Haz las cosas a pesar de las fallas de un solo punto

Imagine un escenario en el que esté lleno de entusiasmo para comenzar a trabajar en una tarea o en una parte determinada de un proyecto. Está realmente listo para patear un poco ... hasta que se dé cuenta de que sus manos están atadas: tal vez no pueda comenzar a trabajar en la tarea porque primero se necesita la información de otra persona, o tal vez no se pueda acceder a una unidad de red que almacena los archivos de su proyecto debido a una falla de hardware.

Debido a que no puede continuar con su trabajo por ahora, la siguiente pregunta lógica es: ¿Cómo se preparará para este tipo de escenarios la próxima vez, para que no termine perdiendo el tiempo otra vez??

Estas muy ocupado para prepararte?

Hay una razón obvia por la que está experimentando la frustración por lo que acaba de suceder: no estaba lo suficientemente preparado para un escenario como este. Exactamente por qué no estaba preparado fue el resultado de dos razones:

Primero, no asignaste suficiente tiempo para la preparación. Ya que estaba ocupado con sus otras cosas, descuidó la preparación, incluso si sabía que era necesario..

Tal vez incluso pensaste que la preparación era innecesaria en primer lugar. No entendió la importancia de esto y no se molestó en sentarse y pensar en su plan B para su tarea o proyecto..

Así que ahí está, y no sabe qué hacer a continuación, ya que no tiene ningún plan secundario implementado..

Confiando demasiado en que las cosas vayan bien

Ahora se ha dado cuenta de que la ruta no preparada que ha tomado no es una manera profesional de hacer las cosas, y suponer que todo saldrá bien no es un plan sólido. Publicidad

No hace falta decir que también debe aprender a apreciar la parte de planificación. No importa lo bien que se vea tu lista de tareas; Si las tareas no son ejecutables debido a dependencias inesperadas, puede destruir su lista de tareas en este mismo momento..

Cuando aprende a ver el panorama general y destina tiempo suficiente para la planificación, solo entonces podrá evitar los obstáculos y dejar de perder el tiempo..

Aprender a parar (para seguir adelante)

De ahora en adelante, debe hacer ciertas cosas para asegurar la ejecución sin problemas de sus tareas y proyectos..

Primero, tómate el tiempo suficiente para planificar tu próximo movimiento. De hecho, FORCE a ti mismo a tomar el tiempo para la planificación. Saldrá bien, especialmente cuando las cosas no van según lo planeado.

Comprenda que el tiempo de planificación ya está trabajando en la tarea: se está preparando para el peor de los casos y se asegura de que todo vaya bien si ocurre algo inesperado.

En segundo lugar, vea cada parte de la tarea: ¿Quién está involucrado, qué sistemas se están utilizando y qué partes son parte integral de su trabajo? Ver esto por adelantado es crucial, porque le brinda un mejor nivel de preparación más adelante..

En tercer lugar, imagine todos los escenarios posibles antes de tomar acción. ¿Qué pasa si un sistema se cae? ¿Qué pasa con una situación en la que necesita la opinión de otra persona antes de poder continuar con su propio trabajo? Publicidad

Una vez que haya considerado estos escenarios por adelantado, puede continuar con su trabajo sin un tiempo de inactividad mínimo. Y créanme, es más que posible que experimente lo inesperado, algo que no estaba escrito en su lista de tareas..

Mantenga la bola rodando previniendo estos 4 escenarios SPOF comunes

SPOF significa Punto Único de Fallo, y es una manera elegante de decir que si una parte del sistema se colapsa, el sistema se desactiva..

Aplique este conocimiento a su proyecto o una tarea de la misma manera: si su trabajo depende de algo o de alguien y la persona o el sistema lo decepcionan, su trabajo se retrasa y el tiempo se pierde..

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Estos son los cuatro escenarios más comunes que puede prevenir con algo de planificación. Sea proactivo en esto y su trabajo continuará de la mejor manera posible.

1. La tarea no puede continuar sin la entrada de otra persona primero

A menudo, su trabajo solo puede continuar cuando alguien más ha hecho su parte primero. Para asegurarse de que este sea el caso, localice este tipo de tareas en las fases iniciales de su proyecto y priorícelas si es posible.

Cuanto antes comience con la delegación, establezca fechas límite y se comunique claramente por qué es importante realizar la tarea, mayor será la posibilidad de que se complete la información necesaria antes de comenzar su parte. Publicidad

2. Has perdido tu trabajo.

¿Toma copias de seguridad con regularidad? ¿Es fácil restaurar las cosas a la normalidad si su disco duro falla? Si respondió no a estas preguntas, asegúrese de arreglar la situación lo más rápido posible..

Primero, intente guardar su contenido en la nube. Por ejemplo, estoy guardando todos los documentos importantes no solo en mi disco duro, sino también en DropBox utilizando su software cliente. Si mi disco duro se bloquea, la copia de seguridad está disponible en la nube.

Luego, compre un sistema de respaldo adicional para su computadora. En muchos casos, esto se puede comprar como un servicio que ofrece su proveedor de servicios de Internet. También puedes suscribirte a un sistema onlinebackup.

3. Te das cuenta de que no puedes hacer la tarea tú mismo.

¿Alguna vez te has dado cuenta de que completar una determinada tarea en realidad requerirá experiencia que no tienes? ¿Y ya que no tiene la experiencia, la tarea no se puede hacer ahora? Bueno, me he encontrado con este problema muchas veces antes, y con un poco de preparación esto puede evitarse.

En esta situación, todo se reduce a la planificación, en la que realmente pasa por los diferentes escenarios (como se mencionó anteriormente). Durante esta fase, también entiende si puede hacer el trabajo usted mismo o si tiene que contratar a un tercero para que lo haga por usted. Publicidad

Sé absolutamente honesto contigo mismo acerca de esto: si tienes alguna duda de que no puedes hacer la tarea por ti mismo, es mejor subcontratarla. Nada es peor que hacer un trabajo mediocre, cuando los resultados pueden ser sobresalientes por un extraño.

Asegúrese de reunir la experiencia requerida antes de comenzar a trabajar en su tarea / proyecto. De esa forma no perderás el tiempo haciendo la tarea tú mismo..

4. Tu idea está perdida.

Tienes una gran idea que te vino a la cabeza mientras estabas en el trabajo, pero ahora no puedes recordar de qué se trata. Si lo guardara de inmediato, aún tendría una idea y podría agregar una cifra más grande a su balance final o ahorrar horas de trabajo..

Te debes a ti mismo anotar la idea inmediatamente a medida que aparece en tu cabeza. Puede usar lápiz y papel tradicionales, usar su teléfono móvil para almacenarlo temporalmente (incluso si no tiene acceso a Internet) o incluso usar su teléfono inteligente para almacenar la idea directamente en Google Docs o EverNote.

No te convences de que “Recordaré la idea cuando regrese a casa.”. Lo más probable es que lo olvides y te sientas molesto y frustrado..

Conclusión

Como puede ver, hay muchas cosas que pueden detener su productividad y hacer que pierda su tiempo. No permita que esto suceda y cree un sistema a prueba de fallas que le permita continuar con su trabajo, incluso si una parte del sistema colapsa..

Asegúrate de pasar el tiempo suficiente repasando los diferentes escenarios con anticipación. Te agradecerás que hiciste esto cuando sucede algo inesperado..

A ti: ¿Cómo se asegura de poder continuar con sus tareas, incluso cuando parte del sistema se colapsa??