Respuestas enlatadas ¿Qué correos electrónicos deben estandarizarse?

Tengo una pila completa de respuestas estándar que corte y pego en correos electrónicos. Hay ciertas solicitudes de información, por ejemplo, que recibo regularmente. Realmente no tengo interés en volver a escribir el mismo mensaje una y otra vez, por lo que he guardado mis correos electrónicos de uso común y simplemente cortar y pegar. Gmail hizo que todo el proceso fuera mucho más fácil esta semana con la nueva función Respuesta enlatada disponible de Google Labs. Lo tengo encendido y he estado convirtiendo todos mis mensajes guardados en respuestas enlatadas. Me ha dado la oportunidad de echar un vistazo a los mensajes que uso habitualmente y pensé en compartirlos con ustedes. Publicidad

Mis correos electrónicos estándar

1. Disponibilidad: cuando alguien quiere reunirse, ya sea en persona, por teléfono o en línea, me resulta más fácil pegar mi disponibilidad normal y los mejores horarios para las reuniones. Yo pellizco el correo electrónico después de obtener mi disponibilidad normal en la lista; después de todo, podría tener una cita no recurrente para tener en cuenta. Pero, para muchos de nosotros, un correo electrónico general sobre qué hora del día somos libres no va a variar mucho de una semana a otra..
2. Formularios: tengo un par de informes que debo enviar una vez a la semana. He creado formularios de texto básicos, donde solo agrego la información de la semana actual. Hago algo similar con mis facturas, pero debo tener mucho cuidado para asegurarme de que mis libros y correos electrónicos coincidan..
3. Correos electrónicos persistentes: hay un conjunto completo de correos electrónicos que realmente odio tener que enviar y los he agrupado en mi montón de correos electrónicos "molestos". Recibí correos electrónicos de formularios para recordar a los clientes que los pagos se han retrasado, que alguien ha violado mis derechos de autor y todas las demás cartas que hace diez años solo habría hecho Xeroxed y rellenado en un sobre.
4. Cartas de presentación: como freelancer, estoy casi siempre buscando trabajo. Conozco a un par de empleados de tiempo completo que también están en una caza perpetua, también. Todos hacemos el hábito de buscar trabajo que se ajuste a nosotros y responder con una carta de presentación, un resumen y algunas muestras. Es extremadamente raro que escriba una carta de presentación desde cero. Estoy bastante confiado en mi carta de presentación; Ya me ha aterrizado mucho trabajo. Hay algunos trabajos que no hago más que cambiar el nombre en la parte superior antes de enviar mi correo electrónico.
5. Sitios web: pertenezco a un par de sitios web de los que habitualmente recibo correos electrónicos a los que debo responder. Uno, por ejemplo, es un sitio que me permite intercambiar libros. Tengo que enviar un correo electrónico a otros miembros para intercambiar información de envío de forma regular. Esta categoría de correos electrónicos es una de las razones por las que estoy particularmente entusiasmado con las respuestas enlatadas: quiero configurar filtros para que respondan automáticamente a esos correos sin tener que hacer nada, excepto ir a la oficina de correos. Craigslist es el tipo de sitio para el que una respuesta enlatada es especialmente ideal para.
6. Proyectos: cuando estoy comenzando un nuevo proyecto, hay una pregunta general con la que me gusta comenzar para que todos los involucrados tengan una idea similar de en qué estamos trabajando. Si bien esas preguntas generalmente no forman un correo electrónico completo al comenzar un proyecto, me gusta poder enviarlas fácilmente. Tengo algunos otros fragmentos de texto que son útiles en los correos electrónicos para muchos proyectos diferentes, como las solicitudes de ciertos tipos de información necesarios para continuar..

La clave es la personalización

Tengo un montón de otros correos electrónicos estándar. Pero no quiero que tenga la idea de que solo envío correos electrónicos de formularios, que nunca he pensado en los mensajes que envío. Con solo unas pocas excepciones, es bastante raro que envíe una de mis respuestas estándar sin agregar, ajustar o cambiar generalmente. Mis respuestas estándar son más plantillas que cartas, en la mayoría de los casos. Publicidad

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Comencé a usar plantillas como una forma de reducir la cantidad de tiempo que pasaba mirando mi bandeja de entrada de correo electrónico. Si tengo al menos un punto de partida para los correos electrónicos más comunes que recibo, puedo redirigir el correo electrónico completo en poco tiempo. Puedo responder a un día completo de correo electrónico en la mitad del tiempo que tomaría si empezara desde cero en cada uno. Últimamente, parece que me toma más tiempo copiar y pegar una respuesta que lo que hace para ajustar ese mensaje para su destinatario. Publicidad

Si creo que he tenido que responder la misma pregunta dos veces, generalmente guardo mi respuesta. Tengo un archivo bastante saludable ahora, aunque algunas de mis respuestas no son realmente útiles de forma regular. Pero he descubierto que, a medida que mi pila de correos electrónicos estándar ha crecido, tengo un tipo de respuesta de plantilla para el 90 por ciento del correo electrónico que recibo..

Creo que la respuesta enlatada hará que esas plantillas sean más fáciles de administrar: he utilizado archivos de texto simples, TextExpander e incluso borradores en mi cuenta de Gmail para tratar de administrar mis respuestas estándar. Si bien todas estas opciones están bien, ninguna de ellas es excelente, realmente no se crearon con esa tarea en mente. Pero Canned Response realmente se hace con este enfoque para el correo electrónico en mente. Sin embargo, esos otros métodos seguirán funcionando si no estás interesado en usar Gmail..