¿Está saboteando los plazos de su proyecto al cometer este error común?

A veces sucede lo inevitable: no importa cuánto haya trabajado en su proyecto, no puede cumplir con su fecha límite. Cuando analiza los motivos de esto, observa que hay una dependencia externa que causó el retraso. Especialmente si ha tratado de entregar este proyecto para un cliente, él / ella puede sentirse poco apreciado debido a la fecha límite no cumplida..

Lo que hace que esta situación sea aún más frustrante es el hecho de que sabía que hizo su parte correctamente, pero la demora fue causada por un factor externo. No es de extrañar que te estés enojando cuando ocurra esta situación. Sin embargo, tienes que hacer una revisión de la realidad y pisar el frente del espejo..

Perdiendo el impulso

Cuando trabaja por su cuenta y no hay interacciones o dependencias de otras personas, las cosas son bastante simples: usted es el único responsable de responder ante usted mismo si no cumple con el plazo establecido para finalizar su proyecto. Publicidad

Sin embargo, es un juego de pelota completamente diferente cuando tu proyecto tiene dependencias de otras personas. Entonces no solo se trata de usted y si logra hacer su trabajo a tiempo, la contribución de otros también afecta el proyecto y si está o no finalizado a tiempo para cumplir con el plazo específico.

La principal causa de frustración en esta situación es que la contribución acordada no se entrega a tiempo. O, si se comunican con usted, no están respetando los plazos originales acordados. Esto podría tener graves consecuencias para el progreso de su proyecto. En el peor de los casos, su proyecto podría incluso detenerse por completo hasta que se realice la contribución externa..

No solo culpes a los demás

En última instancia, este tipo de problemas son causados ​​por una delegación y comunicación ineficientes. Y no importa cuánto le gustaría culpar a otros por ralentizar el proyecto, también tiene que mirarse al espejo..

Pregúntese: ¿Delegaste eficientemente? ¿El trabajo delegado fue priorizado adecuadamente? ¿Fue clara tu comunicación? ¿Cuándo esperabas que los demás te respondieran? ¿Has seguido el progreso?? Publicidad

Entonces, aunque otros pueden estar haciendo parte del trabajo, en última instancia, es usted quien es responsable de estar a cargo y de prevenir lo más posible los posibles retrasos..

Centrarse en la delegación adecuada

Para comprender mejor las dependencias de su proyecto, siéntese por un momento y revise todos los escenarios posibles donde se necesita la ayuda de un forastero: ¿Es un diseño gráfico? ¿Es una revisión? ¿Está configurando su sitio de WordPress??

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Reúna todas las dependencias en una lista y obtenga una mejor comprensión de lo que se necesita para cuándo, de modo que el proyecto siga avanzando adecuadamente..

A continuación, prioriza tus delegaciones. Realizar el trabajo delegado tan pronto como sea posible evita la mayoría de los retrasos inesperados en su proyecto. Publicidad

Cuando empiezas a delegar, la comunicación también es una clave. Expresar claramente lo que quiere y para cuando se eliminan todas las suposiciones innecesarias y todos están en la misma línea cuando se trata de asignaciones y plazos..

Además, trate de trabajar con socios confiables. A veces es posible que tengas que trabajar con alguien que no conocías antes. Sin embargo, si es posible, elija a alguien con quien ya esté familiarizado y en quien confíe. Esto reduce las situaciones potenciales donde el trabajo no se realiza dentro del plazo acordado.

Finalmente, tenga un plan de respaldo para su trabajo si todo no va como se esperaba. De esta manera, puede concentrarse en hacer otra cosa, hasta que la contribución externa haya terminado..

Haga que su proyecto se mueva sin demoras

Estos son los pasos para evitar demoras en su proyecto y delegar la carga de trabajo correctamente. El objetivo aquí es minimizar el tiempo perdido y delegar de la manera más efectiva posible. Publicidad

1. siéntate. Haga una cita con usted mismo y haga una lista de todas las dependencias (para otras personas) que existen dentro de su proyecto. Esto le ayuda a construir el orden de marcha correcto para las tareas de su proyecto..
2. Tener un plan b. Calcule su plan B en caso de retrasos en su proyecto. Por ejemplo, si el diseñador gráfico que trabaja en el logotipo de su empresa se enferma y va a tener una baja por enfermedad durante los próximos seis meses, ¿qué hará en esa situación? Es de suma importancia planificar con anticipación para que esté mejor preparado para los contratiempos inesperados..
3. Elija socios confiables. ¿Con quién has trabajado antes? ¿Hay un diseñador web bueno y confiable que pueda hacer el trabajo de diseño por usted? ¿Tiene una persona preferida haciendo su corrección? Trate de trabajar con esas personas si es posible. De hecho, intente tener una ubicación central para sus empleados externos de confianza (por ejemplo: almacenado en Evernote). De esa manera, puede encontrar fácilmente a la persona adecuada para el trabajo. Por otro lado, si tiene que encontrar a alguien nuevo con quien trabajar (por ejemplo, a través de Elance, Fiverr o oDesk), intente buscar experiencias de usuario y comentarios antes de elegir a su profesional.
4. Priorizar el trabajo de dependencia. Una vez que esté al tanto de las dependencias, es hora de priorizarlas en la lista de tareas de su proyecto. Si es posible, intente eliminar esas tareas delegadas tan pronto como sea posible. Si se requiere su entrada antes de poder delegar la tarea, asegúrese de ocuparse de aquellas tareas que se encuentran en la parte superior de la lista de tareas..
5. Comuníquese claramente. Al asignar su trabajo, brinde suficiente información a la vez para su trabajador contratado. No hay nada más ineficiente que dar demasiados pocos detalles para guiar a las personas con las que trabaja, lo que conduce a una correspondencia innecesaria por correo electrónico. Esto a su vez causa demoras, ya que la otra persona no puede continuar con su trabajo. Además, proporcionar la información necesaria de manera claramente articulada. Por ejemplo, si hay un plazo que debe cumplirse, comuníquelo con claridad, para que la otra persona no tenga que hacer suposiciones falsas sobre cuándo debe devolverse el trabajo..
6. Hacer los seguimientos adecuados.. Delegar es mucho más que simplemente asignar la tarea, también se trata de seguimientos. ¿Realmente sabes el último estado de tu tarea? ¿Realmente se va a hacer en el tiempo? Para automatizar lo siguiente, use servicios como follow-up.cc o FollowupThen para administrar los seguimientos de manera fácil. También puede usar su calendario o su aplicación de lista de tareas (si usa una) para configurar los recordatorios.
7. Conozca los canales de escalada.. ¿Sabe qué hacer cuando no está recibiendo el trabajo de manera oportuna? ¿Sabes a quién vas a escalar el problema si el trabajo no está terminado? Por ejemplo, en Elance hay diferentes niveles para manejar las disputas. Trate de descubrir estos canales de antemano, en caso de que las cosas se compliquen.

Conclusión

Como puede ver, a veces las demoras de su trabajo están relacionadas con otras partes que trabajan en su proyecto junto con usted. La mayoría de estos retrasos se pueden prevenir planificando por adelantado y priorizando las tareas y con una articulación clara. A pesar de que otros pueden haber causado los retrasos, en última instancia es su trabajo minimizar esos retrasos tanto como sea posible.

Te toca: ¿Cómo maneja las dependencias a otras personas que trabajan en su proyecto? ¿Cómo se asegura de que las tareas que otros realizan se realizan a tiempo??

Comparte tus comentarios y consejos a continuación.

(Crédito de la foto: Sabotaje informático con granada a través de Shutterstock)