Michael Waters
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En relación con la última publicación, descubrí que Jeffrey Phillips tiene una publicación similar de lluvia de ideas en la organización de documentos. Él dijo: "Pero mientras generamos todos estos documentos, rara vez consideramos cómo se almacenarán, recuperarán y / o reutilizarán". - Muy cierto, o no consideramos cómo almacenamos nuestro documento porque la clasificación requiere un esfuerzo tremendo, un esfuerzo para optimizar la tasa de reutilización del documento. en el futuro. Sí, siempre es difícil planificar y gastar esfuerzos por adelantado para el futuro. Sin embargo, para todo lo que ve el beneficio de la gestión de documentos, sugirió que deberíamos hacer estas preguntas para aumentar la posibilidad de encontrar y reutilizar el documento más adelante:
1. ¿Cuál es el propósito de este documento??
2. ¿Es probable que alguien quiera recuperar y reutilizar todo o parte de este documento??
3. ¿Qué convenciones de nomenclatura existen para ayudar a las personas a recuperarlo??
4. ¿Qué sistema de archivo o metadatos existe para ayudar con la recuperación??
5. ¿Cómo podemos indicar quién es el autor del documento para obtener más información??
6. ¿Qué otras palabras clave o términos de búsqueda podrían aplicarse a este documento? Número de proyecto, nombre del cliente, geografía, marco de tiempo, etc.?
Gestión de documentos simplificada - [Pensando más rápido]