son una pérdida de tiempo..

No es de extrañar que muchos de nosotros tengamos miedo de las reuniones en general..

Tabla de contenido

1. Cómo cambiar tus reuniones de plano a impresionante
2. Pasos para diseñar una agenda sólida para cualquier reunión.
3. Línea de fondo

Cómo cambiar tus reuniones de plano a impresionante

El problema con las reuniones ineficaces es que las personas no las planifican adecuadamente y, sin embargo, esperan que las reuniones tengan éxito. Como la mayoría de las cosas en la vida, si no planeas actividades importantes, planeas fallar.

Para que una reunión tenga éxito, debe tener un buen plan para ello. Eso implica establecer una agenda clara, accionable y distintiva que dirija el curso de la reunión para que no se dispare en una tangente..

Piense en lo que quiere lograr en la reunión con anticipación. De esa manera, preparará un mensaje adecuado, los asistentes tendrán puntos clave que quitar de la reunión que abordan los problemas directamente y todos se alejarán de la reunión sintiendo que su tiempo fue bien empleado.

Pero, ¿cómo construye una agenda sólida para una reunión que vale la pena? Publicidad

Pasos para diseñar una agenda sólida para cualquier reunión.

De acuerdo con el psicólogo organizacional, el orador y el consultor del equipo de liderazgo Roger Schwarz, una agenda efectiva establece expectativas claras de lo que debe ocurrir antes y durante una reunión. Schwarz escribe en un artículo de Harvard Business Review:^[1]

“Ayuda a los miembros del equipo a prepararse, asigna tiempo de manera inteligente, pone rápidamente a todos en el mismo tema e identifica cuándo se completa la discusión ... Si aún ocurren problemas durante la reunión, una agenda bien diseñada aumenta la capacidad del equipo para abordarlos de manera efectiva y rápida.”

Por supuesto, no hay una varita mágica para hacer estallar las agendas de las reuniones. Sin embargo, los siguientes consejos lo ayudarán a diseñar una agenda simple y efectiva que haga que cada reunión que realice sea más efectiva y agradable para todos:

1. Definir el objetivo de la reunión.

Proponga de antemano un objetivo claro y definitivo para la reunión..

¿Cuál es el propósito de celebrar la reunión? ¿Es para introducir nuevas pautas de política, generar nuevas ofertas promocionales potenciales, detalles detallados que necesitan resolución, planificar una actividad como una campaña de donación para una organización benéfica local o algo más??

La determinación del propósito exacto para la reunión establece un objetivo claro y enfocado, de modo que sus reuniones no se desvíen y den un giro desenfocado o sin rumbo.

Si necesita investigar y recopilar más información sobre el objetivo de la reunión, mejor hágalo antes de que comience la reunión. De esa manera, llegará armado con toda la información necesaria para llevar a cabo la reunión sin problemas..

2. Esbozar temas de discusión

Haga una lista de los temas, temas o temas que se tratarán en la reunión.

Elija los temas que afectan a todo el equipo en lugar de a los individuos, y que requieren la participación de todo el equipo para resolverlos adecuadamente, como “¿Cómo podemos asignar mejor los recursos compartidos??,” o “¿Cómo podemos mejorar las relaciones empleado-gestión??”

Mantenga las discusiones de la reunión a menos de 5 temas. Demasiados temas de discusión conducen a agendas largas que parecen desalentadoras y pueden no leerse. Publicidad

Tenga cuidado al describir los temas de la agenda que no son interdependientes puede hacer que los miembros se retiren de las discusiones o no asistan a la reunión..

3. Identifica a quién se espera que asista

Nombre las personas que deberían estar asistiendo a la reunión. Tocar a los miembros de esta manera ayuda a motivar a estas personas y otras personas a asistir.

Póngase en contacto con los miembros con anticipación para obtener rápidamente la agenda y asignarles roles. Esto les permitirá invertir más en la agenda de la reunión y puede ayudar a desarrollar nuevos líderes dentro del equipo..

Si alguien que no sea usted está presentando parte de la agenda o moderando la reunión, haga una lista de esas personas también. Envíe sus nombres en la agenda al menos una semana antes para mantener a todos informados y en la misma página.

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4. Solicite información de los otros miembros.

Anime a todos los demás que asisten a la reunión a involucrarse en el establecimiento de los temas de la agenda, en lugar de presentar metas y objetivos establecidos solo por los líderes en una reunión de puertas cerradas.

Pida a los miembros del grupo o equipo que envíen sus sugerencias sobre los temas de la agenda, las preguntas sobre los temas que se tratarán en la próxima reunión u otros asuntos que deben abordarse en la configuración del equipo..

Alentar la participación de los miembros en el establecimiento de la agenda les ayuda a invertir más en la reunión y a motivarlos para alcanzar los objetivos. Schwarz aconseja:

“Si finalmente decide no incluir un elemento, sea responsable: explique su razonamiento al miembro del equipo que lo sugirió.”

5. Asignar tiempo para cada tema de discusión

Decida la cantidad de tiempo apropiada para asignar a cada tema de la agenda e informe a los miembros exactamente cuánto tiempo se dedicará a cada tema de discusión.

Tenga cuidado de no sobrescribir el tiempo de los temas de la agenda. Deje que el peso y la prioridad del tema determinen la cantidad adecuada de tiempo que se le asigna. De esta manera, los miembros no pasarán demasiado tiempo en temas menos importantes a expensas de los problemas más importantes, y la reunión no se desbordará. Publicidad

La agenda es tu hoja de ruta. Debe indicar todas las paradas en el camino hacia su meta, sin permitir demasiadas paradas y viajes laterales innecesarios..

6. Indique cómo los miembros deben prepararse para la reunión

Las reuniones a menudo apestan porque las personas no están preparadas.

Indique a los miembros del equipo que reflexionen sobre las razones por las que se está llevando a cabo la reunión y el resultado deseado con anticipación. Esto significa que debe enviar la agenda con tiempo suficiente antes de la reunión.

Pida a los miembros que investiguen y lean material de antecedentes sobre los temas de la agenda. Dígales que vengan preparados con sus pensamientos iniciales sobre cada tema..

Además, haga una lista del material o las herramientas que necesitan traer para la reunión, en su caso, como una grabadora de voz, lápiz y papel..

7. Agregue una sección de preguntas y respuestas para las discusiones en vivo

Esto se debe agregar al final de la agenda de su reunión, donde los participantes pueden hacer preguntas.

Según un estudio publicado en la revista Management Research Review.,^[2] Los empleados consideran que las reuniones son más productivas cuando obtienen recursos que les ayudan a desempeñarse mejor en sus funciones..

A esto le decimos: asigne tiempo para que los miembros formulen preguntas pertinentes o incluso planteen asuntos fuera de tema hacia el final de la reunión..

Las preguntas y respuestas en vivo brindan gratificación inmediata a los participantes. Aquellos que pueden expresar sus preguntas sienten que están siendo escuchados y les ayuda a obtener los comentarios que buscan para sobresalir.

Además, puede obtener información valiosa sobre los sentimientos, frustraciones o falta de información que existe en áreas específicas a partir de las preguntas de los participantes, lo que puede ayudar a informar la agenda para la próxima reunión. Publicidad

8. Establecer una fecha, hora de inicio y finalización y ubicación

Asegúrese de atenerse a la hora de inicio y finalización de la reunión, incluso si solo hay tres personas en la sala. Se dirá que siempre eres puntual y que las personas llegarán a tiempo, o no vendrán en absoluto..

Si las personas siguen apareciendo tarde o no se presentan, esta puede ser su señal para cambiar el lugar de la reunión, la hora o los temas de la agenda..

9. Hacer provisión para una revisión de la reunión.

Si su equipo o grupo se reúne regularmente, dos preguntas pueden informar una revisión simple y efectiva de la reunión al final: “Que hicimos bien?” y “¿Qué queremos hacer diferente para la próxima reunión??”

Invertir cinco o 10 minutos para responder a estas dos preguntas simples fomentará la sensación de progresar en las reuniones, mejorará el rendimiento del equipo y, en última instancia, eliminará el remordimiento de las reuniones de los participantes..

10. Deja espacio para celebrar logros

Después de haber llevado a cabo una reunión exitosa y atractiva, haga un punto de resaltar y celebrar los logros alcanzados en la reunión..

¿Lograste los objetivos que habías establecido para la reunión? Celebre eso y cualquier otro éxito en la reunión como una manera de fomentar el espíritu de equipo y la moral..

Considere también los hitos de los miembros individuales. Tal vez uno de los miembros tímidos hizo una contribución significativa por primera vez en la reunión. Celebra eso también, como una forma de dar reconocimiento a los participantes. Los estudios muestran que el 83% de los empleados encuentra más cumplimiento en reconocimiento que en recompensas y regalos.^[3]

Línea de fondo

La gente teme las reuniones cuando la reunión carece de estructura y organización. Podrá superar este desafío al ser proactivo en el diseño de una agenda de reuniones clara y enfocada.

Sigue los consejos de este artículo y aplica las sugerencias antes de organizar tu próxima reunión.

Crédito de la foto destacada: Štefan Štefančík a través de unsplash.com

Referencia

[1]	^	Harvard Business Review: cómo diseñar una agenda para una reunión efectiva
[2]	^	Los sentimientos de los empleados sobre más reuniones: Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands y Stephanie L. Mueller
[3]	^	Psychology Today: estudio de un nuevo empleado muestra que el reconocimiento importa más que el dinero