Manejo de la urgencia en el trabajo sin correo electrónico

Atrapa el momento por sunnyUK en flickr

Justo el otro día, un compañero de trabajo fue llamado por otro compañero que “No estaban respondiendo a su correo electrónico lo suficientemente rápido.” Este comentario se realizó incluso cuando nuestra empresa emplea una gran cantidad de formas para contactarnos de inmediato..

El tema que se estaba discutiendo era urgente y tenía que manejarse ese día, pero la parte acusadora de ninguna manera manejó el trabajo como algo urgente. Por alguna razón, esperaban una respuesta inmediata por correo electrónico, aunque el correo electrónico no es un problema. “respuesta inmediata” Tipo de herramienta. Y, francamente, nunca se debe considerar como uno especialmente con los tipos de tecnología que tenemos a nuestra disposición..

Correo electronico como correo

La forma en que yo y muchos otros tratamos el correo electrónico es como un correo. No nos sentamos frente a nuestro buzón de correo todo el día, esperando que se coloque algo, solo para sacarlo, crear una respuesta, ponerlo en un sobre, sellarlo y enviarlo. Eso sería ridículo, ¿verdad? Entonces, ¿por qué debemos esperar que tratemos el correo electrónico de esta manera??

El problema es que la mayoría de las personas tratan el correo electrónico de esta manera. Publicidad

No fue hasta que me introdujeron en el ecosistema de GTD que encontré pensamientos en el correo electrónico como el de Merlin Mann o incluso Leo Babauta. Estos individuos vieron el correo electrónico como correo, algo que se acumula a lo largo de nuestro día y luego lo procesamos. Luego tomamos decisiones sobre lo que debemos hacer a continuación con este correo entrante; responda a él, conviértalo en un material de referencia, deséchelo, etc. Una vez que pude entender esta forma de pensar, el correo electrónico ya no era un tipo de herramienta de respuesta inmediata. Esto me mantuvo fuera de mi bandeja de entrada y me permitió hacer más y manejar problemas urgentes de la manera correcta.

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¿Qué pasa con los problemas inmediatos??

Escucho mucho esto donde trabajo:

“Es mi trabajo responder al correo electrónico..”

Qué triste estado de cosas; un profesional de correo electrónico de respuesta. En realidad, diría que la mayoría de los que dicen que realmente significa que su trabajo es manejar problemas inmediatos en sus negocios; da la casualidad de que muchas personas aún tratan el correo electrónico como un tipo de comunicación de respuesta inmediata. Publicidad

Sé que los nerds de la productividad no podemos mover la fuerza inamovible del uso excesivo del correo electrónico, pero podemos aportar algunas opciones a la mesa que aquellos afectados con la acción inmediata del correo electrónico pueden tratar de emplear..

Las formas de manejar la urgencia sin correo electrónico.

Aquí hay algunas formas en que puede ayudarse a sí mismo y, posiblemente, a otros en su compañía a lidiar con asuntos urgentes sin el uso de un mar de correo electrónico. Esto puede parecer obvio, pero se sorprenderá enormemente de lo poco que se usan para problemas urgentes:

1. Usar IM

No importa lo que digan los demás, la mensajería instantánea no es solo una forma de chatear con tus amigos en el trabajo (aunque eso puede ser un beneficio adicional). IM significa mensajería instantánea y eso es exactamente para lo que debe usarse; conseguir a alguien instantáneamente.

Si su compañía no usa IM, especialmente en una compañía donde los problemas con los clientes son de suma importancia, puede intentar hablar con sus superiores y ponerlos en práctica. La mensajería instantánea en el trabajo ha ahorrado un montón de tiempo y muchos mensajes de correo electrónico se pasan por alto. Publicidad

2. Usa el teléfono

¿Un teléfono? ¿Qué demonios es eso? Es esa cosa que tiene polvo, se sienta en la esquina de su escritorio y se usa tal vez una vez al día. El hecho es que el teléfono es la mejor herramienta para hacer las cosas rápidamente en lugares lejanos.

Sí, tal vez pueda escribir 160 palabras por minuto, pero no puede explicar los problemas por mensajería instantánea o correo electrónico como lo hace verbalmente. Si algo es super importante y debe hacerse lo antes posible, el teléfono y el siguiente medio son las mejores herramientas para usar.

3. ven a verme

Si está al otro lado de la oficina y necesita que se haga algo ahora, vaya a ver a la persona que necesita hacer eso. Es posible que desee llamarlos o enviarles un mensaje instantáneo primero para asegurarse de que estén disponibles, pero si el problema es lo suficientemente urgente, entonces es totalmente correcto simplemente ir a verlos. Una vez más, hablar con alguien verbalmente es la mejor manera de manejar situaciones urgentes.

Que sigue?

Una de las cosas más difíciles que tienes que hacer para salir de la “viviendo en tu correo electrónico la mentalidad de la bandeja de entrada”, Especialmente para las grandes corporaciones, es tratar de cambiar la opinión de sus compañeros de trabajo sobre cómo manejar los problemas urgentes. La mejor manera de comenzar es decirles que solo verifica el correo electrónico un cierto número de veces al día (como el Sr. Vardy con su regla de 3 veces al día) y si necesitan algo de inmediato, entonces pueden enviarle un mensaje de IM. , o parar de nuevo. Publicidad

Es posible que se encuentre con un problema que realmente no es urgente y su compañero de trabajo cree que sí lo es, pero, por lo general, si establece algunas bases en las que el correo electrónico no es la mejor manera de hacer algo rápidamente, respetarán su camino para obtener cosas urgentes. hecho.

Si trabajas con un grupo de humanos, ¿cómo manejan los asuntos urgentes??